Das ordnungsgemäße Kassenbuch - so geht's!v

Das ordnungsgemäße Kassenbuch – so geht’s!

Seit 2008 bin ich als ehrenamtliche Richterin am Finanzgericht Köln im 13. Senat tätig. Dieser Senat ist u.a. zuständig für die Themen Körperschaftssteuer & Klagen von Körperschaften wegen Gewerbesteuer, d.h. hier streiten sich Unternehmen und Selbständige mit dem Finanzamt.

Das ist für mich als Unternehmensberaterin natürlich immer wieder spannend und ich lerne eine Menge über die Gründe, die bei Betriebsprüfungen zu Ärger bzw. Uneinigkeit führen.

Ein häufiger Streitpunkt sind nicht ordnungsgemäß geführte Kassenbücher. Die darin enthaltenen oder eben auch nicht enthaltenen Aufzeichnungen werden dann vom Finanzamt nicht anerkannt oder gerne auch geschätzt. Natürlich meist nicht zu Gunsten des Unternehmens…

Wie man ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führt, erkläre daher ich in diesem Artikel.

In der Umgangssprache versteht man unter Kassenbuch, Kasse, Barkasse und ordnungsgemäßem Kassenbuch oft dasselbe. Beim Finanzamt gibt es aber durchaus Unterschiede. Welche das sind und wer welche Form einhalten muss – hier ein kurzer Überblick:

Was ist ein Kassenbuch?

Grundsätzlich werden im Kassenbuch alle Bargeschäfte (Einnahmen und Ausgaben) des Unternehmens erfasst. Egal ob 58 ct. für eine gekaufte Briefmarke oder 279 EUR für ein verkauftes Paar Schuhe, alle Bargeldbewegungen gehören hier rein.

Je nach Unternehmen kann das Kassenbuch aber in unterschiedlicher Form geführt werden. Hier unterscheidet sich dann das „ordnungsgemäße Kassenbuch“ von der einfachen Dokumentation der Bar-Geschäftsvorfälle.

Unerlässliche Voraussetzung für eine ordnungsmäßige Kassenbuchführung ist das Vorhandensein einer Geschäftskasse. Eine Geschäftskasse darf nicht nur buchmäßig geführt werden, sonst würde ein wesentliches Kontrollmittel zur Nachprüfung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung fehlen (BFH vom 10.06.1954 – IV 68/53 U, BStBl. 1954 III S. 298, und BFH vom 12.01.1968 – VI R 33/67, BStBl. 1968 II S. 341 sowie BFH vom 21.01.1990, BFH/NV 1990 S. 683). D.h. mindestens eine Geldkassette sollte vorhanden sein, Hosentasche oder Portemonnaie des Geschäftsführers sind total ungeeignet, weil hier eine Trennung von Privat- und Geschäftsvermögen nicht wirklich gegeben sein kann ;-)

Wer muss ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen?

Steuerpflichtige, die Ihren Gewinn durch Bilanzierung ermitteln, sind gesetzlich verpflichtet Kassenbuch zu führen. Bei einer Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG besteht hingegen grundsätzlich keine Pflicht zur Kassenbuchführung.

Dies bedeutet allerdings nicht, dass EÜR-Buchführer gar keine Aufzeichnungen über ihre Bargeschäfts machen müssen, lediglich die Form ist nicht so streng geregelt wie bei den bilanzierenden Unternehmen. Hier genügt eine chronologische Belegsammlung, die die einzelnen Transaktionen dokumentiert, sowie eine Liste dieser Aufzeichnungen.

Wer allerdings ein Geschäft mit vielen Bargeldzahlungen betreibt (Kneipe, Kiosk), der sollte auf jeden Fall ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen, auch wenn er nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung macht. Bei einer Betriebsprüfung erzeugt ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch mit Sicherheit mehr Vertrauen in die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung als diverse Ordner voller Belege.

Der Aufbau des Kassenbuchs

Ein Kassenbuch dokumentiert zu jedem Geschäftsvorfall folgende Informationen (die Reihenfolge ist dabei nicht vorgegeben):

  • Datum des Geschäftsvorfalls
  • fortlaufende Nummer (Belegnummer)
  • Buchungstext
  • Betrag und Währung der Einnahme oder Ausgabe
  • zugrunde liegenden Steuersatz
  • Umsatzsteuer- bzw. Vorsteuerbetrag
  • aktuellen Kassenbestand

Das sieht dann beispielsweise so aus:

Beispiel Kassenbuch

Beispiel Kassenbuch

Ob man das jetzt auf selbsterstellten Formularen macht oder sich einfach ein fertiges Kassenbuch kauft, bleibt jedem selbst überlassen. (Mit Registrierkassen und anderen elektronischen Kassenbüchern kenne ich mich nicht aus, daher gehe ich in diesem Artikel darauf nicht näher ein.)

Anforderungen an die Aufzeichnungen im Kassenbuch

Grundsätzlich geht es darum ein Kassenbuch so zu führen, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle machen könnte.

Das heißt konkret:

  • Kassenaufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden (§ 146 Abs. 1 Abgabenordnung – AO). Vollständig ist selbsterklärend, richtig wohl auch. Zeitgerecht heißt nicht einmal im Monat, sondern täglich sollen die Kasseneinnahmen und –ausgaben notiert werden. Geordnet meint u.a. dass jeder Beleg eine Nummer erhält, die in Kassenbuch und auch auf dem Beleg vermerkt wird.

  • WERBUNG
  • Keine Eintragung ohne Beleg. Das heißt auch Privatentnahmen oder Bareinzahlungen auf das Girokonto sind zu belegen und einzutragen. Gibt es dafür keinem externen Beleg, so ist ein Eigenbeleg auszustellen.
  • Änderungen müssen nachvollziehbar sein, d.h. eine Excel-Liste im Computer reicht nicht aus, da Änderungen hier jederzeit gemacht werden können, ohne dass man dies nachvollziehen kann. Man kann natürlich einen Vordruck erstellen, diesen täglich ausdrucken und mit Unterschrift versehen. Ändert sich dann doch einmal nachträglich etwas, so sind diese Änderungen so vorzunehmen, dass man die ursprüngliche Variante noch erkennen kann. Also nicht unkenntlich machen, sondern sauber durchstreichen und die Änderung mittels neuer Eintragung machen. Am besten mit Datum und Unterschrift desjenigen, der die Berichtigung vorgenommen hat.
  • Kassensturzfähigkeit. Das heißt, dass zu jedem Zeitpunkt der SOLL- mit dem IST-Bestand verglichen werden kann. Man muss also regelmäßig nachzählen! Und ein negativer Kassenbestand ist ja sowieso technisch unmöglich, sollte daher also auch nicht in den Aufzeichnungen auftreten.

Aufbewahrung der Kassenbücher und Belege

Kassenbücher (manuell und elektronisch geführte) und die zu ihrem Verständnis notwendigen Unterlagen, die sonstigen Belege und die Kassenendsummenbons müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Vereinfachungen für die Kassenbuchführung

Tageskassenbericht

Bei der Führung des Kassenbuchs ist der Aspekt der Zumutbarkeit zu beachten. Es wäre z.B. sicherlich unmöglich in einer Kneipe jedes Kölsch einzeln ins Kassenbuch einzutragen. In diesen Fällen (bei der Veräußerung von geringwertigen Waren an eine Vielzahl von Kunden) darf ein Tagesbericht geführt werden, in dem Einnahmen und Ausgaben mit Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden. Ums Nachzählen kommt man also auch hier nicht herum!

So könnte der Tageskassenbericht aussehen:

Beispiel Tageskassenbericht

Beispiel Tageskassenbericht

Hat man Umsätze zu unterschiedlichen Steuersätzen, so muss man diese natürlich getrennt ausweisen.

Zusammenfassung von Belegen

Kommt der Chef von einer Geschäftsreise und hat haufenweise Beleg dabei, die er erstattet haben möchte, so kann man diese z.B. in einer Reisekostenabrechnung zusammenfassen (natürlich wieder mit ausgewiesener Mehrwertsteuer) und als eine Zeile ins Kassenbuch übernehmen.

Gleiches gilt auch für die Abrechnung von Unterkassen, die z.B. auf Veranstaltungen vor Ort im Einsatz waren. Auch hier kann man die detaillierte Abrechnung dieser Nebenkassen als eine Position in das Hauptkassenbuch übernehmen.

WICHTIG: die Belege sind auf jeden Fall aufzuheben, besser eine Notiz auf einem Bierdeckel als gar kein Beleg!

Kassenzählprotokoll

Hierauf listet man alle Barmittel sortiert nach Wert auf und ermittelt dann die jeweilige Anzahl, daraus ergibt sich der IST-Bestand der Kasse.

Beispiel Kassenzählprotokoll

Beispiel Kassenzählprotokoll

Eigenbeleg

Und zu Letzt noch ein Beispiel, wie ein Eigenbeleg aussehen kann:

Beispiel Eigenbeleg

Beispiel Eigenbeleg

Excel-Vorlagen für die Kassenbuchführung

Natürlich gibt’s auch wieder eine kleine Vorlage zum kostenlosen Download: Kassenbuch-Tagesbericht-Kassenzählprotokoll-Eigenbeleg-Vorlage

Fazit

Ein ordnungsgemäßes Kassenbuch zu führen ist nicht kompliziert, man muss es nur tun!

Und wenn ihr ein sehr bargeldlastiges Geschäft betreibt seid ihr vielleicht doch gut beraten einen Fachanwalt für Steuerrecht zu konsultieren, ehe ihr beim Führen des ordnungsgemäßen Kassenbuchs Fehler macht.  Besser man kümmert sich vorher darum, als wenn das Kind schon in den Brunnen gefallen ist und es zu Unstimmigkeiten mit dem Finanzamt bei einer Betriebsprüfung kommt. Die verstehen da keinen Spaß und das kann teuer werden!

Ich möchte betonen, dass ich kein Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer bin und die dargestellten Informationen meine persönliche Meinung widerspiegeln.

Mehr Informationen

Mehr Infos findet ihr in den Kategorien Steuern und Finanzen.

Foto: Paul-Georg Meister / pixelio.de

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Heike Lorenz

Diplom-Kauffrau und Kulturmanagerin. 15 Jahre Erfahrung als kaufmännische Projektleiterin in verschiedenen Kulturbetrieben und Eventagenturen. Seit 2005 selbständig als freiberufliche Unternehmensberaterin im Bereich Organisation, Controlling und Projektmanagement. Schwerpunkte: kleine und mittelständische Unternehmen aus dem Dienstleistungsbereich. Mehr unter LORENZ consultants.

Kommentare (6) Schreibe einen Kommentar

  1. Pingback: Das Unternehmerhandbuch in Zahlen: Juni - Oktober 2013

  2. ich verstehe alle angaben bezüglich des kassabuches jedoch verste ich nicht welche % prozente in das kassabuchs gehört

    Antworten

    • Hallo Claudia,
      ich denke, du meinst den Mehrwert-Steuersatz, oder?
      Das kommt natürlich auf den jeweiligen Beleg an, den du ins Kassenbuch übernehmen möchtest. Da sollte der Mehrwertsteuersatz draufstehen.
      In Deutschland gibt es z.Zt. 7% (z.B. Zeitschriften und Bücher) und 19% (z.B. Büromaterial). Es gibt aber auch Kosten, die überhaupt keine Mehrwertsteuer enthalten, z.B. Briefmarken.
      Du musst also bei jeder Buchung im Kassenbuch prüfen, welcher Steuersatz einzutragen ist.

      Viele Grüße
      Heike

      Antworten

  3. Hallo und guten Morgen,

    bitte entschuldigen sie, wenn meine Frage dumm sein sollte, aber ich bin etwas verwirrt.

    Ich habe mir die Excel-Datei runtergeldaden, und versuche sie für unsere Zwecke zu nutzen.
    Nun bin ich beim Kassenbuch etwas verwirrt. Die Ausgabe für die Fachzeitschrift wird im Kassenbestand addiert. Habe ich ein Brett vor dem Kopf, und habe etwas missverstanden, oder ist da ein Fehler in der Formel??

    Auch wüsste ich gerne, ob ein mit Excel geführtes Kassenbuch, vom Finanzamt anerkannt wird, oder ob ich doch eins der vielen angebotenen Fertiglösungen (Programme) kaufen sollte .

    Ich würde mich über eine Antwort sehr freuen

    Mit freundlichen Grüßen

    Brigitte Müller

    Antworten

    • Hallo & guten Abend!
      Nein, kein Brett vor dem Kopf, sondern sehr gut aufgepasst!
      Ich hatte den Betrag für die Fachzeitschrift irrtümlich ohne Minus davor eingetragen!
      Habe ich natürlich sofort korrigiert und die aktualisierte Vorlage hochgeladen.
      Danke dafür!

      Jetzt aber zum Thema Kassen buch & Excel: die Antwort ist zwar doof, aber “es kommt darauf an”. Und zwar kommt es darauf an, ob man zum Führen eines Kassenbuch lt. Gesetzt verpflichtet ist oder nicht.

      Wenn nicht, dann ist die Form egal.

      Wenn doch, dann ist eine Excel-Liste im Computer nicht ausreichend, da “Änderungen nachvollziehbar sein müssen. D.h. eine Excel-Liste im Computer reicht nicht aus, da Änderungen hier jederzeit gemacht werden können, ohne dass man dies nachvollziehen kann. Man kann natürlich einen Vordruck erstellen, diesen täglich ausdrucken und mit Unterschrift versehen. Ändert sich dann doch einmal nachträglich etwas, so sind diese Änderungen so vorzunehmen, dass man die ursprüngliche Variante noch erkennen kann. Also nicht unkenntlich machen, sondern sauber durchstreichen und die Änderung mittels neuer Eintragung machen. Am besten mit Datum und Unterschrift desjenigen, der die Berichtigung vorgenommen hat.”

      In jedem Fall würde ich bei Kassenbuchpflicht den Steuerberater meines Vertrauens fragen, nicht dass einem solche Ausdrucke nachträglich um die Ohren fliegen, wenn eine Betriebsprüfung kommt.

      Ich selbst bin leider kein Steuerberater…

      Ich hoffe, ich konnte ein wenig Licht ins Dunkle bringen?

      Vielen Dank für’s genaue Hinschauen & viele Grüße
      Heike Lorenz

      Antworten

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