Die Notwendigkeit eines zuverlässigen Systems zur Erfassung der Arbeitszeit von Mitarbeitenden ist in der modernen Arbeitswelt unumstritten und wurde bereits 2019 durch den Europäischen Gerichtshof (EuGH) unterstrichen. Mit einer klaren Positionierung zur Pflicht der Arbeitgeber, ein objektives und zugängliches Zeiterfassungssystem bereitzustellen, legte der EuGH den Grundstein für nachfolgende rechtliche Entwicklungen.

Im September 2022 wurde diese Verpflichtung vom Bundesarbeitsgericht (BAG) bestätigt, was den Weg für weitere legislative Schritte ebnete.

Aktuell präsentiert das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) einen Gesetzentwurf, der eine Reform des Arbeitszeitgesetzes anstrebt und weitere Details zur Umsetzung und Handhabung der Arbeitszeiterfassung offenlegt. Dieser Entwurf steht im Kontext einer fortwährenden Diskussion um flexible Arbeitsmodelle und den Schutz der Arbeitnehmenden.

Ordnungsgemäße Arbeitszeiterfassung im Fokus

Der vorgelegte Gesetzentwurf formuliert eine klare Verpflichtung der Arbeitgeber zur Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeiten der Arbeitnehmer. Konkret müssen Beginn, Ende und Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers für alle Arbeitstage elektronisch dokumentiert werden.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass trotz einer möglichen Delegation der Dokumentationsverantwortung an die Beschäftigten selbst oder an Dritte – zum Beispiel Führungskräfte oder Personalabteilungen – die Letztverantwortung für eine zutreffende und regelkonforme Dokumentation unweigerlich beim Arbeitgeber verbleibt.

Darüber hinaus setzt der Entwurf einen deutlichen Akzent auf den Einsatz elektronischer Methoden zur Arbeitszeitdokumentation, ohne jedoch eine konkrete Form der elektronischen Datenerfassung verbindlich vorzuschreiben. Damit wird den Arbeitgebern ein erhebliches Maß an Flexibilität eingeräumt: Sowohl etablierte Zeiterfassungssysteme als auch alternative Methoden der elektronischen Dokumentation, einschließlich der Nutzung von Apps, sind nicht nur denkbar, sondern im Entwurf explizit eingeschlossen.

Entsprechende Softwarelösungen sind schon länger verfügbar. Deutsche Hersteller bieten oft softwaregestützte Zeiterfassung mit fortschrittlichen Funktionen für alle Branchen an.

Arbeitnehmer erhalten Informationsrechte

Gemäß dem vorliegenden Gesetzentwurf wird Arbeitnehmenden ausdrücklich das Recht eingeräumt, vom Arbeitgeber eine Auskunft über die dokumentierte Arbeitszeit einzufordern sowie eine Kopie der entsprechenden Aufzeichnungen zu verlangen. Dabei ist es ausreichend, wenn den Beschäftigten der Zugang zu einer Zeiterfassungssoftware mit entsprechendem Journal eingeräumt wird.

Diese Regelung optimiert den Prozess der Geltendmachung von Überstunden für die Arbeitnehmenden erheblich, indem sie ihnen eine direkte Einsicht in ihre Arbeitszeitdokumentation und damit eine solide Grundlage für allfällige Anfragen und Reklamationen bezüglich ihrer geleisteten Arbeitsstunden ermöglicht.

Der Gesetzesentwurf sieht aber keine explizite Kontrollpflicht seitens des Arbeitgebers vor, wodurch die bisherige Verteilung der Darlegungs- und Beweislast bezüglich der Notwendigkeit von Überstunden auf Seiten der Arbeitnehmenden bestehen bleibt. Hier bietet der Entwurf einen ausgewogenen Ansatz, der einerseits für verbesserte Einsicht und Nachprüfbarkeit für Arbeitnehmende sorgt, während andererseits Arbeitgeber nicht mit zusätzlichen Kontrollpflichten belastet werden.

Diese Ausnahmen sind vorgesehen

Leitende Angestellte sowie Geschäftsführer sind primär vom Geltungsbereich des Arbeitszeitgesetzes ausgeschlossen. Darüber hinaus sind bestimmte Arbeitgeber von der Pflicht zur elektronischen Aufzeichnung der Arbeitszeiten befreit. Hierzu zählen inländische Arbeitgeber mit bis zu zehn Arbeitnehmenden, ausländische Arbeitgeber ohne eine Betriebsstätte im Inland, die bis zu zehn Arbeitnehmende nach Deutschland entsenden, sowie Privathaushalte.

Es besteht eine Unklarheit bezüglich der maßgeblichen Beschäftigtenzahlen: Ob diese auf das gesamte Unternehmen oder lediglich auf den jeweiligen Betrieb bezogen sein werden, bedarf noch der Klärung. Die Formulierung „Kleinbetriebsklausel“ im Referentenentwurf deutet darauf hin, dass voraussichtlich der Betrieb relevant sein wird, jedoch ist hier eine genauere Spezifikation erforderlich.

Des Weiteren kann im Rahmen eines Tarifvertrags oder in einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung geregelt werden, dass die Dokumentation der Arbeitszeiten nicht zwingend in elektronischer Form erfolgen muss. Ebenfalls kann bestimmt werden, dass die Erfassung zeitversetzt erfolgen darf, allerdings spätestens bis zum siebten Tag nach der geleisteten Arbeitszeit.

Arbeitnehmende, für welche die gesamte Arbeitszeit aufgrund der speziellen Eigenschaften der verrichteten Tätigkeit entweder nicht messbar ist, nicht im Voraus bestimmbar ist oder durch die Arbeitnehmenden selbst bestimmt werden kann, könnten von der Pflicht zur Zeiterfassung ausgenommen werden. Dies könnte beispielsweise Führungskräfte, hervorgehobene Experten oder Wissenschaftler betreffen, die nicht dazu verpflichtet sind, zu festgelegten Zeiten präsent zu sein und die über Umfang und Organisation ihrer Arbeitszeit autonom entscheiden können. Für diese Ausnahmen ist jedoch eine rechtliche Grundlage unerlässlich.

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