Management & Controlling
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So sparst Du dank des richtigen Warenwirtschaftssystems Zeit und Kosten

Warenwirtschaftssystem

Effizienz ist geradezu das Zauberwort, wenn es um erfolgreiche Unternehmensführung geht. Um Zeit und Ressourcen besonders effektiv einzusetzen, müssen Prozesse und Systeme in den Unternehmensalltag integriert werden, die in diesen Punkten unterstützen können.

Dazu eignen sich beispielsweise Warenwirtschaftssysteme. Diese Softwaresysteme können, gerade für Onlinehändler, interessant sein – denn damit sparst Du sowohl wertvolle Zeit als auch Kosten.

Mit Warenwirtschaftssystemen den Überblick behalten

Warenwirtschaftssysteme, kurz WaWis genannt, werden in Onlineshops integriert, um deren Abläufe und Prozesse abbilden, kontrollieren und steuern zu können. So behältst Du einen Überblick über die Lagerwirtschaft, den Warenein- und -ausgang, Ein- und Verkauf sowie die Rücksendeverwaltung. Dazu gehören beispielsweise alle Bestandsdaten, wie die der Kunden oder Mitarbeiter, und Bewegungsdaten, die bestellten Artikel und die im Lager befindlichen Produkte.

Je nachdem um welches System es sich dabei handelt, sind mehr oder weniger Funktionen verfügbar. So können manche Warenwirtschaftssysteme beispielsweise über Module angepasst werden, damit sie perfekt auf die individuellen Bedürfnisse Deines Unternehmens zugeschnitten sind.

Offene, geschlossene oder integrierte Warenwirtschaft – wo liegen die Unterschiede?

Grundsätzlich werden Warenwirtschaftssysteme unterschieden in:

  • Offen
  • Geschlossen
  • Integriert

Offen

Eine offene WaWi gibt ausschließlich einen Überblick über den Warenein- und -ausgang. Damit wird durch das System nicht der gesamte Warenfluss dargestellt und auswertbar, sondern für die restlichen Positionen stattdessen externe Softwares genutzt.

Im Controlling bedeutet dies zusätzlichen Zeitaufwand und oft auch das Entstehen weiterer Kosten. Das macht diese Art der WaWi gegenüber einem geschlossenen System nachteilig.

Geschlossen

In einer geschlossenen Warenwirtschaft ist alles auf einen Blick sichtbar, denn es wird der gesamte Warenkreislauf von der Disposition bis zum Warenausgang dargestellt.

Die Prozesse bleiben damit einsehbar und alle Bestands- und Bewegungsdaten können ausgewertet werden.

Integriert

Als Erweiterung des geschlossenen Systems wird die integrierte WaWi gesehen.

Alle Vorteile dieses Systems sind auch hier vorhanden, zusätzlich verfügt eine integrierte Warenwirtschaft jedoch noch über Schnittstellen, die eine Anbindung an Marktplätze, Banken, Lieferanten und weitere externe Partnerermöglichen.

Kosten sparen durch Automatisierung

Wie bereits erwähnt, kannst Du mit einem integrierten oder geschlossenen Warenwirtschaftssystem entscheidend sparen, da alle Prozesse, die Du für dein Unternehmen brauchst, über ein System laufen. Somit ist es nicht nötig, zusätzliche Software zu kaufen. Auch die Kosten für weiteres Personal können eingespart werden, da alle Abläufe in den Bereichen Einkauf, Nachbestellungen, Verkauf und Inventur automatisiert dokumentiert werden.

Damit ist auch das Controlling über die WaWi vereinfacht möglich: Fehlbestände, Umsätze und die meistgekauften Produkte können dank der Statistik übersichtlicher dargestellt und schneller ausgewertet werden – das hilft auch bei der Inventur. Aufwändige händische Kontrollen und doppeltes Pflegen der Daten im Onlineshop sowie der Warenwirtschaft gehören mit einer WaWi der Vergangenheit an. So werden weniger Fehler gemacht, Ressourcen gespart und noch dazu Zeit gewonnen.

Mehr Zeit und weniger Aufwand mit einer WaWi

Die Zeitersparnis durch eine WaWi zeigt sich ebenfalls darin, dass Aufträge schneller bearbeitet werden können, da die Informationen zu den Produkten automatisch und in Echtzeit aktualisiert werden. So hast Du direkt im Blick, welche Artikel im Lager vorhanden sind und welche Produkte nachbestellt werden müssen.

Diese Informationen helfen nicht nur im Einkauf und im Lager dabei direkt auf Bestellungen zu reagieren, sondern auch den Kunden. Denn gleichzeitig wird die Information auch im Onlineshop ausgespielt und der potentielle Käufer kann sich auf korrekte Angaben zu den vorrätigen Produkten verlassen. Dadurch können lange Wartezeiten verhindert, Bestellprozesse schneller abgewickelt und Retouren unkomplizierter bearbeitet werden. Damit steigen die Kundenzufriedenheit und die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde auch in Zukunft weiter bei Dir bestellen wird.

So profitiert Dein Onlineshop von einem Warenwirtschaftssystem

Längst ist noch nicht jedes mittelständische Unternehmen mit einer WaWi ausgestattet, obwohl es sich lohnt, solch ein System in die firmeninternen Abläufe zu integrieren. Denn Onlineshops können zusammengefasst von folgenden Vorteilen profitieren:

  • Aktuelle und zuverlässige Daten
  • Synchronisation in Echtzeit
  • Effizientes Arbeiten
  • Steigende Kundenzufriedenheit
  • Kein doppelter Pflegeaufwand der Daten
  • Einfaches Controlling
  • Schnellere Abwicklung von Aufträgen
  • Kostenersparnis
  • Überblick über die Produkte, kundenbezogene Daten, bestellte Artikel etc.
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