Personal & Weiterbildung
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Einblicke in die Personalakte – über Inhalt, Datenschutz, Recht und vieles mehr …

Personalakte

Für viele Unternehmer, die den Sprung vom Einmannbetrieb zum Kleinbetrieb oder mittelständigen Unternehmen schaffen, eröffnen sich vor allem im Bereich der Personalführung neue Möglichkeiten und Herausforderungen. Die Personalakte ist ein Werkzeug, das dabei hilft, Mitarbeiterdaten mit einem Griff verfügbar zu machen.

Hier ein paar grundlegende Fakten zur Personalakte.

„Chef, ich hätte gerne ein Zeugnis.“

Dieses Anliegen eines Mitarbeiters, der sich nach einigen Jahren beruflich neu orientieren möchte, bringt den Chef einer kleinen Marketingagentur ins Schwitzen. Nicht, dass er seinem noch Angestellten das Zeugnis nicht gönnt – ihm graut es aber davor, in mühsamer Kleinstarbeit nach Geschäftsschluss die vielen Daten seines Mitarbeiters herauszusuchen. Personalakten für seine drei Angestellten zu führen, fand er bis dahin nicht nötig. Gesetzlich verpflichtet ist er dazu nicht. Doch genau jetzt trifft er die Entscheidung, dies zu ändern! Denn wäre es nicht sagenhaft, alle arbeitsrelevanten Daten des Kollegen mit einem Griff oder Klick parat zu haben?

Inhalte & Strukturierung einer Personalakte

Wie bereits erwähnt, ist kein Arbeitgeber verpflichtet, Personalakten für seine Angestellten zu führen. Dennoch ergibt es durchaus Sinn, das Arbeitsverhältnis schon mit der Unterzeichnung des ersten Arbeitsvertrags zu dokumentieren. Wie die Personalakte letztendlich strukturiert wird, ist natürlich jedem selbst vorbehalten. Grundsätzlich empfiehlt es sich aber, die Personalakte in zwei Teile zu unterteilen.

Der erste Teil gibt Auskunft über die Personalführung. Unter diesem Hauptpunkt kann beispielsweise folgende Gliederung unternommen werden:

Vertragsdaten – z. B.

  • Arbeitsvertrag und Anlagen
  • Stellenbeschreibung
  • Kündigung, Aufhebungsvereinbarung

Allgemeine Daten – z. B.:

  • Arbeits-/Aufenthaltserlaubnis
  • Vermerke über Fehlzeiten, wie Arbeitsunfähigkeit und Urlaub
  • Schriftverkehr mit den Mitarbeitern

Vorvertragsdaten – z. B.:

  • Bewerbungsunterlagen (Bewerbungsschreiben, Zeugnisse, Lebenslauf, Lichtbild)
  • Interviewbogen mit Stellungnahmen beteiligter Gesprächspartner
  • ärztliche Tauglichkeitsfeststellungen, Gutachten und Befunde

Der zweite Teil der Personalakte kann zum Beispiel die Abrechnungsdaten auflisten. Diese wären unter anderem:

Stammdaten – z. B.:

  • Lohn-/Gehaltsvereinbarungen
  • Entgeltänderungen
  • Versetzungsmeldung

Variable Daten – z. B.:

  • vorübergehende Gehaltskürzung
  • Prämien
  • Lohnzettel

Überweisungsdaten – z. B.:

  • Vermögensbildung
  • Sozialversicherung
  • Darlehensrückzahlung

Allgemeindaten – z. B.:

  • Schriftverkehr
  • Versicherungsnachweisheft
  • Lohnsteuerkarte

Wichtig! In einer Personalakte haben nur Unterlagen etwas verloren, die tatsächlich arbeitsrelevant sind. Der Arbeitnehmer hat immer das Recht auf Einblick in seine Akte. Daher sollten unbedingt Dokumente wie Sammelbelege (Gehaltslisten u. ä.) separat aufbewahrt werden. Unterlagen, die die Privatsphäre betreffen, haben hier ebenfalls nichts zu suchen. Außerdem kann der Angestellte darauf bestehen, dass zum Beispiel im Fall einer Abmahnung eine von ihm gegeben Gegendarstellung abgeheftet wird. Eine Personalakte muss unbedingt vertraulich behandelt werden – sie unterliegt dem Datenschutz!

Formen einer Personalakte

Der Klassiker aller Akten ist natürlich die Papierform. Wer seine Personalakten in dieser Form anlegt, sollte die einzelnen Blätter nicht nummerieren, um Verwirrung zu vermeiden. Es kann ja durchaus sein, dass einzelne Seiten entfernt werden und andere neu hinzukommen.

Desto größer das Team – desto höher, breiter, tiefer werden die Aktenschränke. Die elektronische Personalakte bietet da eine geniale und extrem platzsparende Alternative. Zum einen sind die digitalen Personalakten problemlos einsehbar – egal, wo man sich befindet. Zum anderen bieten spezielle Softwarelösungen dem Nutzer viel Flexibilität und eine sehr hohes Sicherheitspotential in Sachen Datenschutz.

Foto: Balefire / shutterstock.com

2 Kommentare

  1. Patrick sagt

    Ein sehr informativer Artikel, der sicherlich vielen Unternehmern sehr weiter hilft.

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