Finanzen & Buchhaltung
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Buchhaltung – Wareneinkauf und Warenverkauf buchen

Wareneinkauf

Heute im kleinen Grundkurs zum Thema Buchhaltung: Wareneinkauf und Warenverkauf buchen.

Nachdem wir ja schon die Grundlagen der Buchhaltung und grundlegenden Buchungssätze, Buchungen mit Umsatzsteuer und solchen mit Vorsteuer, sowie das Buchen des Anlagevermögens durchgenommen haben, gehen wir heute mal wieder shoppen und kaufen Waren ein 🙂 Natürlich verkaufen wir sie dann später auch wieder, schließlich wollen wir doch mit unserem Unternehmen Gewinn machen, oder?

Wie das dann alles in der Buchhaltung erfasst wird, gucken wir uns jetzt ganz in Ruhe anhand von Beispielen an …

Und los!

Wir erinnern uns:

Die Bilanz enthält links das Vermögen des Unternehmens und rechts das Kapital. Das Vermögen setzt sich zusammen aus Anlage- und Umlaufvermögen, das Kapital aus Eigen- und Fremdkapital.

Oder wie mein Freund Marco von unmus es so schön ausdrückt: Links steht was Du hast und rechts wer es bezahlt hat 🙂

und:

Erhöht sich das Konto, so steht es im Buchungssatz auf der Seite, auf der das Konto in der Bilanz steht. Vermindert sich das Konto, so steht das im Buchungssatz auf der gegenüberliegenden Seite, auf der es sich in der Bilanz befindet.

Einkauf von Waren und Vorräten buchen

Natürlich kauft nicht jedes Unternehmen Waren oder Vorräte. Gerade im Dienstleistungsbereich kommt das oft gar nicht vor. Die Händler unter euch kennen das aber nur zu gut 🙂

WICHTIG: Der Einkauf selbst stellt noch keinen Aufwand dar, denn es wird nur Geld gegen Ware getauscht, das Unternehmen besitzt jedoch nach wie vor die gleichen Werte. Erst der Abgang der Waren oder Vorräte verursacht Aufwand.

Legen wir also gleich mit ein paar Beispielen los:

Beispiel Kauf von Waren auf Rechnung

Ich kaufe Schrauben im Wert von 6.545 EUR brutto und bezahle die Rechnung erst später.

  • Wareneingang (Anlagevermögen) und Vorsteuer (Forderungen) stehen auf der linken Seite der Bilanz.
  • Die Verbindlichkeitskonten stehen auf der rechten Seite der Bilanz.
  • Die Werte der Konten „Wareneigang“ und „Vorsteuer“ erhöhen sich, der Wert des Kontos „Verbindlichkeiten aus Lieferungen & Leistungen“ (Verb. a. LuL) ebenfalls.
  • Also: der Nettobetrag i.H.v. 5.500 EUR wird bei Wareneingang links (+ im SOLL) eingetragen, der Vorsteuerbetrag i.H.v. 1.045 EUR auf dem Forderungskonto ggü. dem Finanzamt ebenfalls (+ im SOLL) und der Bruttobetrag i.H.v. 6.545 EUR wird bei Verbindlichkeiten aus Lieferungen & Leistungen rechts (+ im HABEN) eingetragen.

Buchungssatz:

Wareneingang 5.500 EUR (+SOLL) an Verb. a. LuL 6.545 EUR (+HABEN)
VSt.19% 1.045 EUR (+SOLL)    
Wareneinkauf auf Rechnung

Wareneinkauf auf Rechnung

Beispiel Barkauf von Waren mit Transportkosten

Dieses Mal kaufe ich die Schrauben im Wert von 6.545 EUR brutto gleich bar und muss leider auch noch 500 EUR netto für die Anlieferung drauf legen.

  • Wareneingang (Anlagevermögen), Vorsteuer (Forderungen) und Kasse stehen auf der linken Seite der Bilanz.
  • Die zugehörigen Bezugskosten buche ich als Aufwand direkt in die GuV (also auch linke Seite, zumindest bezogen auf die GuV).
  • Die Werte der Konten „Wareneigang“, „Bezugskosten“ und „Vorsteuer“ erhöhen sich, der Wert des Kontos Kasse wird kleiner.
  • Also: der Nettobetrag i.H.v. 5.500 EUR wird bei Wareneingang links (+ im SOLL) eingetragen, der Vorsteuerbetrag i.H.v. 1.140 EUR auf dem Forderungskonto ggü. dem Finanzamt ebenfalls (+ im SOLL), auch die Bezugskosten i.H.v. 500 EUR werden links (+ im SOLL) erfasst.
  • Der Bruttobetrag i.H.v. 7.140 EUR wird bei der Kasse rechts (- im HABEN) eingetragen.

Buchungssatz:

Wareneingang 5.500 EUR (+SOLL) an Kasse 7.140 EUR (-HABEN)
Bezugskosten 500 EUR (+SOLL)    
VSt.19% 1.140 EUR (+SOLL)    
Wareneinkauf in bar mit Bezugskosten

Wareneinkauf in bar mit Bezugskosten

Beispiel Preisnachlass bei defekten Waren

Blöderweise stelle ich im Nachhinein bei der Kontrolle der Schrauben fest, dass sie kleine Mängel aufweisen. Ich kann sie zwar noch verkaufen, handle mit dem Lieferanten aber natürlich trotzdem einen Rabatt von 2.000 EUR netto aus 🙂 Den kann ich einfach von der noch offenen Rechnung abziehen, so haben wir es vereinbart.

  • Das Konto „Nachlass Waren“ wird am Jahresende rechts in den Wareneingang gebucht (daher wird im HABEN gebucht, da es den Wert des Kontos Wareneingang am Ende des Jahres vermindert).
  • Vorsteuer (Forderungen) steht auf der linken Seite der Bilanz.
  • Die Verbindlichkeitskonten stehen auf der rechten Seite der Bilanz.
  • Die Werte der Konten „Vorsteuer“ und „Verbindlichkeiten aus Lieferungen & Leistungen“ (Verb. a. LuL) vermindern sich, der Wert des Kontos „Nachlass Waren“ steigt.
  • Also: der Nettobetrag des Rabatts i.H.v. 2.000 EUR wird bei Nachlass Waren rechts (+ im HABEN) eingetragen, der darauf entfallende Vorsteuerbetrag i.H.v. 380 EUR auf dem Forderungskonto ggü. dem Finanzamt ebenfalls (- im HABEN) und der Bruttobetrag i.H.v. 2.380 EUR wird bei Verbindlichkeiten aus Lieferungen & Leistungen links (- im SOLL) erfasst.

Buchungssatz:

Verb. a. LuL 2.380 EUR (-SOLL) an Nachlass Waren 2.000 EUR (+HABEN)
    VSt.19% 380 EUR (-HABEN)
Preisnachlass bei defekten Waren

Preisnachlass bei defekten Waren

Beispiel Skonto ziehen

Da ich ein guter Kunde bin, gewährt mir mein Lieferant schon seit Jahren 2% Skonto auf den Warenwert, wenn ich innerhalb von 10 Tagen zahle. Das nutze ich natürlich und überweise den Rechnungsbetrag nach 2 Tagen 🙂

Insgesamt muss ich jetzt zahlen:

  • 5.500 EUR netto für die Schrauben, abzüglich 2.000 EUR netto Schadensrabatt, zzgl. 500 EUR netto Transportkosten = Nettosumme 4.000 EUR
  • Das ergibt dann zzgl. Vorsteuer i.H.v. 760 EUR einen Betrag i.H.v. 4.760 EUR für „Verbindlichkeiten aus Lieferungen & Leistungen“
  • Den Skontobetrag darf ich natürlich nur auf den reduzierten Warenwert berechnen – klar, oder? D.h. ich kann noch 70 EUR netto abziehen – immerhin. ACHTUNG: das reduziert natürlich die Vorsteuer um 13,30 EUR!
  • Verbleibt also ein Zahlungsbetrag i.H.v. 4.676,70 EUR

Gucken wir uns noch kurz die Konten an:

  • Vorsteuer (Forderungen) steht auf der linken Seite der Bilanz, d.h. eine Reduktion wird rechts eingetragen (- im HABEN).
  • Die Bank ist ebenfalls auf der rechten Seite der Bilanz zu finden, daher wird der Zahlungsausgang natürlich rechts erfasst (- im HABEN).
  • Die Verbindlichkeitskonten stehen auf der rechten Seite der Bilanz, d.h. eine Reduktion wird links eingetragen (- im SOLL).
  • Da der vom Lieferanten erhaltene Skonto gem. § 255 A.1 HGB eine Minderung der Anschaffungskosten darstellt, ist dieser nicht über die GuV, sondern über das Wareneinkaufskonto abzuschließen. Also genau so wie der o.g. Rabatt (+ im HABEN).

Buchungssatz:

Verb. a. LuL 4.760 EUR (-SOLL) an Skonto 70 EUR (+HABEN)
    VSt.19% 13,30 EUR (-HABEN)
    Bank 4.676,70 (-HABEN)
Skonto ziehen

Skonto ziehen

Hinweis für den Kauf von Vorräten

Für Vorratsbuchungen muss das Wareneingangskonto einfach durch das entsprechende Aufwandskonto für Vorräte (zum Beispiel Aufwand für Rohstoffe) ersetzt werden. Ansonsten bleibt alles gleich 🙂

Verkauf von Waren buchen

Jetzt drehen wir das ganze mal um – wir sind jetzt der Lieferant der Waren und verkaufen diese an unsere Kunden.

Analog zu den Beispielen oben gucken wir jetzt, wie wir die einzelnen Vorgänge aus der Sicht des Verkäufers buchen müssen.

Beispiel Verkauf von Waren auf Rechnung

Ich verkaufe Schrauben im Wert von 6.545 EUR brutto und schreibe dem Kunden eine entsprechende Rechnung.

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  • Umsatzerlösen (GuV) und Umsatzsteuer (Verbindlichkeiten) stehen auf der rechten Seite der Bilanz.
  • Die Forderungskonten stehen auf der linken Seite der Bilanz.
  • Die Werte der Konten „Umsatzerlöse“ und „Umsatzsteuer“ erhöhen sich, der Wert des Kontos „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ (Ford. a. LuL) ebenfalls.
  • Also: der Nettobetrag i.H.v. 5.500 EUR wird bei Umsatzerlösen rechts (+ im HABEN) eingetragen, der Umsatzsteuerbetrag i.H.v. 1.045 EUR auf dem Verbindlichkeitskonto ggü. dem Finanzamt ebenfalls (+ im HABEN) und der Bruttobetrag i.H.v. 6.545 EUR wird bei Forderungen aus Lieferungen und Leistungen links (+ im SOLL) eingetragen.

Buchungssatz:

Ford. a. LuL 6.545 EUR (+SOLL) an Umsatzerlöse19% 5.500 EUR (+HABEN)
    USt.19% 1.045 EUR (+HABEN)
Warenverkauf auf Rechnung

Warenverkauf auf Rechnung

Beispiel Barverkauf von Waren mit Transportaufschlag

Dieses Mal verkaufe ich die Schrauben im Wert von 6.545 EUR brutto bar und möchte zusätzlich noch 500 EUR netto für die Anlieferung erhalten.

  • Umsatzerlöse (GuV) und Umsatzsteuer (Verbindlichkeiten) stehen auf der rechten Seite der Bilanz.
  • Die Kasse steht auf der linken Seite der Bilanz.
  • Alle Konten erhöhen sich.
  • Also: der Nettobetrag i.H.v. 5.500 EUR wird bei Umsatzerlöse rechts (+ im HABEN) eingetragen, der Umsatzsteuerbetrag i.H.v. 1.140 EUR auf dem Verbindlichkeitskonto ggü. dem Finanzamt ebenfalls (+ im HABEN), auch die berechneten Lieferkosten i.H.v. 500 EUR werden als Umsatzerlöse rechts (+ im HABEN) erfasst und der Bruttobetrag i.H.v. 7.140 EUR wird bei der Kasse links (+ im SOLL) eingetragen.

Buchungssatz:

Kasse 7.140 EUR (+SOLL) an Umsatzerlöse19% 6.000 EUR (+HABEN)
    USt.19% 1.140 EUR (+HABEN)
Warenverkauf in bar mit Lieferaufschlag

Warenverkauf in bar mit Lieferaufschlag

Beispiel Preisnachlass bei defekten Waren

Jetzt ist mir das Missgeschick passiert und mein Kunde stellt im Nachhinein fest, dass die Schrauben kleine Mängel aufweisen. Er kann sie zwar noch verkaufen, möchte aber natürlich trotzdem einen Rabatt von 2.000 EUR netto haben 🙁 Den kann er dann einfach von der noch offenen Rechnung abziehen, so haben wir es vereinbart.

  • Das Konto „Erlösberichtigung“ wird am Jahresende links im Konto Umsatzerlöse (GuV) verbucht (daher wird im SOLL gebucht, da es den Wert des Kontos Umsatzerlöse am Ende des Jahres vermindert).
  • Die Verbindlichkeitskonten stehen auf der rechten Seite der Bilanz, Forderungen auf der linken.
  • Die Werte der Konten „Umsatzsteuer“ und „Forderungen aus Lieferungen & Leistungen“ (Ford. a. LuL) vermindern sich, der Wert des Kontos „Erlösberichtigung“ steigt.
  • Also: der Nettobetrag des Rabatts i.H.v. 2.000 EUR wird bei Erlösberichtigung links (+ im SOLL) eingetragen, der darauf entfallende Umsatzsteuerbetrag i.H.v. 380 EUR auf dem Verbindlichkeitskonto ggü. dem Finanzamt ebenfalls (- im SOLL) und der Bruttobetrag i.H.v. 2.380 EUR wird bei Forderungen aus Lieferungen & Leistungen rechts (- im HABEN) erfasst.

Buchungssatz:

Erlösberichtigung 2.000 EUR (+SOLL) an Ford. a. LuL 2.380 EUR (-HABEN)
USt.19% 380 EUR (-SOLL)    
Preisnachlass bei defekten Waren gewähren

Preisnachlass bei defekten Waren gewähren

Beispiel Skonto gewähren

Da ich mit meinem Kunden schon lange Geschäfte mache, gewähre ich ihm 2% Skonto auf den Warenwert, wenn er innerhalb von 10 Tagen zahlt. Das nutzt er natürlich und überweist den Rechnungsbetrag nach 2 Tagen 🙂

Insgesamt muss er dann nur 4.676,70 EUR zahlen (Berechnung s. oben).

Gucken wir uns noch kurz die Konten an:

  • Umsatzsteuer (Verbindlichkeiten) steht auf der rechten Seite der Bilanz, d.h. eine Reduktion wird links eingetragen (- im SOLL).
  • Die Bank ist auf der linken Seite der Bilanz zu finden, daher wird der Zahlungseingang natürlich links erfasst (+ im SOLL).
  • Die Forderungskonten stehen ebenfalls auf der linken Seite der Bilanz, d.h. eine Reduktion wird rechts eingetragen (- im HABEN).
  • Das Skonto wird wie das Konto Erlösberichtigung behandelt. Also genau so wie der o.g. Preisnachlass (+ im SOLL).

Buchungssatz:

Skonto 70 EUR (+SOLL) an Ford. a. LuL 4.760 EUR (-HABEN)
USt.19% 13,30 EUR (-SOLL)    
Bank 4.676,70 (+SOLL)    
Skonto gewähren

Skonto gewähren

Hinweis für den Verbrauch von Vorräten

Werden Vorräte z.B. für die Produktion verbraucht, so vermindert sich natürlich der Bestand an Vorräten. Gebucht wird das als „Materialaufwand“ und wie bei allen Aufwandskonten werden Erhöhungen im SOLL gebucht und Verminderungen im HABEN. Das Ganze fließt dann am Ende in die GuV ein und mindert den Jahreserfolg – logisch, oder?

Erfassen kann man den Materialaufwand entweder direkt mit Entnahmescheinen oder aber im Nachgang, in dem man schaut wie sich der Bestand verändert hat und dann entsprechende Korrekturbuchungen einfügt.

Differenzen, die bei der Inventur auftauchen, werden ebenfalls als Metarialaufwand gebucht.

Buchungssatz:

Materialaufwand 1.000 EUR (+SOLL) an Vorräte 1.000 EUR (-HABEN)

Abschluss des Kontos Wareneingang

Das Konto „Wareneingang“ ist eine Art Mischkonto. Einerseits werden dort Bestände an Waren erfasst, andererseits gibt der Saldo am Ende des Jahres Aufschluss über den Aufwand für eingesetzte Waren.

Außerdem werden selten genauso viele Waren eingekauft wie verkauft, daher kommt es auf diesem Konto zu Bestandsmehrungen oder –minderungen. Diese Veränderungen des Lagerbestands müssen natürlich aus dem Jahreserfolg heraus gerechnet werden, da sich sonst das Ergebnis verfälscht.

Und das geht so:

Am Anfang des Jahres gibt es natürlich einen Anfangsbestand auf dem Konto Wareneingang. Das ist der Lagerbestand an vorhandenen Waren. Der steht links im SOLL, denn ein negativer Lagerbestand ist unmöglich und da das Konto als Teil des Anlagevermögens links in der Bilanz steht muss ein positiver Wert natürlich ebenfalls links stehen 🙂

Dann werden die Wareneingänge im Laufe des Jahres erfasst (s.o.). Also heißt es entweder „Wareneingang an Verb. A. LuL“ oder „Wareneingang an Kasse“.

Am Ende des Jahres muss das Konto abgeschlossen werden. Dafür wird mittels Inventur der Lagerendbestand ermittelt und im HABEN eingetragen. Der sich nun im HABEN ergebende Saldo ist der Wareneinsatz, der für die Berechnung des Jahreserfolgs heran gezogen wird. Er wird als Aufwand über das GuV-Konto verrechnet.

Buchungssatz:

GuV 105.000 EUR (+SOLL) an Wareneingang 105.000 EUR (-HABEN)

Der neue Lagerendbestand ist dann wieder der Anfangsbestand für das neue Jahr.

Abschluss Wareneingang

Abschluss Wareneingang

Hapu – das war jetzt heftig, oder? Da ist reales Shoppen doch viel schöner! Und genau das mache ich jetzt auch 🙂

Beim nächsten Mal geht es dann um das Buchen von Löhnen und Gehältern. Das ist deutlich leichter, als das Buchen von Kaufvorgängen …

Wer sich für die anderen Teile des Grundkurses Buchhaltung interessiert klickt hier:

Grundkurs Buchhaltung

Foto: Jiri Hera / shutterstock.com

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