In unserer Zeit ist das Internet für Existenzgründer, Selbstständige sowie kleinere und mittlere Unternehmer (KMU) im Allgemeinen ein hilfreiches Instrument. Doch gerade Start-Up-Unternehmer sollten sich klar darüber sein, dass ein gelungener Web-Auftritt für eine mittel- und langfristige Bestandskundensicherung einfach zu wenig ist.

Dafür sollten alle Marketingkanäle genutzt werden. Hierfür eignen sich Printprodukte, die heutzutage in vielen Facetten zur Verfügung stehen. Ein bewährtes Mittel in diesem Zusammenhang, das modern und vielfältig gestaltet werden kann, ist der Geschäftsbrief.

Ziele und Voraussetzungen

Grundsätzlich sollte das Briefpapier wie auch Visitenkarten, Give-Aways oder andere bedruckte Materialien einer Firma auf das Image des jeweiligen Betriebs Bezug nehmen. Dies lässt sich in mehrerlei Hinsicht verwirklichen. Für einen Malerbetrieb oder ein kreatives IT-Start-Up ist ein fantasievolles, bunteres Logo und vielleicht sogar farbiges Papier geeignet. Versicherungsagenturen, Privatbanken oder Anwaltskanzleien sollten hochwertige, klassische Designs wählen.

Insgesamt (nicht nur bei letzteren) gilt jedoch gerade beim Briefpapier die Devise „Weniger ist mehr.“ Wie bei anderen Printprodukten sollten sich alle Selbstständigen, alle Gründer und alle anderen Unternehmen auch an den Wünschen des Kunden orientieren. Dies bedeutet, dass der Empfänger sich ungestört auf den Nutzen, sprich, den Inhalt eines Geschäftsbriefes konzentrieren kann.

Dazu ist es wichtig, dass das Logo der Firma integriert ist und das Design Anklänge an das Corporate Design bietet, wozu beispielsweise eine exakte Farbabstimmung unerlässlich ist. Jedoch dürfen diese „Firmenbestandteile“ niemals überwiegen, schließlich ist der Zweck des Briefpapiers keine selbstverliebte Eigenpräsentation, sondern es wird ein Nutzen erwartet.

Imagepflege durch Materialien und Maße

Konsequent sollten Existenzgründer und Selbstständige ihr Image beim Briefpapier und sonstigen äußeren Gegebenheiten eines Geschäftsbriefes fortsetzen. Wer beim Druck und beim Papier spart, macht einen knauserigen und damit schlechten Eindruck beim Empfänger. Im Gegensatz dazu können junge Betriebe, die hochwertige Farbdrucke nutzen, bei ihren Business- und Privatkunden punkten und somit eine werthaltige, auf Loyalität basierende Beziehung entwickeln.

Schweres Qualitätspapier, beispielsweise Offsetpapier ab 90 Gramm, vermittelt jedem Empfänger eine besondere Wertschätzung. Dies ist bei einer Mail, die ebenfalls einen Geschäftsbrief enthalten kann, nicht unbedingt der Fall, da sowohl Privat- wie auch Businesskunden jede Menge Mails erhalten.

Jeder Aufdruck auf dem Papier sollte auch durchdacht sein. Dazu können verschiedene Formate für Briefpapier nützlich sein, welche von professionellen Druckdienstleistern wie Flyermaschine.de angeboten werden. Ein populäres Vorgehen besteht darin, einfarbig auf der Rückseite Konditionen für Aufträge, AGBs (Allgemeine Geschäftsbedingungen) oder sonstige, rechtlich relevante Angaben aufzudrucken. Beim Rest der Gestaltung sollten die Gründer und die Selbstständigen allgemeine Vorgaben einhalten, da diese ebenso zum Gesamtauftritt gehören wie Materialien, Formate, Corporate Design und last but not least die Kundenorientierung.

Allgemeine Pflichtangaben

Wenn eine frisch gegründete Firma nicht gleich einen schlechten Eindruck machen will, muss sie unbedingt die allgemeinen Maßgaben für einen Geschäftsbrief beachten. Die „Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung“ sind in der DIN 5008 festgelegt. Neben der bereits angesprochenen Corporate Identity sind hier noch einige weitere Faktoren zu integrieren.

Laut Paragraf 37a des Handelsgesetzbuchs (HGB), Paragraf 35a des Gesetzes für Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG) und Paragraf 80 des AktG ist die Nennung der Vorstandsmitglieder (mit Kennzeichnung des Vorstandsvorsitzenden) bei Aktiengesellschaften (AGs) Pflicht. Der Vorsitzende des Aufsichtsrates soll mit Vor- und Nachname angegeben werden.

Bei der GmbH wird der Geschäftsführer angeführt, im Falle eines Aufsichtsrates der Vorsitzende mit Vor- und Nachnamen angegeben. Zusätzlich müssen Registergericht und Handelsregisternummer, der Ort der Handelsniederlassung, die Bezeichnung der Rechtsform sowie der Firmenname aufgeführt werden. Bei Geschäftsbriefen ohne Handelsregistereintrag sind Vor- und Nachnamen des Gesellschafters oder der Gesellschafter zu nennen. Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) müssen mit der vollen Bezeichnung oder dem Kürzel aufgeführt sein, zudem die ladungsfähige Anschrift des Unternehmens.

Freiwillig, aber empfehlenswert sind Angaben wie Adresse, Ort, Datum, Kontaktdaten, Bankverbindungen und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-Id.Nr.).