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Projektmanagementmethoden: Critical Chain Projektmanagement (CCPM)

Critical Chain Projektmanagement (CCPM)

Es gibt unendlich viele Projektmanagementmethoden und fast täglich kommen neue, noch bessere Methoden hinzu. Sie alle sollen den Erfolg von Projekten garantieren, die Termintreue steigern, die Budgettreue ebenfalls, die Teamsteuerung und die Kommunikation im Team verbessern, die Planbarkeit erhöhen und und und…

Nach und nach stelle ich euch hier im Unternehmerhandbuch die verschiedenen Projektmanagementmethoden kurz vor, ihre jeweiligen Einsatzbereiche sowie ihre Vor- und Nachteile.

Heute in diese Serie: die Methode des Critical Chain Projektmanagement (CCPM).

Einsatzbereiche von CCPM

In immer mehr Unternehmen wird in Projekten gedacht und gearbeitet. Und meist wird nicht an einem sondern an mehreren Projekten parallel gearbeitet. Multiprojektmanagement wird immer mehr zur Normalität.

Die für diese vielen Projekte innerhalb einer Organisation benötigten Ressourcen bleiben jedoch begrenzt und so greifen immer mehr Projekte und Projektleiter auf den einzelnen Mitarbeiter zu. Kümmert sich dieser um Projekt A, dann geht dann schon mal zu Lasten der anderen laufenden Projekte. Oder aber alle Projekte leiden unter der Ressourcenbegrenzung, da einfach nicht genug Personal mit den benötigten Schlüsselqualifikationen für die erfolgreiche Umsetzung der Vielzahl an Projekten vorhanden ist.

Diese Herausforderungen des Multiprojektmanagement können mit Hilfe von Critical Chain Projektmanagement gelöst werden.

Kurzbeschreibung Critical Chain Projektmanagement (CCPM)

Das CCPM kümmert sich im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement nicht so sehr um die einzelne Aufgabe, sondern vielmehr um das Projekt als Ganzes. Es geht nicht darum jeden einzelnen Projektschritt termingerecht zu beenden, sondern das Gesamtprojekt „in time“ abzuschließen.

Dazu nutzt man die folgenden Elemente:

  • Die kritische Kette: der längste Pfad voneinander abhängiger Arbeitspakete bezogen auf den Ressourcenverbrauch unter Berücksichtigung der jeweiligen Abhängigkeiten
  • Sicherheitspuffer: diese werden sowohl am Ende der kritischen Kette eingeplant als auch am Ende jeder zuliefernden Kette. Aber nicht mehr in jede Aufgabe einzeln.

Der Projektleiter überwacht diese beiden Bausteine. Den Fortschritt entlang der kritischen Kette und den Verbrauch der zugeordneten Zeitpuffer. So lässt sich zeitnah feststellen, ob es irgendwo hakt oder nicht.

Ziele von Critical Chain Projektmanagement (CCPM)

CCPM zielt darauf ab, die vorhandenen Ressourcen optimal einzusetzen zur Erreichung eines optimierten Projekterfolgs für das ganze Projektportfolio eines Unternehmens. Dies geschieht indem das schädliche Multitasking vermieden wird und die eingeplanten Sicherheitspufferzeiten korrekt geschätzt und optimal im Projektverlauf eingeplant werden.

So kann im Schnitt die Termintreue auf über 95% gesteigert werden. Die Projektlaufzeiten verkürzen sich um mehr als 25%. Außerdem steigert sich selbstverständlich die Rentabilität der Projekte durch den effektiven Ressourceneinsatz merklich.

Wie geht Critical Chain Projektmanagement (CCPM)

Der Erfolg von CCPM basiert auf den folgenden drei Regeln:

Staffelung der Projekte

CCPM geht davon aus, dass der Mensch eben NICHT multitaskingfähig ist. Das Wechseln zwischen verschiedenen Projekten / Aufgaben mindert nicht nur die Konzentration, sondern erfordert auch jedes Mal eine gewisse Rüstzeit, um z.B. gedanklich wieder in das Projekt einzusteigen, sich die nötigen Unterlagen heraus zu suchen, das entsprechende Programm zu starten etc.

Daher wird das Nebeneinander der verschiedenen Projekte so gestaffelt, dass die einzelne Ressource immer nur an einer Aufgabe arbeitet. Dies dann aber mit vollem Einsatz und voller Konzentration. Das Ergebnis hiervon ist, dass die Mitarbeiter optimal konzentriert an einem Arbeitspaket arbeiten können und sich so die Durchlaufzeiten deutlich verringern.

Die Reihenfolge der einzelnen Projekte wird dabei anhand der real verfügbaren Ressourcen geplant. Dabei kann es auch einmal vorkommen, dass ein Projekt nicht begonnen wird, einfach weil die für einen optimalen Durchlauf benötigten Ressourcen (noch) nicht zur Verfügung stehen. ABER: Lieber drei erfolgreiche Projekte, als fünf in den Sand zu setzen, oder?

In Neudeutsch heißt diese Projektstaffelung dann Pipelining.

Bündelung der Sicherheiten

Eigentlich ist es doch jedem klar: es kommt immer anders als man denkt. Murphy lässt grüßen.

Im klassischen Arbeitsumfeld ist es meist so, dass der einzelne Mitarbeiter seine Zeitschätzungen inklusive eines Sicherheitspuffers für sich selbst plant, um später nicht dumm dazustehen. Und ergibt diesen Puffer auch meist nicht an den Kollegen weiter, denn dann bekommt er beim nächsten Durchgang vielleicht weniger Zeit zur Verfügung gestellt. So sammeln sich im Projekt „heimlich“ eingeplante Sicherheiten, die sich nicht steuern lassen und dem Gesamtprojekt somit auch nicht zugutekommen.

Das CCPM schätzt die Zeiten für die einzelnen Arbeitspakete daher so, dass sie mit einer absoluten Wahrscheinlichkeit von 50% zutreffen. Die Differenz zur klassischen Schätzung (nämlich Arbeitszeit zzgl. individuellem Sicherheitspuffer) wird jeweils dem Gesamtprojekt zugerechnet und als Sicherheit an dessen Ende gebündelt. So können sich im Verlauf des Projekts Verfrühungen und Verspätungen ausgleichen und der Sicherheitspuffer steht dem Gesamtprojekt zur Verfügung, falls er tatsächlich benötigt wird. Hierdurch kann diese Sicherheitszeit um 50% gekürzt werden.

Das führt zu einer sehr hohen Termintreue und deutlich verringerten Durchlaufzeiten.

In Neudeutsch heißt diese Bündelung der Sicherheiten dann Buffering.

Eindeutige Priorisierung

Man kann noch so toll planen, im Multiprojektgeschäft kommt es doch immer wieder zu Überschneidungen. Da wollen dann gleich mehrere Projektleiter den coolen Mitarbeiter B einsetzen und genau das will CCPM verhindern. Wie also die richtigen Prioritäten setzen?

Beim Critical Chain Projektmanagement hat das Projekt Vorrang, bei dem das Verhältnis von Projektfortschritt auf der kritischen Kette zum Pufferverbrauch am schlechtesten ist. Dem Vorgang, der den kleinsten Quotienten aus Fortschritt und Pufferverbrauch aufweist, werden dementsprechend mehr Ressourcen zugewiesen.

Dieser Index kann während der gesamten Projektlaufzeit genutzt werden, um zu schauen, ob das Projekt eventuell in Schieflage ist und dann geeignete Maßnahmen zu ergreifen.

Hier als Beispiel eine solche Verlaufs-Überwachung eines Projekts:

CCPM-Projektverlauf

Darstellung des Projektfortschritt und Pufferbrauch über der Zeit gemäß CCPM

Mit dieser einfachen Darstellung nach dem Ampelprinzip ist der Projektleiter stets in der Lage, die Situation im Projekt zu beurteilen und ggfs. Korrekturmaßnahmen einzuleiten.

In Neudeutsch heißt diese Projektpriorisierung dann Buffer Management.

Bewertung von Critical Chain Projektmanagement (CCPM)

Vorteile / Stärken von CCPM

Im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement stellt CCPM das Unternehmen und die Gesamtheit der laufenden Projekte in den Fokus. So können Interdependenzen besser koordiniert werden und der Erfolg der gesamten Unternehmung positiv beeinflusst werden.

CCPM stellt Ressourcenknappheit nicht mehr als Ausnahmesituation dar, sondern betrachtet diese als Normalfall. So muss der einzelne Mitarbeiter nicht mehr alleine mit den Anforderungen der verschiedenen Projekte klar kommen, sondern strategische Ressourcenplanung durch das Unternehmen als Ganzes muss diese Herausforderung bewältigen.

CCPM räumt auf mit der Annahme, dass der Mensch multitaskingfähig ist und erlaubt die volle Konzentration auf eine Aufgabe nach der anderen. Der Fokus rückt weg vom einzelnen Mitarbeiter, der heimlich Zeit bunkern muss, um nicht Repressalien zu erleiden, wenn sein Arbeitspaket aus dem Zeitplan fällt, hin zum gemeinsam erreichten erfolgreichen Projektverlauf.

Außerdem akzeptiert CCPM die Tatsache, dass eine Ressource meist nicht unbegrenzt zur Verfügung steht und Projekte daher nacheinander durch gewisse Nadelöhre müssen. Und wenn da gerade Stau ist, dann nutzt es dem Projekt nichts, wenn es schon mal startet, es wird trotzdem nicht eher fertig.

CCPM reduziert daher die Projekte auf ein sinnvolles Maß und erlaubt so, diese mit den für die Umsetzung notwendigen Ressourcen auszustatten, und so bestmöglich und innerhalb des Zeitplans umgesetzt zu werden.

Nachteile / Schwächen von CCPM

Natürlich ist CCPM kein Allheilmittel. Und vor allem kann es in der Regel nur im Rahmen einer entsprechenden Managementkultur erfolgreich eingesetzt werden.

Den Mitarbeitern muss es erlaubt sein, ihre Zeitpläne nicht einzuhalten. Egal ob Über- oder Unterschreitung, unvollkommene Schätzungen dürfen nicht zu Ahndungen führen. Im Gegenteil, sie müssen als wertvolle Erfahrungen erkannt werden, die in die nächsten Schätzungen einfließen.

Die Priorisierung der Projekte durch die verantwortlichen Vorgesetzen muss sichergestellt werden. Diese müssen außerdem aktiv das Multitasking bei den Mitarbeitern verhindern.

Zusammenfassung der Projektmanagementmethode Critical Chain Projektmanagement (CCPM)

Insgesamt ist das Critical Chain Projektmanagement ein interessanter Ansatz im Multiprojektmanagement. Die Aussicht auf eine Erhöhung der Termintreue auf 95% und eine Reduktion der Projektlaufzeiten um 25% lässt einen Versuch erstrebenswert erscheinen das CCPM in Unternehmen einzuführen, die viele Projekte gleichzeitig betreuen.

Links zum Thema Critical Chain Projektmanagement (CCPM)

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