Finanzen & Buchhaltung
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Das ordnungsgemäße Kassenbuch – so geht’s!

ordnungsgemäßes Kassenbuch

Seit 2008 bin ich als ehrenamtliche Richterin am Finanzgericht Köln im 13. Senat tätig. Dieser Senat ist u.a. zuständig für die Themen Körperschaftssteuer & Klagen von Körperschaften wegen Gewerbesteuer, d.h. hier streiten sich Unternehmen und Selbständige mit dem Finanzamt.

Das ist für mich als Unternehmensberaterin natürlich immer wieder spannend und ich lerne eine Menge über die Gründe, die bei Betriebsprüfungen zu Ärger bzw. Uneinigkeit führen.

Ein häufiger Streitpunkt sind nicht ordnungsgemäß geführte Kassenbücher. Die darin enthaltenen oder eben auch nicht enthaltenen Aufzeichnungen werden dann vom Finanzamt nicht anerkannt oder gerne auch geschätzt. Natürlich meist nicht zu Gunsten des Unternehmens…

Wie man ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führt, erkläre daher ich in diesem Artikel.

In der Umgangssprache versteht man unter Kassenbuch, Kasse, Barkasse und ordnungsgemäßem Kassenbuch oft dasselbe. Beim Finanzamt gibt es aber durchaus Unterschiede. Welche das sind und wer welche Form einhalten muss – hier ein kurzer Überblick:

Was ist ein Kassenbuch?

Grundsätzlich werden im Kassenbuch alle Bargeschäfte (Einnahmen und Ausgaben) des Unternehmens erfasst. Egal ob 58 ct. für eine gekaufte Briefmarke oder 279 EUR für ein verkauftes Paar Schuhe, alle Bargeldbewegungen gehören hier rein.

Je nach Unternehmen kann das Kassenbuch aber in unterschiedlicher Form geführt werden. Hier unterscheidet sich dann das „ordnungsgemäße Kassenbuch“ von der einfachen Dokumentation der Bar-Geschäftsvorfälle.

Unerlässliche Voraussetzung für eine ordnungsmäßige Kassenbuchführung ist das Vorhandensein einer Geschäftskasse. Eine Geschäftskasse darf nicht nur buchmäßig geführt werden, sonst würde ein wesentliches Kontrollmittel zur Nachprüfung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung fehlen (BFH vom 10.06.1954 – IV 68/53 U, BStBl. 1954 III S. 298, und BFH vom 12.01.1968 – VI R 33/67, BStBl. 1968 II S. 341 sowie BFH vom 21.01.1990, BFH/NV 1990 S. 683). D.h. mindestens eine Geldkassette sollte vorhanden sein, Hosentasche oder Portemonnaie des Geschäftsführers sind total ungeeignet, weil hier eine Trennung von Privat- und Geschäftsvermögen nicht wirklich gegeben sein kann 😉

Wer muss ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen?

Steuerpflichtige, die Ihren Gewinn durch Bilanzierung ermitteln, sind gesetzlich verpflichtet Kassenbuch zu führen. Bei einer Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG besteht hingegen grundsätzlich keine Pflicht zur Kassenbuchführung.

Dies bedeutet allerdings nicht, dass EÜR-Buchführer gar keine Aufzeichnungen über ihre Bargeschäfts machen müssen, lediglich die Form ist nicht so streng geregelt wie bei den bilanzierenden Unternehmen. Hier genügt eine chronologische Belegsammlung, die die einzelnen Transaktionen dokumentiert, sowie eine Liste dieser Aufzeichnungen.

Wer allerdings ein Geschäft mit vielen Bargeldzahlungen betreibt (Kneipe, Kiosk), der sollte auf jeden Fall ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen, auch wenn er nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung macht. Bei einer Betriebsprüfung erzeugt ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch mit Sicherheit mehr Vertrauen in die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung als diverse Ordner voller Belege.

Der Aufbau des Kassenbuchs

Ein Kassenbuch dokumentiert zu jedem Geschäftsvorfall folgende Informationen (die Reihenfolge ist dabei nicht vorgegeben):

  • Datum des Geschäftsvorfalls
  • fortlaufende Nummer (Belegnummer)
  • Buchungstext
  • Betrag und Währung der Einnahme oder Ausgabe
  • zugrunde liegenden Steuersatz
  • Umsatzsteuer– bzw. Vorsteuerbetrag
  • aktuellen Kassenbestand

Das sieht dann beispielsweise so aus:

Beispiel Kassenbuch

Beispiel Kassenbuch

Ob man das jetzt auf selbsterstellten Formularen macht oder sich einfach ein fertiges Kassenbuch kauft, bleibt jedem selbst überlassen. (Mit Registrierkassen und anderen elektronischen Kassenbüchern kenne ich mich nicht aus, daher gehe ich in diesem Artikel darauf nicht näher ein.)

Anforderungen an die Aufzeichnungen im Kassenbuch

Grundsätzlich geht es darum ein Kassenbuch so zu führen, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle machen könnte.

Das heißt konkret:

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  • Kassenaufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden (§ 146 Abs. 1 Abgabenordnung – AO). Vollständig ist selbsterklärend, richtig wohl auch. Zeitgerecht heißt nicht einmal im Monat, sondern täglich sollen die Kasseneinnahmen und –ausgaben notiert werden. Geordnet meint u.a. dass jeder Beleg eine Nummer erhält, die in Kassenbuch und auch auf dem Beleg vermerkt wird.
  • Keine Eintragung ohne Beleg. Das heißt auch Privatentnahmen oder Bareinzahlungen auf das Girokonto sind zu belegen und einzutragen. Gibt es dafür keinem externen Beleg, so ist ein Eigenbeleg auszustellen.
  • Änderungen müssen nachvollziehbar sein, d.h. eine Excel-Liste im Computer reicht nicht aus, da Änderungen hier jederzeit gemacht werden können, ohne dass man dies nachvollziehen kann. Man kann natürlich einen Vordruck erstellen, diesen täglich ausdrucken und mit Unterschrift versehen. Ändert sich dann doch einmal nachträglich etwas, so sind diese Änderungen so vorzunehmen, dass man die ursprüngliche Variante noch erkennen kann. Also nicht unkenntlich machen, sondern sauber durchstreichen und die Änderung mittels neuer Eintragung machen. Am besten mit Datum und Unterschrift desjenigen, der die Berichtigung vorgenommen hat.
  • Kassensturzfähigkeit. Das heißt, dass zu jedem Zeitpunkt der SOLL- mit dem IST-Bestand verglichen werden kann. Man muss also regelmäßig nachzählen! Und ein negativer Kassenbestand ist ja sowieso technisch unmöglich, sollte daher also auch nicht in den Aufzeichnungen auftreten.

Aufbewahrung der Kassenbücher und Belege

Kassenbücher (manuell und elektronisch geführte) und die zu ihrem Verständnis notwendigen Unterlagen, die sonstigen Belege und die Kassenendsummenbons müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Vereinfachungen für die Kassenbuchführung

Tageskassenbericht

Bei der Führung des Kassenbuchs ist der Aspekt der Zumutbarkeit zu beachten. Es wäre z.B. sicherlich unmöglich in einer Kneipe jedes Kölsch einzeln ins Kassenbuch einzutragen. In diesen Fällen (bei der Veräußerung von geringwertigen Waren an eine Vielzahl von Kunden) darf ein Tagesbericht geführt werden, in dem Einnahmen und Ausgaben mit Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden. Ums Nachzählen kommt man also auch hier nicht herum!

So könnte der Tageskassenbericht aussehen:

Beispiel Tageskassenbericht

Beispiel Tageskassenbericht

Hat man Umsätze zu unterschiedlichen Steuersätzen, so muss man diese natürlich getrennt ausweisen.

Zusammenfassung von Belegen

Kommt der Chef von einer Geschäftsreise und hat haufenweise Beleg dabei, die er erstattet haben möchte, so kann man diese z.B. in einer Reisekostenabrechnung zusammenfassen (natürlich wieder mit ausgewiesener Mehrwertsteuer) und als eine Zeile ins Kassenbuch übernehmen.

Gleiches gilt auch für die Abrechnung von Unterkassen, die z.B. auf Veranstaltungen vor Ort im Einsatz waren. Auch hier kann man die detaillierte Abrechnung dieser Nebenkassen als eine Position in das Hauptkassenbuch übernehmen.

WICHTIG: die Belege sind auf jeden Fall aufzuheben, besser eine Notiz auf einem Bierdeckel als gar kein Beleg!

Kassenzählprotokoll

Hierauf listet man alle Barmittel sortiert nach Wert auf und ermittelt dann die jeweilige Anzahl, daraus ergibt sich der IST-Bestand der Kasse.

Beispiel Kassenzählprotokoll

Beispiel Kassenzählprotokoll

Eigenbeleg

Und zu Letzt noch ein Beispiel, wie ein Eigenbeleg aussehen kann:

Beispiel Eigenbeleg

Beispiel Eigenbeleg

Excel-Vorlagen für die Kassenbuchführung

Natürlich gibt’s auch wieder eine kleine Vorlage zum kostenlosen Download: Kassenbuch-Tagesbericht-Kassenzählprotokoll-Eigenbeleg-Vorlage

Fazit

Ein ordnungsgemäßes Kassenbuch zu führen ist nicht kompliziert, man muss es nur tun! Klick um zu Tweeten

Und wenn ihr ein sehr bargeldlastiges Geschäft betreibt seid ihr vielleicht doch gut beraten einen Fachanwalt für Steuerrecht zu konsultieren, ehe ihr beim Führen des ordnungsgemäßen Kassenbuchs Fehler macht.  Besser man kümmert sich vorher darum, als wenn das Kind schon in den Brunnen gefallen ist und es zu Unstimmigkeiten mit dem Finanzamt bei einer Betriebsprüfung kommt. Die verstehen da keinen Spaß und das kann teuer werden!

Ich möchte betonen, dass ich kein Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer bin und die dargestellten Informationen meine persönliche Meinung widerspiegeln.

Foto: Paul-Georg Meister / pixelio.de

56 Kommentare

  1. Christina sagt

    Liebe Frau Lorenz,
    ich führe in einem gemeinnützigen Verein das Kassenbuch. Beim „durchnummerieren“ ist die Frage aufgekommen:
    Wenn Mitglieder Beiträge einzahlen oder eine Lastschrift vorliegt (ich also keine Rechnung oder Beleg in diesem Sinne habe), muss dieser Geldeingang auch nummeriert werden? Vergebe ich bei regelmäßigen Abzügen – wie Miete – auch eine Nummer? Und was ist hier der Beleg?
    Wenn jemand eine Rechnung begleicht, ein Geldeingang da ist, kann ich die Rechnung als Nachweis beilegen.
    Ein großes Lob an Ihren Artikel. Alles ist sehr verständlich und klar formuliert und auch für Neueinsteiger nachvollziehbar.

    • Hallo Frau Schulze,
      vielen Dank für das Lob – das freut mich wirklich sehr 🙂

      Kurz zu Ihrer Frage: als Verein sind sie gar nicht verpflichtet ein „ordnungsgemäßes“ Kassenbuch zu führen, d.h. die Regeln für Ihr Kassenbuch sind weit weniger streng.
      Es genügt eine chronologische Belegsammlung, die die einzelnen Transaktionen dokumentiert, sowie eine Liste dieser Aufzeichnungen.

      Hinter allen von Ihnen genannten Vorgängen stecken ja Verträge, oder?
      D.h. dazu gibt es einen „Sammelbeleg“ und nicht immer einzelne Quittungen o.ä.
      So lange ein Prüfer diese Verträge schnell und unproblematisch nachvollziehen kann, ist alles in Ordnung.

      Ich würde mir bei der Nummerierung nicht allzu viel Sorgen machen, denn wie gesagt, sie müssen nur ein „normales“ Kassenbuch führen und kein „ordnungsgemäßes“.

      Hoffentlich konnte ich ein wenig weiterhelfen 🙂

      Sonnige Grüße
      Heike Lorenz

      • Romy Haack sagt

        Hallo Frau Lorenz,

        ich benötige auch mal dringend Hilfe. Ich führe ein Kassenbuch für die Hauptkasse. Zudem führe ich zu Veranstaltungen zwei Unterkassen (Eintritt und Getränke). Für diese Unterkassen habe ich einen Kassenbericht geschrieben. Diese enthalten natürlich Einnahmen, aber auch Ausgaben (sprich Barentnahmen z.B. zur Zahlung der Bandgage). Da mein Buchführungsprogramm nur ein Kassenbuch enthält, frage ich mich nun, wie ich die Kassen abschließe und die Einnahmen und Ausgaben in die Hauptkasse übertrage.

      • Hallo Frau Haack,
        ich würde die jeweilige Summe der Kassenberichte einfach in die Kasse buchen.
        Als Beleg für die Buchung dient dann der Kassenbericht.
        Die Details aus den Berichten sind dann natürlich nicht im Programm erfasst, aber eine andere Möglichkeit fällt mir nicht ein.

        Viele Grüße
        Heike Lorenz

  2. Guten Tag Frau Lorenz,

    mein Unternehmen ist ein Einzelunternehmen. Ich muss eine Einnahmeüberschussrechnung erstellen. Gestartet habe ich mit dem ganzen Mitte 2015. Ich produziere u.a. Speiseeis für die Gastronomie und am Wochenende verkauf ich es direkt dem privaten Kunden auf die Hand.
    Nun war eine Dame des Finanzamtes da und prüfte ob mein Inventar auch vollständig da sei. Wegen den ganzen maschinellen Anschaffungen war die Vorsteuer die ich zurückerhalten habe über die ersten Monate immer im 4 stelligen Bereich. Nun sagte die Dame, dass ich ein Kassenbericht schreiben muss aus dem hervorgeht, was aus der Kasse ein- und ausgegangen ist. Um dem ganzen die Krone aufzusetzen, meinte die Dame, dass ich für jeden Kunden einen einzelnen Eintrag machen muss, auch wenn er nur eine Kugel kauft. Ich stelle mir das in der Saison wo die Laufkundschaft kommt recht schwierig vor für jeden einzelnen Kunden so einen Eintrag aufzuschreiben. Außerdem dachte ich, dass ich keine Kassenberichte mit einer Einnahmeüberschussrechnung machen muss. Mein Steuerberater sagte zu mir, dass das völliger Unsinn sei, aber wenn das Finanzamt das verlange könne man wohl wenig machen.
    Gibt es Wege, dass zu vermeiden oder bin ich dem Finanzamt da ausgeliefert?

    Mit freundlichen Grüßen

    Alex Honner

  3. Guten Tag Frau Lorenz,

    ich arbeite in einem Restaurant, welches nur Bargeldgeschälte betreibt und ohne eine Registrierkasse arbeitet. Sie führen lediglich ein Kassenbuch und zählen am Tagesende wie viel sie eingenommen haben indem Sie Soll Bestand minus Ist Bestand rechnen. Es wird sonst weiter nichts notiert und nichts festgehalten wie z.B. Mitarbeiterverzehr oder Verluste z.B. durch Stornierungen. Ich frage mich ob das so erlaubt ist und ob es da eine Sonderregelung zwischen dem Finanzamt und dem Unternehmen gibt. Denn wenn man eine Registrierkasse hat muss man doch so unheimlich viel beachten oder nicht? Wie sieht die ordnungsgemäße Buchführung aus und alles was dazu gehört wenn man kein Kassensystem hat? Ich finde viele Informationen über die ordnungsgemäße Buchführung mit einem Kassensystem aber leider keine Informationen, wenn man kein Kassensystem hat. Ihre Seite erzählt ja auch lediglich die Buchführung eines Kassenbuches oder ist das alles was man machen muss?

    Liebe Grüße M.Nissen

    • Hallo Frau Nissen,
      grundsätzlich muss gar nicht jeder ein Kassensystem haben oder ein Kassenbuch führen. Da bedarf es keiner Sonderabsprachen mit dem Finanzamt:

      „Steuerpflichtige, die Ihren Gewinn durch Bilanzierung ermitteln, sind gesetzlich verpflichtet Kassenbuch zu führen. Bei einer Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG besteht hingegen grundsätzlich keine Pflicht zur Kassenbuchführung.“

      Daher kann es sein, dass bei dem beschriebenen Restaurant keine Pflicht besteht ein Kassenbuch zu führen oder ein Kassensystem zu nutzen …

      Viele Grüße
      Heike Lorenz

  4. Sebastian sagt

    Hallo,

    als erstes vielen Dank für diese hilfreiche Internetseite!

    Wir möchten mehrere Getränkeautomaten aufstellen und betreiben. Wie muss ich da mit dem Kassenbuch verfahren? Zählt jeder Automat für sich als einzelne Kasse und muss ich für jeden einzelnen Automaten ein Kassenbuch führen? Oder zähle ich alle Münzen, die aus einem Automat entnommen werden mittels Zählprotokoll und schreibe diese Einnahmen dann untereinander in das (Haupt)Kassenbuch von der Barkasse (z.B. Geldkassette)? Natürlich abzüglich des Wechselgeldes, das im Automaten verbleibt.
    Muss ich dann noch extra einen Eigenbeleg für die Einzahlung anfertigen oder reichen die Zählprotokolle der Automaten?

    Vielen Dank,
    Sebastian

    • Hi Sebastian,
      erst einmal Danke für das Kompliment!

      Ich würde die Variante B wählen.
      Also 1 Kassenbuch mit einzelnen Einträgen für jeden Automaten.
      Und wenn ihr für jeden Automaten ein Zählprotokoll habt, dann braucht ihr auch keinen zusätzlichen Eigenbeleg denke ich.
      Wozu auch?

      Trotzdem würde ich zur Sicherheit noch mal einen Steuerberater fragen, ehe ihr dann später Probleme bekommt 🙂

      Viel Erfolg
      Heike

      • Sebastian sagt

        Hallo Heike,

        vielen Dank für die schnelle Antwort.

        Eine Frage hätte ich noch zum Thema: Wie genau muss ich die Einnahmen aus einem Automaten aufschreiben? Reicht es, den gesamten Münzbestand im Automaten zu zählen und zu erfassen oder muss ich die verkauften Waren einzeln aufschreiben (also z.B. 5x Mars für je 0,50 Euro; 3x Haribo für je 1,00 Euro usw.)?
        Natürlich werde ich mir die verkauften Artikel für mich notieren (ich will ja wissen was gut läuft und was ich nachkaufen muss), aber hat das etwas im Kassenbuch (oder irgendwo anders) zu suchen? Alle Artikel werden USt-frei verkauft (Kleinunternehmer).

        Danke,
        Sebastian

      • Hi Sebastian,
        da muss ich jetzt erstmal nachdenken…

        Also: grundsätzlich musst Du natürlich notieren, was genau Du verkauft hast.
        Bei einer Prüfung muss der Prüfer nachvollziehen können, was genau Du eingekauft und verkauft hast.
        Also dein Wareneingang und dein Warenausgang müssen genau nachvollziehbar sein – könnte ja auch sein, dass Du das eine oder andere Mars selbst gegessen hast oder etwas wegschmeißen musstest, weil es abgelaufen war oder so…

        Ob das jetzt ins Kassenbuch muss?
        Eher nicht, aber nachvollziehbar muss es auf jeden Fall sein.
        Und warum nicht einen Verweis auf den Warenzettel ins Kassenbuch einfügen?
        Nach dem Motto: Umsatz = xxx EUR, Ware s. Warenzettel Nr. 17 vom 31.01.2016.
        Dann sollte es passen.
        Und auch für Dich ist das gut, denn so kannst Du nachvollziehen, welchen Umsatz Du mit welchen Waren an welchem Tag gemacht hast!

        Viele Grüße
        Heike

  5. Nadine sagt

    Hallo
    ein Frage, wie soll ich das machen wenn ich nicht täglich Einnahmen und Ausgaben habe? Also z.B. Montag Ausgabe von 5,99€ und dann Donnerstag wieder 8,22€ und Samstag Einnahme von 50€. Wie führe ich da dann mein Kassenbuch?

    • Hallo Nadine,
      ich verstehe deine Frage leider nicht wirklich…
      Du trägst natürlich die Kassenbewegungen dann ein, wenn Du welche hast.
      Oder was meinst Du genau?

      Viele Grüße
      Heike

      • Nadine sagt

        Hallo,
        ich habe nicht täglich ein Einnahmen und Ausgaben, muss ich trotzdem täglich einen Kassenbericht oder ins Kassenbuch schreiben? zbw. wenn ich 3 Tage keine Einnahmen und Ausgaben habe schreibe ich drei Tage nur Datum Anfang und Endbestand auf???

      • Hallo Nadine,
        nein – ich verstehe die Vorschriften so, dass Du nur dann etwas eintragen musst, wenn auch wirklich etwas passiert ist.
        Vollständig, lückenlos und zeitnah – das erfüllst du auch, wenn nur dann etwas einträgst, wenn du auch wirklich etwas bar gekauft hast.

        Viele Grüße
        Heike

  6. Mirco Uterwedde sagt

    Schönen Guten Tag Frau Lorenz,

    ich bin derzeit in einer Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement und habe jetzt die Aufgabe bekommen mich um das Kassenbuch zu kümmern.
    Rein von der Sache her habe ich dank ihrem Artikel schon verstanden Wieso ein Kassenbuch geführt werden muss und beim wem ( arbeite bei einer KG deshalb ist es ja sowieso ein muss)

    Meine Frage bezieht sich daher eher darauf auf was sollte ich achten damit mir keine Fehler unterlaufen ? Gibt es Tipps die es eventuell vereinfachen? Mir kommt es nämlich so vor als ob ein Kassenbuch zu führen nicht gerade einfach ist. Wahrscheinlich denke ich aber am Ende auch viel zu kompliziert.

    Ich hoffe sie können mir irgendwie weiterhelfen.

    Mit freundlichen Grüßen

    Mirco Uterwedde

    • Hallo Herr Uterwedde,
      mein wichtigster Tipp: das Kassenbuch immer zeitnah führen!
      Denn sonst verliert man schnell den Überblick.
      Und sich ein wenig Ruhe & Zeit dafür nehmen, dann klappt das schon 🙂

      Viel Erfolg
      Heike Lorenz

      P.S.: Bei speziellen Problemen gerne nochmal einen Kommentar hinterlassen!

  7. Evi Künstle sagt

    Guten Tag, – wie muss im Verein die Barkasse geführt werden? Schöne Grüsse und einen guten Tag.

      • Evi Künstle sagt

        Hallo und guten Tag, wir sind ein Verein e. V. und unsere Bewirtschaftstungsbeauftrage möchte die
        Bewirtungskasse nicht offen legen. Ich will, dass Einnahmen und Ausgaben genau aufgeschrieben werden,
        die Belege bereit sind. Es handelt sich nicht um grosse Beträge ( so 300 – 500 Euro ), aber trotzdem verlange
        ich eine Kassenführung nach dem Buchhaltungsprinzip. Die Bewirtschaftungsbeauftrage sagt, es sei immer
        so gewesen, dass die Barkasse nicht in Erscheinung getreten ist und sie auch immer damit für den Verein
        eingekauft hat. Putzmittel, Deko, Betriebsmittel usw. Ich ( neue Kassiererin ) erwarte jedoch , dass alle
        Vorgänge genaue dokumentiert und belegt werden. Es gab schon unschöne Szenen. Ist das zu viel verlangt? Gruss und Danke!

      • Hm,
        ich bin ja kein Steuerberater oder Rechtsanwalt, aber heimliche Kassen kommen mir komisch vor… Das kann m.E. nicht sein, dass da jemand Vereinsgeld ohne Dokumentation ausgibt.

        Viel Erfolg bei der Klärung!

        Beste Grüße
        Heike Lorenz

  8. Hallo, ich habe ein kleines Nebengewerbe (seit August 2015) und mache gerade meine erste Monatsabrechnung. Ich habe am Anfang einige Ausgaben gehabt wie z.B. Gewerbescheinanmeldung, Bürobedarf, Material etc. Diese Ausgaben habe ich aus meinem privaten Portemonaie bezahlt. Die Rechnungen kann ich ja absetzen. Am Ende des Monats waren es aber jetzt mehr Ausgaben als Einnahmen. Muss ich dieses Minus mit einer Privateinzahlung im Kassenbuch ausgleichen? Ist ja am Anfang etwas schwierig. Oder kann man ruhig mit dem Minus Betrag in den nächsten Monat reingehen? Da ich jetzt die Anschaffungen gemacht habe, denke ich das ich mit plus in dem nächsten Monat rausgehen werde.
    MfG Sina

    • Hallo Sina,
      eine Kasse kann niemals negativ sein – so wie ein Portemonnaie auch niemals weniger Geld als 0 EUR enthalten kann.
      Daher vermutest du völlig richtig, dass Du zunächst eine „Privateinlage“ in die Kasse tun musst, damit dies nicht passiert 🙂

      Ich wünsche Dir viel Erfolg mit deinem kleinen Business!

      Viele Grüße
      Heike

  9. Anita Stoiber sagt

    Liebe Frau Lorenz,

    ich habe vor 3 Wochen in einer Fa. (KG) angefangen, die gerade im Aufbau ist und mir wurde die Kassenbuchführung übertragen. Wir haben eigentlich nur Barauszahlungen von IT-Experten aufgrund einer Rechnung und eben wenn wir Büromaterial bar einkaufen.
    Nun zu meinen Fragen:
    1) Den Anfangsbestand an Briefmarken habe ich als Barbetrag auf den tatsächlichen Barbetrag aufaddiert. Ist das korrekt?
    2) Heute gab mir der Geschäftsführer einen EC-Karten Beleg (Quittung, die mit der EC-Karte bezahlt wurde. Wie soll ich diesen Betrag denn vermerken? Gehört diese Zahlung überhaupt ins Kassenbuch? – Ich meine Nein, mein Geschäftsführer meint ja.

    Ich freue mich schon über eine Antwort und bedanke mich schon im Voraus für Ihre Hilfe!

    Mit freundlichen Grüßen
    Anita Stoiber

    • Hallo Frau Stoiber,
      dann schauen wir mal:

      1. Briefmarken sind kein Bargeld, gehören also nicht in die Kasse. Als sie gekauft wurden gab es ja schließlich eine Ausgabe mit Beleg – dieser gehört in die Kasse.

      2. Da stellt sich die Frage, von welchem Konto der ec-Karten-Betrag abgebucht wird. Wird vom Geschäftskonto abgebucht gehört der Beleg zu den Bankunterlagen und nicht in die Kasse. Ist es ein privater ec-Beleg und soll bar erstattet werden, dann gehört der Beleg in die Kasse 🙂

      Ich hoffe das hilft ein wenig weiter!

      Sonnige Grüße
      Heike Lorenz

  10. Elke sagt

    Liebe Frau Lorenz,

    ich habe folgendes Problem. Ich weiß nicht wie ich bei meiner UG die Barkasse führen muss. Ich möchte diese gerne schriftlich führen, da ich gelesen habe, dass Software oder Excel nicht vom Finanzamt akzeptiert wird und es wurde mir auch vom Steuerberater empfohlen.

    Im Büroladen habe ich nun folgendes zur Auswahl: Kassenbuch, Kassenbestandsrechnung, Kassenabrechnung, Kassenberichtsheft.

    Wo liegt der Unterschied der einzelnen Bücher?

    Mein Unternehmen bietet Dienstleistungen an, wo ich 2-3 Mal die Woche Barzahlungen von Kunden entgegen nehme. Die restlichen Zahlungen werden auf Rechnung bezahlt und auf das Firmenkonto überwiesen. Welches Buch muss ich nun für meine Barkasse nehmen? Der Steuerberater sagt, dass ich ein Kassenberichtsheft führen muss und kein Kassenbuch. Für mich sieht das Kassenbuch aber viel sinniger aus, denn ich muss ja nur den Eingang und den Ausgnag der Barkasse dokumentieren, oder? Für die einzelnen Barzahlungen stelle ich Quittungen aus.

    Nun bin ich total verwirrt. Können Sie mir sagen, ob ich wirklich nicht das Kassenbuch nehmen soll und vielleicht auch warum?

    Herzliche Grüße
    Elke

    • Liebe Elke,
      ich muss ganz ehrlich sagen – ich habe keine Ahnung wo die Unterschiede liegen.
      Aber wenn ihr Steuerberater sowas empfiehlt, da muss er doch auch eine Begründung haben, oder?
      Ich würde das mit ihm noch einmal genau besprechen, wofür hat man denn einen Steuerberater 🙂

      Würde mich freuen, wenn Sie seine Antwort hier in den Kommentaren hinterlassen, dann können wir alle was lernen, OK?

      Tut mir wirklich leid…

      Viele Grüße
      Heike Lorenz

  11. Galina sagt

    Hallo,

    ich habe ein Nebengewerbe (Beratung und Analyse). Bisher habe ich meine Dienstleistungen nur auf Rechnung erbracht. Ich moechte einen kostenlosen einfuehrenden Vortrag ueber meine Taetigkeit halten und anschliessend den Gaesten fuer kleinen Baetrag Kurzanalysen anbieten. Es wird Bar bezahlt ohne Rechnung. Wie ist dies ordnungsgemaess aufzuzeichnen?

    Danke im Voraus
    Galina

    • Hallo Galina,
      Du kannst natürlich jedem eine Quittung ausstellen, dann können deine Kunden das auch von der Steuer absetzen.
      Ansonsten erfasst Du die Einnahmen einfach in deinem Kassenbuch & gut. Ist doch in Kneipen genau das gleiche, da ist es ja auch bar und ohne Rechnung 🙂

      Viele Grüße
      Heike

  12. Dana sagt

    Hallo,
    wir haben ein einzelunternehmen und sind umsatzsteuerbefreit. Bis jetzt hat meine mutter das kassenbuch geführt und das girokonto mit aufgeführt. Das ist ja falsch, so wie ich das verstehe, aber was passiert dann mit dem girokonto? Wie erfasse ich das? Wie bekomme ich das aus dem kassenbuch?

    • Hallo Dana,
      ich verstehe leider deine Frage nicht ganz: wieso wurde das Girokonto mit ins Kassenbuch eingetragen? Kassenbuch heißt doch eindeutig Kassenbuch.

      Oder hat deine Mutter einfach eine große Liste mit allen Einnahmen und Ausgaben gemacht? Das ist dann ja kein Kassenbuch.

      Und wo drin hat sie alles eingetragen, wo du es jetzt wieder raus haben willst? In ein Buch? In eine Software?

      Das Girokonto wird ganz normal in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung erfasst, dafür gibt es ja die Kontoauszüge & die zu jeder Transaktion gehörenden Belege. Das braucht man dann ja nicht nochmal abzuschreiben.

      Ein paar mehr Infos wären gut, damit ich wirklich helfen kann!

      Viele Grüße
      Heike

      • Dana sagt

        Hallo,
        wir schreiben ALLES in das Sigel Kassenabrechnungsbuch ein. Alle Einnahmen und Alle Ausgaben.
        Langsam denke ich, das man unseres nicht als Kassenbuch, sondern eher als Einnahmen-Überschuss-Rechnung bezeichnen kann, oder?
        Dann wäre es ja Richtig, wenn das Girokonto da mit auftaucht.
        Sind ja ein Kleinunternehmen/Einzelunternehmen, Umsatzsteuerbefreit i.s.d §19 Abs.1 UStG.

      • Hallo Dana,
        ja, so würde ich das auch sehen. Zur Vorsicht solltet ihr aber vielleicht nochmal einen Steuerberater fragen, nicht, dass bei einer Betriebsprüfung dann alles schief läuft!

        Viele Grüße
        Heike

  13. Michael sagt

    Hallo,

    mich würde interessieren ob z.B. die kostenlose und, meiner Meinung nach, sehr einfache Software „FGS CashBook/Kassenbuch“ vom Finanzamt zugelassen ist. Ich hab derzeit eine Betriebsprüfung und der Prüferin passt eigentlich nichts.
    Sie sagt, dass mein Kassenbuch mit dem gleichen Stift und der gleichen Handschrift zu sauber geschrieben ist und somit nachvollzogen werden kann, dass das Buch manipuliert wurde (monatlich geschrieben ect); und dass jede Software, die nicht fälschungssicher ist (Nummerierung und Datum können nicht geändert werden ect), nicht zulässig sei ?!?! Das höre ich das erste mal ?! Zudem mache ich seit einem Jahr die Kasse mit dieser Software (FGS Kassenbuch). Find das eben sehr praktisch.

    • Hallo Michael,
      ob das Programm vom Finanzamt zugelassen ist kann ich nur raten, frag doch einfach mal beim Hersteller nach. Es scheint aber so zu sein: http://www.fgs-ltd.com/de/kassenbuch/form/FGS_GDBu.pdf

      Grundsätzlich ist die Frage, ob Du überhaupt zur Führung eines „ordnungsgemäßen Kassenbuchs“ verpflichtet bist. Ich zitiere mich jetzt mal selbst: “ Wer muss ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen? Steuerpflichtige, die Ihren Gewinn durch Bilanzierung ermitteln, sind gesetzlich verpflichtet Kassenbuch zu führen. Bei einer Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG besteht hingegen grundsätzlich keine Pflicht zur Kassenbuchführung.“

      Das gleiche gilt auch für die Software. Nicht jeder hat da die gleichen Auflagen seitens des Finanzamts.

      Seid ihr eine GmbH? Oder bist du Freiberufler? Um was für eine Rechtsform handelt es sich bei deiner Firma?

      Viele Grüße
      Heike

  14. Schröder, Daniela sagt

    Hallo,

    ich habe gleich 3 Fragen:
    Kassenbuch: Februar ist abgeschlossen und es ist noch eine Quittung vom Februar da, was soll man damit machen? An dem Tag eintragen wo man Sie findet? oder was??

    Barauszahlung? Wie soll man das im Kassenbuch machen, wenn jmd Bargeld für z. B. tanken holt und es aber am selben Tag nicht wieder bringt?was muss man ins Kassenbuch eintragen

    Gutschein? der nicht in der Kasse war, wie trage ich das ins Kassenbuch ein. Gutschein geschenkt bekommen, wegen gutem Umsatz. Was mache ich damit???

    Vielen Dank und liebe Grüße
    Daniela Schröder

    • Hallo Frau Schröder,
      dann will ich mal versuchen, Ihre Fragen zu beantworten 🙂

      1. Beleg kommt zu spät: einfach auf dem Beleg den Buchungstag notieren & ihn dann später buchen. Wichtig ist ja nicht das Belegdatum, sondern der Tag, an dem das Geld aus der Kasse ausgezahlt wurde. Wichtig: Wenn man zur Führung eines „ordnungsgemäßen Kassenbuchs“ verpflichtet ist, dann muss das Saldo in der Kasse immer stimmen. Hat man also das Geld für den Beleg schon früher entnommen, hätte man ja merken müssen, das er fehlt. Hat aber ein Mitarbeiter privat etwas vorgestreckt und kommt erst später mit dem Beleg, dann erfolgt der Geldausgang ja auch erst später und man kann ihn auch erst dann buchen.

      2. Barauszahlung: man notiert an dem Tag, an dem das Geld die Kasse verlassen hat einen „Vorschuss“ für den Mitarbeiter und die Gegenbuchung erfolgt dann an dem Tag, an dem er mit Quittung und Restgeld wieder kommt. Wichtig: den Vorschuss dann auch komplett ausbuchen und nicht nur das Restgeld!

      3. Gutschein: hier verstehe ich die Frage leider nicht. Was ist das für ein Gutschein? Von wem kommt der? Und wieso muss der in die Kasse?

      Ich hoffe, das hilft ein wenig weiter?

      Sonnige Grüße
      Heike Lorenz

      • Schröder, Daniela sagt

        Liebe Frau Lorenz,

        danke für Ihre Antworten.

        Das mit dem Gutschein ist so. Er lag schon länger in der Kasse (Bekommen von einem Baumarkt, wegen guten Umsatz). Der Kollege hat ihn dann eingelöst ohne das er irgendwo registriert wurde und es kommt noch dazu das er zu dem Gutschein noch etwas drauf zahlen musste.
        Ist es jetzt etwas verständlicher?

        Liebe Grüße
        Daniela Schröder

      • Hm,
        was steht denn auf dem Kassenbon? Ich denke, dass ist wie ein Rabatt & man bucht nur das, was ihr Kollege zugezahlt hat.

        Viele Grüße
        Heike Lorenz

  15. Schaub Birgit sagt

    Hallo Frau Lorenz,

    ich betreibe zeit Oktober 2014 ein Bistro und muss den Tagesbericht machen komme aber damit nicht zurecht können sie mir da Helfen auch wegen der % Rechnung also bei Getränken auser Haus und im Haus wieviel % muss ich dann schreiben .
    Wäre Nett könnten sie mir da weiterhelfen.

    Mit freundlichen Grüßen

    Birgit Schaub

    • Hallo Frau Schaub,
      es ist ein wenig verwirrend, aber eindeutig geregelt:
      So werden z.B. Getränke generell mit 19% besteuert. Ausnahmen: Mineralwasser und Milch. In der Gastronomie unterliegt Essen zum Mitnehmen und neu auch die Übernachtung dem ermäßigten Steuersatz von 7%, während Speisen, die im Lokal verzehrt werden, mit dem allgemeinen Steuersatz von 19% besteuert werden.
      (Link zum nachlesen: http://www.steuerberaten.de/tag/umsatzsteuersatz/ )

      Viele Grüße
      Heike Lorenz

  16. sarah redding sagt

    Hallo,

    eine kurze Frage zur Excel-Variante. Kann ich den bei Excel Alles eintragen und dann ausdrucken und unterschreiben oder muss ich den Vordruck ausdrucken und dann Handschriftlich eintragen?

    Lg Sarah

      • sarah sagt

        Ich hatte irgend wo gelesen das es auffällig wäre wenn nicht zB 1 mal im Monat etwas falsch eingetragen wurde und dann durchgestrichen und neu geschrieben ist. Da dachte ich wenn man das direkt auf Excel eingibt gibt es ja keine Fehler auch wenn man es zum Schluss ausdruckt und hatte Angst das man das vorwerfen könnte. Wenn man sich auf Excel vertippt korrigiert man das ja sofot und man sieht es nicht auf dem Ausdruck.

        Lg und vielen Dank

      • Also ein Kunde von mir macht das schon seit Jahren mit Excel, ausdrucken & unterschreiben. Er hatte mehrere Betriebsprüfungen und keiner hat das beanstandet…

        LG
        Heike

  17. Karl sagt

    Hallo,

    ich bin ein bisschen durcheiander, Im Kaasenbuch oben steht bei Privatentnahme von €100 steuersatz 19%??? steuer enthalten
    €15,97
    Wieso muss man bei Privatent. den steuer berchnen???
    Danke vielmals

    Karl

    • Oh mannomannomann – das ist natürlich Quatsch.
      Ich habe den Fehler sofort korrigiert!

      Danke für’s genaue Hinsehen!

      Viele Grüße
      Heike

  18. ich bin selbständige Yogalehrerin und gehe ab 2014 zurück in die Kleinunternehmerschaft, d.h. ohne Umsatzsteuerabführung an das Finanzamt. Wenn ich jetzt mein Einnahmen-Ausgabenbuch selbst führe, wie muss ich die Honorareinnahmen angeben, jeden Teilnehmer einzeln oder kann ich die Teilnehmer in Kurse zusammenführen?
    ca 6Kurse mit 10-14 Teilnehmern, das 3x im Jahr, wie kann ich das zusammenfassen? oder geht das gar nicht.
    Freundliche Grüße
    Gudrun Gambietz

    • Hallo Gudrun,
      es gibt (wie immer) mehrere Möglichkeiten!
      Das wichtigste bei der ganzen Sache ist, dass ein unbeteiligter Dritter einfach nachvollziehen kann, wie sich so eine Buchung zusammensetzt.

      Das heißt: Du kannst entweder jeden Beitrag einzeln aufführen oder einfach den Gesamtbetrag eintragen und die Liste der Kursteilnehmer beifügen.
      Da zahlt ja jeder den gleichen Betrag, oder?
      Oder du hast irgendwo ordentlich abgeheftet deine Listen mit den Kursteilnehmern und schreibst ins Kassenbuch z.B. „Honorar Kurs 25.11.14“ und die Gesamteinnahme für diesen Kurs.

      So oder so kann der Prüfer (= der unbeteiligte Dritte) dann sofort kontrollieren, ob du deine Einnahmen korrekt erfasst hast & alles ist gut!

      Viel Erfolg & sonnige Grüße
      Heike

  19. claudia sagt

    ich verstehe alle angaben bezüglich des kassabuches jedoch verste ich nicht welche % prozente in das kassabuchs gehört

    • Hallo Claudia,
      ich denke, du meinst den Mehrwert-Steuersatz, oder?
      Das kommt natürlich auf den jeweiligen Beleg an, den du ins Kassenbuch übernehmen möchtest. Da sollte der Mehrwertsteuersatz draufstehen.
      In Deutschland gibt es z.Zt. 7% (z.B. Zeitschriften und Bücher) und 19% (z.B. Büromaterial). Es gibt aber auch Kosten, die überhaupt keine Mehrwertsteuer enthalten, z.B. Briefmarken.
      Du musst also bei jeder Buchung im Kassenbuch prüfen, welcher Steuersatz einzutragen ist.

      Viele Grüße
      Heike

  20. Brigitte sagt

    Hallo und guten Morgen,

    bitte entschuldigen sie, wenn meine Frage dumm sein sollte, aber ich bin etwas verwirrt.

    Ich habe mir die Excel-Datei runtergeldaden, und versuche sie für unsere Zwecke zu nutzen.
    Nun bin ich beim Kassenbuch etwas verwirrt. Die Ausgabe für die Fachzeitschrift wird im Kassenbestand addiert. Habe ich ein Brett vor dem Kopf, und habe etwas missverstanden, oder ist da ein Fehler in der Formel??

    Auch wüsste ich gerne, ob ein mit Excel geführtes Kassenbuch, vom Finanzamt anerkannt wird, oder ob ich doch eins der vielen angebotenen Fertiglösungen (Programme) kaufen sollte .

    Ich würde mich über eine Antwort sehr freuen

    Mit freundlichen Grüßen

    Brigitte Müller

    • Hallo & guten Abend!
      Nein, kein Brett vor dem Kopf, sondern sehr gut aufgepasst!
      Ich hatte den Betrag für die Fachzeitschrift irrtümlich ohne Minus davor eingetragen!
      Habe ich natürlich sofort korrigiert und die aktualisierte Vorlage hochgeladen.
      Danke dafür!

      Jetzt aber zum Thema Kassenbuch & Excel: die Antwort ist zwar doof, aber „es kommt darauf an“. Und zwar kommt es darauf an, ob man zum Führen eines Kassenbuch lt. Gesetzt verpflichtet ist oder nicht.

      Wenn nicht, dann ist die Form egal.

      Wenn doch, dann ist eine Excel-Liste im Computer nicht ausreichend, da „Änderungen nachvollziehbar“ sein müssen. D.h. eine Excel-Liste im Computer reicht nicht aus, da Änderungen hier jederzeit gemacht werden können, ohne dass man dies nachvollziehen kann. Man kann natürlich einen Vordruck erstellen, diesen täglich ausdrucken und mit Unterschrift versehen. Ändert sich dann doch einmal nachträglich etwas, so sind diese Änderungen so vorzunehmen, dass man die ursprüngliche Variante noch erkennen kann. Also nicht unkenntlich machen, sondern sauber durchstreichen und die Änderung mittels neuer Eintragung machen. Am besten mit Datum und Unterschrift desjenigen, der die Berichtigung vorgenommen hat.

      In jedem Fall würde ich bei Kassenbuchpflicht den Steuerberater meines Vertrauens fragen, nicht dass einem solche Ausdrucke nachträglich um die Ohren fliegen, wenn eine Betriebsprüfung kommt.

      Ich selbst bin leider kein Steuerberater…

      Ich hoffe, ich konnte ein wenig Licht ins Dunkle bringen?

      Vielen Dank für’s genaue Hinschauen & viele Grüße
      Heike Lorenz

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