Gastbeitrag von Jeremia Girke
Ich weiß nicht wie es Ihnen geht, aber ich höre aktuell häufig: „Ja dieses ZUGFeRD müssen wir auch machen.“ Dieser ganze Dschungel rund um das ZUGFeRD-Format ist allerdings nicht leicht zu verstehen.
Mit meiner Erfahrung aus der Praxis beim Kunden möchte ich Ihnen helfen, Klarheit in das Thema zu bekommen.
Inhalt
Der EU-Gedanke hinter ZUGFeRD
Die EU hat als Aufgabe, die Europäische Union zu stärken. Dies soll auch im Bereich des Rechnungsaustauschs innerhalb der EU passieren.
Um einer einheitlichen Schnittstelle näherzukommen, hat die EU eine Norm verabschiedet, welche für das sogenannte „E-Invoicing“ also den elektronischen Rechnungsaustausch gedacht ist.
Kern dieser Norm ist der Austausch von Rechnungsdaten in XML-Form. Die genaue Form der XML wird in der EU-Norm jedoch leider nicht beschrieben.
Die ZUGFeRD Gemeinschaft
ZUGFeRD ist eine Gemeinschaft, welche die Grundlage der EU-Norm umsetzten möchte und hier eine „deutsche“ Variante von der europäischen Richtlinie im ersten Wurf (ZUGFeRD 1.0) definiert hat. Dabei wurde im ersten Schritt im Detail beschrieben, wie diese Norm in der Praxis aussieht und welche Felder erlaubt sind.
Die Besonderheit dieser Lösung liegt vor allem in der Möglichkeit für den Rechnungsempfänger, sowohl das PDF für die analoge Rechnungsbearbeitung umzusetzen, wie auch die XML im PDF Anhang direkt verarbeiten zu lassen. Somit gibt es keinen harten Zwang, entweder analog oder elektronisch die Rechnung zu verarbeiten. Beide Varianten sind möglich.
Ende 2017 gab es noch einmal ordentlich Bewegung in der ZUGFeRD-Gemeinschaft. Durch die internationalen engen Beziehungen zwischen Frankreich und Deutschland hat sich Frankreich nun auch entschieden, das Datenformat einzusetzen. Die französische Gemeinschaft läuft unter dem Namen Factur-X.
Im Ergebnis haben wir somit die zwei größten EU-Binnenmärkte, welche ein einheitliches Rechnungsformat nutzen.
Die ZUGFeRD-Gemeinschaft hat den Gedanken der EU-Richtlinie mittlerweile weiter durchdacht. Somit gibt es eine klar definierte XML-Vorgabe, wie die Daten beschrieben sein müssen.
Ziel ist es vor allem, dass auch kleine Handwerkerbetriebe die Rechnungen trotzdem noch lesen können. Das wäre mit reinem XML leider nicht möglich. Daher wird das PDF-Format als übergreifende Lösung genutzt, welche auch gesellschaftlich etabliert ist.
ZUGFeRD 2.0
Durch die ZUGFeRD 2.0 Notation ändert sich nun auch etwas an der Definition 1.0. Mit den Details möchte ich Sie hier nicht aufhalten. Sie finden alle Infos auf der Seite des Forum elektronische Rechnung Deutschland.
Formate
Grundlegend gibt es laut der Notation ZUGFeRD 1.0 drei Formate. Diese unterscheiden sich im Kern durch die Anzahl der übermittelten Felder.
Die einfachste Form ist die „Basic“ Variante, welche nur die Kern-Informationen enthält, aber beispielsweise keine detaillierten Rechnungspositionen mit allen Inhalten. Ca. 50 Felder sind in der ZUGFeRD Basic-Version enthalten.
Die Comfort-Version beinhaltet schon weitaus mehr Felder. Ab der Comfort-Version soll auch die externe Rechnungsprüfung anhand der übermittelten Felder möglich sein.
„Extended“ ist die ausgeprägteste Version der ZUGFeRD-Notation und hat die meisten Rechnungsinformationen integriert.
Umsetzung in die Praxis
Die häufigste ZUGFeRD-Notation ist die Basic-Variante. Dadurch, dass die komplette Weiterverarbeitung der Rechnungen noch nicht ganz bei allen Softwareherstellern angekommen ist, empfehle ich hier, erstmal mit der Basic-Variante die ZUGFeRD-Funktion anbieten zu können.
Mit den Erfahrungswerten von beispielsweise einem Jahr Betrieb mit mehreren Kunden/Lieferanten kann dann über eine Erweiterung der Version oder kundenindividuelle Felder nachgedacht werden.
Ist ZUGFeRD ein IT Projekt? Die Frage bekomme ich häufig gestellt und kann hier klar sagen: in der Regel nein.
Die Anforderung mit ZUGFeRD kommt häufig aus der Rechnungsabteilung durch die eigenen Kunden/Lieferanten oder aber durch Ausschreibungen, welche ZUGFeRD voraussetzten. Somit sind Projekte meist strategisch oder vom Fachbereich (Rechnungsabteilung oder Vertrieb) getrieben. Diese Abteilungen sollten Sie auch in die Planung sowie Durchführung des Projektes involvieren.
Was gibt es bei der Einführung zu beachten?
Viele Kunden haben über Jahre hinweg gewachsene Formular-Landschaften im Betrieb. Somit ist es sehr wichtig, dass die Lösung sich gut in ihre bestehende Landschaft einbettet.
Das „Fitting“ der Lösung auf ihre Systeme ist ebenso wichtig wie die Funktionalität. Halten Sie sich möglichst an den Standard der ZUGFeRD-Norm und versuchen Sie nicht, direkt im ersten Schritt schon kundeneigene Lösungen zu realisieren.
Der Autor
Jeremia Girke (B.Sc.) ist Fachbereichsleiter von Mindforms, dem Fachbereich für Outputmanagement und Formularwesen bei der mindsquare GmbH.
Seit 2007 betreut Jeremia Girke für mindsquare Kundenprojekte. 2013 gründete er MINDFORMS. Seitdem unterstützt er Unternehmen bei der Optimierung ihrer Formulare. Gemeinsam mit seinem Team stellt Jeremia Girke sicher, dass Rechnungen, Lieferscheine und Co. nicht zur Hürde in Geschäftsprozessen werden und die Unternehmenswerte widerspiegeln.
Als zertifizierter Senior SAP Consultant hat Jeremia Girke Formularprojekte bei nationalen und internationalen Unternehmen zum Erfolg geführt und sich im Laufe der Jahre eine umfassende Expertise aufgebaut.
Dabei beherrscht er klassische Formulartechnologien wie SAPscript genauso wie Adobe Forms. In der Beratung berücksichtigt er die langfristige IT-Strategie der Unternehmen und setzt auf nachhaltige Lösungen, die auch das Outputmanagement umfassen.