Gastbeitrag von Carlos Link-Arad

Als Freelancer haben Sie nicht nur Ihre Kundenprojekte, um die Sie sich kümmern müssen. Selbstständige müssen sich auch selbst organisieren. Die Buchhaltung, Steuern, eigenes Marketing und die Kundenbetreuung liegen komplett ihn Ihrer Verantwortung, sollten Sie dafür keine Mitarbeiter haben. Das beschränkt nicht nur die Zeit, die Sie effektiv in Kundenprojekte investieren können, sondern insbesondere Ihre Freizeit.

Wer weniger arbeiten möchte, ohne Umsätze zu verlieren, muss produktiver werden. Das bedeutet einerseits, bestimmte Aufgaben z.B. an externe Freelancer oder eigene Mitarbeiter zu vergeben. Hauptsächlich repetitive Aufgaben (z.B. Rechnungsstellung oder CRM-Management) sollten Sie outsourcen, um mehr Fokus auf die wichtigen Aufgaben im Unternehmen zu haben.

Auf der anderen Seite können Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen optimieren, um bei gleichem Zeitaufwand mehr Aufgaben erledigen zu können. Auch dafür existieren zahlreiche Tools, von denen ich Ihnen einige vorstellen werde.

In den nachfolgenden Abschnitten zeige ich Ihnen, wie Sie Ihre Produktivität in wenigen Schritten verbessern.

Finanzen im Blick behalten mit smarten Finanz-Apps

Die eigene Finanzlage hat als Freelancer einen erheblichen Einfluss auf die Produktivität. Je besser Sie finanzielle aufgestellt sind, desto weniger gestresst fühlen Sie sich. Viele Selbstständige müssen sich gerade in der Anfangsphase mit knappen Budgets zurechtfinden. Das kann auf Dauer zu einer mentalen Herausforderung werden.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Finanzsituation und tracken Sie Ihre Ausgaben mit einem Haushaltsbuch oder z.B. einem Finanzmanager wie Finanzguru oder Outbank. Mit beiden Apps können Sie sämtliche Bankkonten verknüpfen und erhalten so einen Überblick über Ihre gesamte Finanzsituation. Auch Geschäftskonten lassen sich anbinden.

Finanzguru bietet z.B. viele Analysen zu Ihrem Ausgabeverhalten und zeigt Ihnen, wo noch Sparpotenziale lauern – insbesondere bei laufenden Abos und Verträgen. Nehmen Sie das Thema ernst und prüfen Sie sämtliche Ausgabenkategorien. Je mehr unnötige Kosten Sie reduzieren können, desto mehr finanzieller Spielraum steht Ihnen zur Verfügung – auch für das eigene Unternehmen.

Der Zusammenhang zwischen finanzieller Situation und Produktivität unterschätzen leider viele Selbständige. Freelancer, die finanziell gestresst sind, agieren im Geschäftsalltag wesentlich weniger selbstbewusst als diejenigen, die ihre Finanzen im Griff haben.

Mit dem richtigen Geschäftskonto sparen Freelancer viel Zeit bei der Finanzplanung

Ich selbst habe mit meinem Geschäftskonto bei Finom meine Arbeitszeit drastisch reduziert. Die Angebots- und Rechnungserstellung habe ich früher klassisch über PowerPoint oder Excel erstellt. Das hat teilweise über 10 Minuten gedauert, insbesondere dann, wenn die Formatierung nicht funktioniert hat. Mit einem Geschäftskonto, das über ein integriertes Rechnungswesen und Buchhaltung verfügt, können Sie wertvolle Zeit sparen und viele Prozesse automatisieren.

Bei Finom haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, Ihre Rechnungen direkt vom Dashboard des Geschäftskontos aus zu stellen. Das Gleiche gilt für Angebote an Neukunden. Sobald die Rechnung abgeschickt wurde, trackt Finom, ob der Kunde die Rechnung bereits gezahlt hat oder nicht. Ist die Zahlungsfrist überschritten, dann schickt Finom automatisch eine Zahlungserinnerung an den Kunden. Dieser Prozess hat mich früher viel Zeit gekostet. Außerdem bietet Finom eine Anbindung zu einer Buchhaltungssoftware wie z.B. Lexware an, was gerade dann praktisch ist, wenn Sie mit einem Steuerberater oder einer Buchhaltung zusammenarbeiten.

Es ist wichtig, dass Sie solche repetitiven Prozesse unbedingt automatisieren. Die ersparte Zeit können Sie in neue Kundenprojekte investieren oder auch in eine kleine Auszeit, die Sie sich verdient haben.

Projektmanagement-Tools zur effektiven Zeitplanung

Der nächste Hack, denen ich Ihnen ans Herz legen möchte, sind Projektmanagement-Tools. Ich nutze dafür Asana, Trello und bei einigen Kunden auch Stackfield.

Das Praktische an den Tools ist, dass Sie Ihre gesamten Projekte in verschiedene Aufgaben unterteilen können. Diese Aufgaben können Sie anschließend Verantwortlichen zuordnen und eine Deadline setzen, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss. Am Ende des Tages handelt es sich hierbei um digitale To-Do-Listen. Je mehr Aufgaben zu erledigen sind, desto wichtiger ist es, ein System zu haben, mit dem Sie diese priorisieren können.

Ich arbeite seit einigen Jahren in Themen-Tagen. Jeder Tag erfüllt dabei eine Funktion. Das können Marketing, Buchhaltung, Kundenprojekte oder private Auszeiten sein. An jedem Tag behandle ich nur ein Thema.

Mit Asana können Sie beispielsweise eine Aufgabenübersicht erstellen und diese in 7 Spalten aufteilen. Jede Spalte steht für einen Wochentag. Im nächsten Schritt erstellen Sie alle Aufgaben, die Sie innerhalb der Woche erledigen möchten. Anschließend ordnen Sie jedem Tag zusammengehörende Aufgaben zu. Sie merken schnell, dass durch den Fokus auf ein Thema ihre Produktivität massiv steigen wird.

Ein Tipp, den ich vor einiger Zeit erhalten habe, ist es, selbst kleinste Aufgaben (z.B. Mail beantworten) als To-Do in das Projektmanagement-Tool einzutragen. Diese Aufgaben sind schnell erledigt. Da Sie jeder Aufgabe abhaken müssen, damit sie aus dem Dashboard verschwinden, erhalten Sie dadurch sehr häufig eine positive Verstärkung, die sich auf die allgemeine Produktivität auswirkt.

Mit ChatGPT Prozesse automatisieren

In den vergangenen Wochen habe ich mit ChatGPT sehr gute Erfahrungen gemacht. Da ich selbst auch als Webdesigner unterwegs bin, muss ich häufig bestimmte Funktionen programmieren. Den Code habe ich bislang immer selbst geschrieben. Diesen Prozess übernimmt jetzt zum Großteil ChatGPT. Ich schreibe seit Januar nur noch 10 Prozent meines Codes selbst, den Rest übernimmt das KI-Tool.

Interessant ist, dass ChatGPT vielseitig eingesetzt werden kann. Auch Texter und Autoren können das Tool nutzen, um sich z.B. eine Artikelstruktur erstellen zu lassen. Selbst SEO-Aspekte kann ChatGPT beachten und gut einpflegen. Wer möchte, kann auch Artikel mit ChatGPT schreiben, würde ich persönlich jedoch nicht machen.

Außerdem kann ChatGPT auch Social-Media-Texte erstellen und E-Mails zu bestimmten Themen (z.B. Kundenakquise) schreiben. Sie sparen sich dadurch eine Menge Zeit.

Meine Empfehlung lautet: Machen Sie sich Gedanken darüber, welche Aufgaben in Ihrem Unternehmen viel Zeit kosten oder einfach nur lästig sind. Im nächsten Schritt prüfen Sie, ob ChatGPT Ihnen dabei unter die Arme greifen kann. Das Tool erfordert etwas Einarbeitungszeit, die sich langfristig jedoch lohnt.

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