Bei der Auswahl einer neuen ERP-Software müssen Unternehmen des Mittelstands zahlreiche Punkte beachten. Nicht jedes Detail hat dabei jedoch dieselbe Relevanz.

Besonders wichtig sind vor allen Dingen drei bestimmte Kriterien. Wer diese kennt und nutzt, stellt die Weichen des ERP-Projekts von Beginn an auf Erfolg.

Prozessabbildung durch die ERP-Lösung

Die Einführung eines neuen ERP-Systems hat weitreichende Auswirkungen. Sie entscheidet darüber, ob Geschäftsprozesse funktionieren, Optimierungspotenziale genutzt werden können und die digitale Transformation erfolgreich verläuft. Somit ist es von höchster Bedeutung, den zukünftigen ERP-Anbieter und das System mit Bedacht auszuwählen.

Ein Kriterium ist dabei wichtiger als alle anderen. Die Rede ist von der Frage, inwiefern das potenzielle ERP in der Lage ist, die Prozesse des Unternehmens abzubilden.

Ein ERP-System sollte sich stets den Geschäftsprozessen eines Unternehmens anpassen – und nicht umgekehrt. Diese ERP-Weisheit wird nicht ohne Grund sehr häufig zitiert. Denn jeder Betrieb ist individuell und lässt sich somit nicht in ein bestimmtes Schema pressen.

Kann ein System die Besonderheiten in den Prozessen nicht darstellen, wird es nie seinen maximalen Nutzen entfalten. Schlimmer noch: Es könnte das Unternehmen in seinem Tagesgeschäft bremsen, zusätzliche Aufwände generieren oder sogar den Einsatz von zusätzlichen betriebswirtschaftlichen Systemen notwendig machen. Letzteres soll durch eine ERP-Einführung aber im Grunde obsolet werden.

Um ein ERP zu finden, dass die individuellen Prozess-Anforderungen erfüllt, ist das Lastenheft von hoher Bedeutung. In diesem Dokument sollten mittelständische Unternehmen genau darlegen, welche Soll-Prozesse und fachlichen Anforderungen die zukünftige ERP-Software abbilden muss. Auf dieser Basis erstellen die in der Auswahl befindlichen ERP-Anbieter dann ihre Angebote. Wer diese genau mit dem Lastenheft abgleicht, kann fundiert bewerten, wie hoch der Deckungsgrad zwischen Prozess-Anforderungen und Lösungsangebot tatsächlich ist.

Branchenspezifische Funktionen des ERP-Systems

ERP-Software für den Mittelstand ist heute in zahlreichen branchenspezifischen Ausprägungen erhältlich. Diese Lösungen haben gegenüber einem branchenneutralen System einige Vorteile.

Zunächst decken sie die allgemeinen Anforderungen innerhalb eines bestimmten Wirtschaftszweigs in besonders hohem Maße ab. Somit sind weitaus weniger Anpassungen notwendig.

Zudem wird die ERP-Einführung deutlich beschleunigt.

Eine branchenspezifische Software bringt außerdem eine Reihe von Best Practices in den Betrieb. Dies gilt vor allem für langjährig etablierte ERP-Systeme, in deren Entwicklung bereits das Feedback zahlreicher Unternehmen eingeflossen ist.

Zudem bieten Branchenlösungen häufig eine ganze Reihe von Schnittstellen zu branchenüblichen Drittsystemen. In der Industrie können dies beispielsweise Schnittstellen zu PLM-, CAD- oder CAM-Systemen oder auch Anbindungsmöglichkeiten für Produktionsanlagen (IoT) sein. Im Handel kann es sich hingegen um Schnittstellen zu Versanddienstleistern, Zahlungsdienstleistern oder E-Commerce-Portalen handeln.

Unabhängig von der Branche sorgen Konnektoren für reibungslose, fehlerfreie und schnelle Prozessabläufe über die Grenzen von Systemen hinweg.

Skalierbarkeit der ERP-Software

Der dritte wichtige Punkt bei der ERP-Auswahl ist die Skalierbarkeit. Gemeint ist damit die Fähigkeit der Software, sich wachsenden oder auch schrumpfenden Anforderungen im Hinblick auf die Leistung anpassen zu können. Wichtig ist Skalierbarkeit vor allem für (schnell) wachsende Unternehmen, deren ERP binnen kurzer Zeit weitaus mehr Anwender, Transaktionen, Stammdaten und Buchungen verzeichnet. Doch auch bei der Anbindung weiterer Standorte – etwa durch Zukauf – muss ein ERP-System mitwachsen können.

Als besonders gut skalierbar gelten ERP-Lösungen aus der Cloud. Denn anders als beim lokalen Betrieb können Cloud-Umgebungen sehr schnell mit zusätzlichen Ressourcen wie Speicherplatz und Rechenleistung ausgestattet werden. Oft funktioniert dies quasi sogar auf Knopfdruck.

Beim lokalen Hosting müsste hingegen erst teure Hardware ausgewählt, angeschafft und in Betrieb genommen werden. Daher fällt die Wahl gerade bei stark wachsenden Unternehmen, die keine hohen IT-Investitionen tätigen möchten, immer häufiger auf Cloud-Lösungen.

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