Es ist zwar ärgerlich, aber es kommt doch häufiger vor, als man denkt. Schnell ist eine fehlerhafte Rechnung geschrieben und das kann Folgen für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger haben.
Zum einen kann der Empfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen, wenn die gesetzlichen Pflichtangaben nicht enthalten sind. Auf der anderen Seite muss der Steller der Rechnung möglicherweise unnötig Umsatzsteuer abführen.
Grundsätzlich ist es möglich die Rechnung zu korrigieren, doch damit können möglicherweise Mehraufwand und Zusatzkosten, wie etwa doppelte Umsatzsteuerzahlung, verbunden sein.
Inhalt
Wann ist die Korrektur einer Rechnung notwendig?
Um eine Rechnung korrigieren zu können, muss die Änderung zwingend nötig sein. Das ist der Fall, wenn die Pflichtangaben laut dem Umsatzsteuergesetz fehlen oder falsch sind.
Was sind die Bestandteile einer ordnungsgemäßen Rechnung?
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- das Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum)
- eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)
- die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
- den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt
- das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
- den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt
- in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
- in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift”
Mehr Infos zu den Bestandteilen einer ordnungsgemäßen Rechnung hier:
Korrekte Rechnungen stellen! (1) Korrekte Rechnungen stellen! (2)Tippfehler oder Fehler in der Grammatik verlangen nach keiner Korrektur, solange der eigentliche Sinn der Rechnung immer noch erkennbar ist. Dennoch sollte man bereits im Vorfeld darauf achten, dass man auf der sicheren Seite ist. Fehler sind vermeidbar, wenn man beispielsweise eine Buchhaltungssoftware nutzt. Als kostengünstige, jedoch etwas aufwendigere Alternative, kann man auch eine Vorlage aus dem im Internet herunterladen und mit dieser arbeiten.
Korrektur von Rechnungen, die noch nicht gebucht sind
Zum Glück fallen solche Fehler häufig auf, bevor die Dokumente beim Empfänger angekommen sind.
Wenn der oder die Fehler beispielsweise in der Buchhaltung bemerkt werden, dann sollte eine neue, korrekte Rechnung geschrieben werden. Wichtig ist hierbei zu beachten, dass sie unbedingt mit dem Änderungsdatum versehen ist.
Wenn es sich um eine Rechnung im Papierformat handelt, können Unternehmer beim Kundentermin das Dokument handschriftlich berichtigen. Wichtig ist, dass die Fehler korrigiert werden und am Ende erneut von beiden unterschrieben werden. Im Anschluss werden Kopien für die Buchhaltung angefertigt. Allerdings findet man mittlerweile immer seltener Papierrechnungen, weil die digitalen doch praktischer und besser für die Umwelt sind.
Eine neue Rechnung reicht nicht
Wenn das alte Dokument fehlerhaft ist, muss der Aussteller eine Änderung vornehmen, sobald eine Reklamation des Empfängers bei ihm eingeht. Deshalb sollten Rechnungen auf beiden Seiten immer eingehend geprüft werden. Nicht selten fallen falsch ausgestellte Rechnungen erst Monate oder sogar Jahre später im Rahmen einer Betriebsprüfung auf. Leider ist es dann häufig nur noch schwer möglich eine bereits vor langer Zeit ausgestellte Rechnung zu berichtigen.
Auf der Seite des Ausstellers ist es wichtig, dass er dann nicht einfach eine neue Rechnung schreibt, weil er hierdurch eventuell benachteiligt werden kann. Möglicherweise müsste die Rechnung dann nämlich erneut versteuert werden. Deshalb sollte man die fehlerhafte Rechnung gutschreiben und eine korrekte Rechnung zusenden.
Korrigieren mit Folgeschreiben
In erster Linie genügt es, wenn der Empfänger der falschen Rechnung über die falschen oder fehlenden Angaben aufgeklärt wird. Eine allgemeine Formvorgabe für diesen Prozess gibt es allerdings nicht. So könnte der Aussteller seine elektronisch verschickte Rechnung einfach durch ein nachfolgendes Dokument korrigieren, das entweder per Mail oder per Post verschickt wird.
Wichtig ist jedoch, dass aus dem neuen Schreiben eindeutig hervorgeht, auf welche Rechnung Bezug genommen wird. Am einfachsten ist hier die Rechnungsnummer. Ist diese jedoch fehlerhaft oder fehlt komplett, empfiehlt es sich auf das Datum mitsamt Lieferung oder Leistung zu beziehen. Dennoch birgt diese Art der Korrektur einige Risiken und kann ein Unternehmen möglicherweise verdächtig machen.
Vorsicht bei nachträglichen Korrekturen
Wenn eine Rechnung im Nachgang falsch korrigiert wurde, kann das im Ernstfall sogar Rechtsfolgen haben. Unternehmen könnten wegen Steuerhinterziehung verdächtigt werden. Das liegt darin begründet, dass das Umschreiben einen Anfangsverdacht darstellen könnte, der eine Beihilfe zur Steuerhinterziehung des Kunden, bzw. des Empfängers der Rechnung vermuten lässt und das ist strafbar.
Rechnung stornieren
So ist man wirklich auf der sicheren Seite. Auf eine falsch ausgestellte Rechnung folgt eine Stornierung des ursprünglichen Dokuments. Dabei handelt es sich um eine 1:1 Kopie des Originals, worin alle Positionen vorhanden sind, nur, dass sie ein negatives Vorzeichen enthalten. Diese sogenannte kaufmännische Gutschrift bekommt eine neue Rechnungsnummer. Die Originalrechnung darf der Empfänger behalten.
Im Anschluss wird die neue Rechnung geschrieben. Hier sollte dieses Mal wirklich darauf geachtet werden, dass alle Pflichtangaben enthalten sind, um weiteren Aufwand zu vermeiden. Außerdem bringt diese Möglichkeit der Korrektur den wenigsten Aufwand. Sie ist allerdings erst dann notwendig, wenn die Rechnung bereits bezahlt und verbucht wurde.
Besser ist es natürlich, wenn es gar nicht erst so weit kommt. Deshalb sollte man eingehende und ausgehende Rechnungen ausführlich prüfen, um spätere Probleme zu vermeiden.
Mögliche Prüfpunkte:
- Wurde die abgerechnete Lieferung oder Leistung tatsächlich erbracht?
- Ist die ausgeführte Leistung zutreffend bezeichnet?
- Stimmen Aussteller und Empfänger?
- Ist die angegebene Kontoverbindung korrekt?
- Stimmen Lieferschein (falls vorhanden) und Rechnung überein?
- Stimmen die Steuersätze?
- Wurden steuerfreie Umsätze versteuert?
- Gibt es ein Rechnungsdatum?
- Gibt es eine Rechnungsnummer?
Auf diese Weise wird unnötiger Stress mit dem Finanzamt und anderen Behörden vermieden.
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