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Rechnungsvorlagen: Praktische Helfer mit Risikopotential

Rechnungsvorlagen

Rechnungsvorlagen sind eine praktische Angelegenheit. Im Internet werden Sie angeboten – und das in aller Regel kostenlos, einfach zum Download. Sie werben damit, dass für alle Pflichtangaben, die auf keiner korrekten Rechnung fehlen dürfen, eindeutige Platzhalter vorhanden sind.

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Aber: Rechnungsvorlagen haben auch ihre Tücken. Sie bergen das Risiko, dass in der alltäglichen Routine nicht immer alle Pflichtangaben aktualisiert werden. Falsch formulierte Rechnungen müssen dann im Nachhinein aufwendig korrigiert werden.

Das größte Manko haben jedoch Rechnungsvorlagen in Word oder Excel: Sie sind nicht GoBD-konform. Die Konsequenzen können für Selbstständige und Unternehmer gravierend sein: Das Finanzamt kann die Anerkennung der Belege verweigern und die Steuerlast schätzen.

Rechnungsvorlagen: Das Risiko der unaufmerksamen Routine

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Eine einmal heruntergeladene Rechnungsvorlage, die mit den erforderlichen, unternehmensinternen Pflichtangaben ausgestattet wurde, erlaubt es, zügig und ohne größeren Aufwand Rechnungen zu schreiben.

Stammt die Vorlage jedoch nicht aus einer professionellen Buchhaltungssoftware, sondern aus dem Internet, dann aktualisiert sie sich nicht automatisch. Und birgt damit reichlich Fehlerpotential.

Verstärkt wird dieses Risiko durch eine psychologische Komponente: Die bewährte Rechnungsvorlage führt zu der trügerischen Annahme, dass der Prozess, der in Rechnung zu stellenden Dienstleistung oder Ware, schon vollkommen beendet ist.

Die häufigsten Fehler, die unangenehme Folgen haben können, sind:

  • eine falsche, nicht fortlaufende Rechnungsnummer,
  • ein veraltetes Rechnungsdatum,
  • ein nicht aktualisiertes Leistungsdatum,
  • falsche oder unvollständige Firmen-/Adressangaben des Empfängers.

In allen Fällen können sowohl das Finanzamt als auch der Rechnungsempfänger die fehlerhafte Rechnung beanstanden.

Fehlerhafte Rechnung verschickt: Die Korrektur erfordert Zeit und Mühe

Natürlich kann es in jedem Unternehmen aus den unterschiedlichsten Gründen gelegentlich passieren, dass eine fehlerhafte oder falsche Rechnung verschickt wird.

Wurde die beanstandete Rechnung noch nicht verbucht, dann kann eine korrigierte Fassung als Berichtigungsdokument nachgereicht werden. Wichtig ist dabei vor allem der ausdrückliche Verweis auf die Ursprungsrechnung.

In allen anderen Fällen muss die Rechnung förmlich storniert und eine neue Rechnung erstellt werden.

Es versteht sich von selbst, dass der Zeitaufwand für die Rechnungskorrektur in keinem Verhältnis zur Zeitersparnis durch eine Rechnungsvorlage steht. Und: Häufige, fehlerhafte Rechnungen belasten jede Geschäftsbeziehung.

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Zweite Visitenkarte: Rechnungsvorlagen lassen sich kaum gestalten

Insbesondere für Start-ups und Selbständige sind Rechnungen so etwas wie eine zweite Visitenkarte. Bei den kostenlosen, standardisierten Rechnungsvorlagen aus dem Netz sind die Möglichkeiten einer individuellen Gestaltung zwangsläufig begrenzt. Die „Design-Kompetenz“ von Word oder Excel hält sich ebenfalls in Grenzen.

Es ist zwar kein Risiko, aber doch ein Nachteil, von Rechnungsvorlagen, dass sie nicht für besondere Hinweise, saisonale Angebote oder spezielle Service-Angebote genutzt werden können. Als Marketing-Instrument sind sie daher gänzlich untauglich.

Größtes Manko: Word- und Excel-Rechnungsvorlagen sind nicht GoBD-konform

Seit dem 1. Januar 2020 gilt die Neufassung der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung in elektronischer Form einschließlich Datenschutz (GoBD). Neben vielen explizit aufgeführten Anforderungen sind es vor allem die Punkte Unveränderbarkeit, Unverlierbarkeit und Nachvollziehbarkeit, an denen Rechnungsvorlagen in Word oder Excel scheitern.

Konkret: Die GoBD-Verordnung verlangt, dass ein einmal gespeichertes Dokument, also die Rechnung, weder verändert noch gelöscht werden kann. Beides Kriterien, die das Text- und Tabellenprogramm nicht erfüllen.

Zudem müssen Unternehmer alle Prozesse der Rechnungserstellung und Buchung nachvollziehbar und mit korrekter zeitlicher Erfassung vollständig dokumentieren. Auch das kann mit Microsoft Office nicht gewährleistet werden. In der Konsequenz bedeutet dies, dass der Betriebsprüfer des Finanzamtes die Buchführung gänzlich verwerfen und eine Steuerschätzung vornehmen kann.

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Back to paper: Word- und Excel-Rechnungsvorlagen brauchen einen Locher

Grundsätzlich können Rechnungsvorlagen in Word oder Excel nur dann weiter genutzt werden, ohne Beanstandungen durch die Finanzbehörden befürchten zu müssen, wenn sie zu Papierbelegen mutieren.

Das heißt: Die ausgefüllten Rechnungsvorlagen müssen ausgedruckt, gelocht und abgeheftet werden – wie in Zeiten der analogen Buchführung.

Allerdings muss gleichzeitig noch sichergestellt werden, dass die Maske der Vorlage überschrieben wird, so dass die bereits ausgedruckte Rechnung nicht mehr als elektronisches Dokument vorhanden ist.

Sollen Rechnungen hingegen als elektronisches Format gespeichert werden, ist wiederum die parallele Aufbewahrung in gedruckter Form untersagt. Um eine GoBD-konforme Speicherung sicherzustellen, muss zwingend ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder aber eine Online-Archivierung verwendet werden, um den Anforderungen an die Unveränderbarkeit zu genügen.

Prinzipiell liegt der Tatbestand einer Ordnungswidrigkeit vor, wenn Rechnungsvorlagen in Word oder Excel als alleiniges elektronisches Dokument genutzt werden, ohne dass ein DMS oder eine GoBD-konforme Buchhaltungssoftware beteiligt ist.

Fazit: Rechnungsvorlagen aus dem Netz haben ihre Tücken

Eine intelligente Buchungssoftware, die unterschiedliche Rechnungsvorlagen bereithält, gleichzeitig aber auch „mitdenkt“, ist den kostenlosen Download-Angeboten aus dem Netz haushoch überlegen. Sie aktualisiert alle wichtigen Pflichtangaben automatisch, rechnet eventuell noch einmal nach und nimmt jeder Betriebsprüfung ihre Schrecken.

Ob sich die Investition lohnt, hängt allerdings vom Umfang der zu schreibenden Rechnungen ab. Bei überschaubarer Anzahl funktionieren auch einfache Rechnungsvorlagen – wenn die Fallstricke erkannt und umgangen werden.

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