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Mindestlohn & Pflicht zur Zeiterfassung – was gilt für wen?

Mindestlohn - Zeiterfassung

Das „Gesetz zur Stärkung der Tarifautonomie“, als Gesetz für den Mindestlohn (MiLoG), trat zum 1. Januar 2015 in Kraft und sorgte für eine vom Gesetzgeber festgeschriebene Lohnuntergrenze i.H. von 8,50 EUR pro Stunde.

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Aktuelle Infos zum Mindestlohn

Achtung: Seit dem 1. Januar 2021 gilt der allgemeine gesetzliche Mindestlohn in Höhe von 9,50 Euro brutto je Zeitstunde ohne jede Einschränkung.

Allgemeiner Gesetzlicher Mindestlohn
01.01.2015 – 31.12.2016 01.01.2017 – 31.12.2018 01.01.2019 – 31.12.2019 01.01.2020 – 31.12.2020 01.01.2021 – 30.06.2021 01.07.2021 – 31.12.2021
8,50 Euro 8,84 Euro 9,19 Euro 9,35 Euro 9,50 Euro
(aktuell gültig)
9,60 Euro

Am 30.06.2020 einigte sich die Kommission auf eine schrittweise Erhöhung bis 2022. Diese Erhöhung bis Ende 2022 wurde in folgenden Schritten festgelegt, sofern die Bundesregierung dieser Empfehlung der Mindestlohnkommission folgt:

  • zum 1.1.2021 auf 9,50 EUR,
  • zum 1.7.2021 auf 9,60 EUR,
  • zum 1.1.2022 auf 9,82 EUR,
  • zum 1.7.2022 auf 10,45 EUR

Der gesetzliche Mindestlohn gilt weiterhin NICHT für:

  • Jugendliche unter 18 Jahren ohne abgeschlossene Berufsausbildung,
  • Auszubildende: Hier gelten die Mindestausbildungsvergütung-Grenzen (s.u.),
  • Langzeitarbeitslose während der ersten sechs Monate ihrer
    Beschäftigung nach Beendigung der Arbeitslosigkeit,
  • Praktikanten, wenn das Praktikum verpflichtend im Rahmen einer
    schulischen oder hochschulischen Ausbildung stattfindet,
  • Praktikanten, wenn das Praktikum freiwillig bis zu einer Dauer
    von drei Monaten zur Orientierung für eine Berufsausbildung oder
    Aufnahme eines Studiums dient,
  • Jugendliche, die an einer Einstiegsqualifizierung als Vorbereitung zu
    einer Berufsausbildung oder an einer anderen Berufsbildungsvorbereitung nach dem Berufsbildungsgesetz teilnehmen,
  • ehrenamtlich Tätige.

Die Mindestausbildungsvergütung für Auszubildende richtet sich danach, wann die Ausbildung angetreten wurde und steigt im Laufe der Ausbildungszeit. Dabei gilt:

Beginn der Ausbildung Mindestausbildungsvergütung
(brutto pro Monat im ersten Lehrjahr)
2020 515 EUR
2021 550 EUR
2022 585 EUR
Zuletzt aktualisiert am 11.01.2021

Gemäß §17 des MiLoG ist ein Arbeitgeber, der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch oder in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigt, zudem verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren.

Aha – alles verstanden? Wenn nicht, dann einfach weiterlesen…

Für welche Arbeitnehmer müssen die Arbeitszeiten erfasst werden?

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Die detaillierte Aufzeichnungspflicht gilt für:

  • Minijobber, d.h. für alle geringfügig Beschäftigten – egal ob geringfügig entlohnt (450 EUR) oder kurzfristig beschäftigt.
  • für alle Arbeitnehmer in Betrieben, die in einer sofortmeldepflichtigen Branche tätig sind. Das sind gem. 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes: Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderungsgewerbe, Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe, Schaustellergewerbe, Unternehmen der Forstwirtschaft, Gebäudereinigungsgewerbe, Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen, Fleischwirtschaft.

Wie ist die Arbeitszeit zu erfassen?

Mindestens jede Woche sind Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit abzüglich der Pausen zu dokumentieren. Es reicht nicht die Arbeitszeit im Arbeitsvertrag festzulegen!

Diese Aufzeichnungen müssen dann mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden, falls der Zoll sie überprüfen möchte. Gerechnet wird hier ab dem Aufzeichnungsdatum.

Ob man das handschriftlich, in einer Excel-Liste oder aber elektronisch mit einer entsprechenden Software macht, ist egal.

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Gibt es Ausnahmen oder Sonderregelungen für die Zeiterfassungspflicht?

Die detaillierte Aufzeichnungspflicht gilt NICHT für Minijobber in privaten Haushalten – hier besteht keine Aufzeichnungspflicht.

Weitere Ausnahmen und Erleichterungen sind in der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) geregelt. Danach müssen die Arbeitszeiten von Arbeitnehmern, die mobil tätig sind und keine Vorgabe  zur konkreten täglichen Arbeitszeit (Beginn und Ende) haben und sich diese selbst einteilen, nur die Dauer ihrer täglichen Arbeitszeit erfassen. Das gilt beispielsweise für Paketzusteller oder Mitarbeiter in der Personenbeförderung.

Außerdem nennt die Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung (MiLoDokV) Ausnahmen für die in §2a SchwarzArbG  genannten Wirtschaftszweige. Hier gilt: für Arbeitnehmer, die monatlich regelmäßig mehr als 2.958 EUR brutto verdienen, entfällt die Aufzeichnungspflicht. Diese Erleichterung greift jedoch nur, wenn der Arbeitgeber bezüglich dieser Arbeitnehmer seinen Pflichten nach §16 Abs. 2 ArbZG nachkommt. Das heißt: alles über acht Stunden pro Tag muss aufgezeichnet werden (s. §3 S. 1 ArbZG) und zusätzlich muss ein Verzeichnis der Arbeitnehmer angelegt werden, die in diese Verlängerung der Arbeitszeit eingewilligt haben. Auch diese Dokumente sind mindestens 2 Jahre aufzubewahren.

Und ganz ehrlich: spätestens hier lohnt sich die Nutzung einer entsprechenden Software wirklich. Ehe man Papier-Mehrarbeits-Anträge endlos zwischen Fachbereich, Personalabteilung und Betriebsrat hin und her schickt, lohnt sich vielleicht doch das Gespräch mit Fachberatern, um eine passende Software-Lösung für die Beantragung von Mehrarbeit zu implementieren.

Was ist bei der Verwendung von Arbeitszeitkonten zu beachten?

Grundsätzlich sind Arbeitszeitkonten innerhalb von 12 Monaten auszugleichen. Ob man das durch bezahlten Freizeitausgleich oder durch Auszahlung der Überstunden macht ist unwichtig.

Diese Frist gilt für diejenigen Arbeitszeitkonten, bei denen die Mehrarbeit nicht durch Zahlung des Mindestlohns mit abgedeckt ist. Wenn also ein Arbeitnehmer inklusive seiner geleisteten Mehrarbeitsstunden in dem Monat immer noch die 8,50 EUR brutto (bzw. 8,84 EUR / Stunden seit dem 01.01.2017) je Zeitstunde erhält,  dann unterliegen diese Mehrarbeitsstunden nicht der 12-Monats-Regelung.

Außerdem dürfen die auf das Arbeitszeitkonto gebuchten Stunden nicht mehr als 50% der monatlich vereinbarten Arbeitszeit betragen. Vor allem bei Minijobbern, die stark unterschiedlich eingesetzt werden, muss man hier höllisch aufpassen!

Vorlagen für die Arbeitszeiterfassung und Stundenabrechnung

Pierre Tunger hat zwei tolle Excel-Vorlagen entwickelt, mit der Du schnell und einfach die Stundenabrechnung und Arbeitszeiterfassung Deiner Mitarbeiter bewältigst. Von Soll-Stunden und Ist-Stunden (Arbeitszeit, Urlaub, Krankheit, Feiertag) über Aufbau und Abbau von Überstunden bis Ausfall-Stunden (KUG – Kurzarbeitergeld) – alles ist drin.

Du kannst Dir die beiden Excel-Vorlagen hier anschauen:

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Weiterführende Informationen

Mindestlohn - Zeiterfassung

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11 Kommentare

  1. Uwe sagt

    Hallo, bei einem 450€ Job, habe ich die Arbeitszeit bis jetzt immer schriftlich auf einem Zettel dokumentiert. Muss das nach dem neuen Gesetzt demnächst digital erfasst werden, so wie eine Stempeluhr?

    • Hi Uwe,
      steht unter Punkt 2:
      „Ob man das handschriftlich, in einer Excel-Liste oder aber elektronisch mit einer entsprechenden Software macht, ist egal.“

      Viele Grüße
      Heike

  2. Matthias Jahn sagt

    Hallo ,ich hab da mal ne Frage,
    ich bin Unternehmer (Spediteur). Ich bekomme im April oder Mai eine Prüfung von der Rentenversicherung,
    Mein Steuerberater meint die verlangen die Stundennachweise meines Arbeitnehmers für 4 Jahre rückwirkend,
    Ich hab aber nur die letzten 2 Jahre also Jahr 17 und 18 muß ich jetzt mit Bußgeldern oder Sanktionen rechnen Steuerberater hat auch nur die letzten 2 Jahre wie meines erachtens auch nur nachzuweisen sind.
    Freue mich auf Ihre Antwort ,
    MfG
    M. Jahn

    • Hallo Herr Jahn,
      erstmal vorab: ich bin weder Steuerberater noch Rechtsanwalt, daher kann ich Ihnen nur meine persönliche Meinung wiedergeben:

      Beim Blick ins Gesetz (Mindestlohngesetz – MiLoG § 17 Erstellen und Bereithalten von Dokumenten) lese ich, dass solche Unterlagen nur 2 Jahre aufbewahrt werden müssen: https://www.gesetze-im-internet.de/milog/__17.html

      Vielleicht fragen Sie Ihren Steuerberater einmal, woher er seine Info mit den 4 Jahren hat? Vielleicht verwechselt er da Scheinselbständigkeit & Minijobber?

      Viele Grüße
      Heike Lorenz

  3. Nadja sagt

    Mein Arbeitgeber verweigert mir die Einsicht in die durch ihn geführte Dokumentation der Arbeitszeit. Ich bin Berufskraftfahrer im Reiseverkehr und habe nach meinen Aufzeichnungen jede Menge Mehrarbeit geleistet. Muss er mir seine Berechnungen offen legen?

  4. Einen wunderschönen Guten Tag, kann man auch ab einen bestimmten Gehalt von der Arbeitszeiterfassung befreit sein?
    Vielen Dank

    • Hallöchen,
      ich zietiere mich jetzt einfach selbst:
      „Außerdem nennt die Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung (MiLoDokV) Ausnahmen für die in §2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftszweige. Hier gilt: für Arbeitnehmer, die monatlich regelmäßig mehr als 2.958 EUR brutto verdienen, entfällt die Aufzeichnungspflicht. Diese Erleichterung greift jedoch nur, wenn der Arbeitgeber bezüglich dieser Arbeitnehmer seinen Pflichten nach §16 Abs. 2 ArbZG nachkommt. Das heißt: alles über acht Stunden pro Tag muss aufgezeichnet werden (s. §3 S. 1 ArbZG) und zusätzlich muss ein Verzeichnis der Arbeitnehmer angelegt werden, die in diese Verlängerung der Arbeitszeit eingewilligt haben. Auch diese Dokumente sind mindestens 2 Jahre aufzubewahren.“

      Viele Grüße
      Heike Lorenz

  5. Vielen Dank Frau Lorenz für diesen doch gewaltigen Berg an Input. Gerade im Hinblick auf die aktuellen Mindestlohnregelungen ist die Zeiterfassungspflicht unabkömmlich. Aber nicht nur in diesem Bereich sondern auch in der Personalplanung als solches ist eine Stundenliste für Mitarbeiter natürlich wichtig, sodass es nicht zu einer Ansammlung von Überstunden kommt. Ich denke gerade im Hinblick auf den Mindestlohn ist das für zahlreiche Branchen sehr wichtig.

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