Finanzen & Buchhaltung
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Buchhaltung – Periodenabgrenzungen buchen

Periodenabgrenzungen buchen

Heute in unserem kleinen Grundkurs zum Thema Buchhaltung: Periodenabgrenzungen buchen.

Was genau sind Periodenabgrenzungen und wofür sind die da?

Ganz einfach: es geht darum den Erfolg einer bestimmten Periode zu ermitteln. Dieser stimmt nicht immer überein mit den vorliegenden Eingangs- und Ausgangsrechnungen und muss daher teilweise durch solche Periodenabgrenzungen korrigiert werden.

So zahlen wir vielleicht die KFZ-Steuer für ein ganzes Jahr bereits im September oder stellen eine Rechnung für eine Technikmiete für das erste Quartal eines Jahres bereits im Dezember des Vorjahres. Um diese Abweichungen zu dokumentieren und das Jahresergebnis korrekt darzustellen, werden mittels Rechnungsabgrenzungsposten (RAP) diese Verschiebungen der richtigen Periode zugeordnet.

Eine andere Form der korrekten Zuweisung von Aufwand und Ertrag bilden die sogenannten antizipativen Posten. Hier geht es um Leistungen, die in der aktuellen Periode erbracht bzw. genutzt wurden, deren Rechnungsstellung aber erst in der nächsten Abrechnungsperiode stattfinden wird. Auch hier wird in der Buchhaltung eine Korrektur durchgeführt, um die Werte der richtigen Periode zuzuordnen.

Wie ihr solche Korrekturen buchen könnt und was es zu beachten gilt steht hier! Natürlich wie immer mit Beispielen 🙂

Wir erinnern uns:

Die Bilanz enthält links das Vermögen des Unternehmens und rechts das Kapital. Das Vermögen setzt sich zusammen aus Anlage- und Umlaufvermögen, das Kapital aus Eigen- und Fremdkapital.

Oder wie mein Freund Marco von unmus es so schön ausdrückt: Links steht was Du hast und rechts wer es bezahlt hat 🙂

und:

Erhöht sich das Konto, so steht es im Buchungssatz auf der Seite, auf der das Konto in der Bilanz steht. Vermindert sich das Konto, so steht das im Buchungssatz auf der gegenüberliegenden Seite, auf der es sich in der Bilanz befindet.

Rechnungsabgrenzungen buchen

Kurz gesagt: Einen Rechnungsabgrenzungsposten braucht man immer dann, wenn zwar die Rechnung in diesem Jahr gestellt wird, die Leistung jedoch ganz oder teilweise im nächsten Jahr erfolgt (s. § 250 Abs. 1 HGB und § 5 Abs. 5 EStG).

Man unterscheidet aktive Rechnungsabgrenzungen und passive Rechnungsabgrenzungen. Die aktiven Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) beziehen sich auf periodenfremden Aufwendungen (d.h. Rechnungen von Lieferanten), die passiven Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP) dienen der  periodengerechten Verteilung von Erträgen (d.h. unsere Rechnungen an die Kunden).

Zusammenfassung:

  • Ausgabe jetzt, Aufwand später = Aktiver Rechnungsabgrenzungsposten
  • Einnahme jetzt, Ertrag später = Passiver Rechnungsabgrenzungsposten

Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP)

Die aktiven Rechnungsabgrenzungsposten heißen „aktiv“, weil sie als Ausgaben auf der AKTIV-Seite vor dem Bilanzstichtag zu buchen sind, aber nicht sofort als Aufwand in der GuV auftauchen dürfen.

Die ARAP werden in der nächsten Periode teilweise oder ganz durch Umbuchung auf das entsprechende Konto aufgelöst. Wenn sie sich über mehrere Jahre erstrecken, müssen sie zeitanteilig aufgelöst werden, d.h. jeweils in den Zeitperioden, zu denen sie wirtschaftlich gehören.

Ein Beispiel:

Immer am 1. Mai berechnet Hosteurope mir die Kosten i.H.v. 7,97 EUR netto (9,48 EUR brutto) für meine Domain „http://das-unternehmerhandbuch.de“ für ein ganzes Jahr. Die Ausgabe buche ich komplett in diesem Jahr. Aber um den Aufwand periodengerecht zu verteilen, muss ich ihn splitten in 8 Anteile (Mai – Dezember) in diesem Jahr und 4 Anteile (Januar – April) im folgenden Jahr.

Das buche ich so:

  • Die Bank und die aktiven Rechnungsabgrenzungsposten stehen auf der linken Seite der Bilanz, daher gilt: + im SOLL und – im HABEN buchen.
  • Das Konto „Werbung“ ist ein Aufwandskonto und wird über das GuV-Konto gewinnmindernd abgeschlossen. Es steht also auf der rechten Seite der Bilanz, daher gilt: – im SOLL und + im HABEN buchen.
  • Die Vorsteuer ist eine Forderung ggü. dem Finanzamt und steht daher auf der linken Seite der Bilanz, daher gilt: + im SOLL und – im HABEN buchen.

Buchungssatz in diesem Jahr:

Werbung 5,31 EUR (-SOLL) an Bank 9,48 EUR (-HABEN)
ARAP 2,66 EUR (+SOLL)    
VSt. 19% 1,51 EUR (+SOLL)    
Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP)

Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP)

Im folgenden Jahr wird dann der aktive Rechnungsabgrenzungsposten aufgelöst, in dem man den Betrag auf das entsprechende Aufwandskoto umbucht.

Buchungssatz im nächsten Jahr:

Werbung 2,66 EUR (-SOLL) an ARAP 2,66 EUR (-HABEN)
Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) auflösen

Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) – auflösen

Passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP)

Die passiven Rechnungsabgrenzungsposten heißen „passiv“, weil sie Leistungsverbindlichkeiten, also Ansprüche der Kunden oder anderer Gläubiger an Leistungen des Unternehmens begründen und Verbindlichkeiten stehen auf der PASSIV-Seite der Bilanz. Sie sind als Einnahmen vor dem Bilanzstichtag zu buchen, dürfen aber nicht sofort als Ertrag in der GuV auftauchen.

Die PRAP werden in der nächsten Periode teilweise oder ganz durch Umbuchung auf das entsprechende Konto aufgelöst. Wenn sie sich über mehrere Jahre erstrecken, müssen sie zeitanteilig aufgelöst werden, d.h. jeweils in den Zeitperioden, zu denen sie wirtschaftlich gehören.

Ein Beispiel:

Immer am 1. April berechne ich meinen Servermitbewohnerinnen deren Kosten i.H.v. je 7,97 EUR netto (9,48 EUR brutto) für ihre Domains „http://nicmag.de“ und „http://stiefmutterblog.de“ für ein ganzes Jahr. Die Einnahme buche ich komplett in diesem Jahr. Aber um den Ertrag periodengerecht zu verteilen, muss ich ihn splitten in 9 Anteile (April – Dezember) in diesem Jahr und 3 Anteile (Januar – März) im folgenden Jahr.

Das buche ich so:

  • Die Bank steht auf der linken Seite der Bilanz, daher gilt: + im SOLL und – im HABEN buchen.
  • Die passiven Rechnungsabgrenzungsposten stehen auf der rechten Seite der Bilanz, daher gilt: – im SOLL und + im HABEN buchen.
  • Das Konto „Erlöse 19%“ ist ein Ertragskonto und wird über das GuV-Konto gewinnerhöhend abgeschlossen. Es steht also auf der rechten Seite der Bilanz, daher gilt: – im SOLL und + im HABEN buchen.
  • Die Umsatzsteuer ist eine Verbindlichkeit ggü. dem Finanzamt und steht daher auf der rechten Seite der Bilanz, daher gilt: – im SOLL und + im HABEN buchen.

Buchungssatz in diesem Jahr:

WERBUNG
Bank 18,96 EUR (+SOLL) an Erlöse 19% 11,96 EUR (+HABEN)
    USt. 19% 3,02 EUR (+HABEN)
    PRAP 3,98 EUR (+HABEN)
Passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP)

Passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP)

Im folgenden Jahr wird dann der passive Rechnungsabgrenzungsposten aufgelöst, in dem man den Betrag auf das entsprechende Ertragskonto umbucht.

Buchungssatz im nächsten Jahr:

PRAP 3,98 EUR (-SOLL) an Erlöse 19% 3,98 EUR (+HABEN)
Passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP) auflösen

Passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP) auflösen

Antizipative Posten buchen

Antizipieren bedeutet vorwegnehmen und genau darum geht es bei den antizipativen Posten. So werden Vorgänge abgebildet, die zwar in dieser Periode zu Erträgen bzw. Aufwendungen führen, aber erst in der kommenden Periode berechnet und bezahlt werden. Diese Erträge bzw. Aufwendungen nennen sich dann „sonstige“ Forderungen bzw. Verbindlichkeiten.

Zusammenfassung:

  • Aufwand jetzt, Ausgabe später = sonstige Verbindlichkeiten
  • Ertrag jetzt, Einnahme später = sonstige Forderungen

Natürlich müssen diese beiden Posten dann im Folgejahr auch wieder ausgeglichen werden, wenn die „echte“ Forderung bzw. Verbindlichkeit eintrudelt.

Sonstige Verbindlichkeiten buchen

Sonstige Verbindlichkeiten (sonst. Verb.) sind eigentlich etwas Schönes. Wir erhalten die Leistung unseres Lieferanten in diesem Jahr, berechnet und bezahlt wird aber erst im Folgejahr. Nett, oder?

Ganz häufig kommt so etwas z.B. bei Honoraren, Gebühren, Versicherungen, Abgaben zur Sozialversicherung oder Steuern vor, die erst nachträglich berechnet und bezahlt werden müssen. Da in der Buchhaltung aber immer ein periodengerechter Erfolg ermittelt werden soll, müssen wir das natürlich irgendwie erfassen.

Ein Beispiel:

Wir haben für Weihnachten schnell noch im Dezember eine tolle Werbe-Kampagne entwickeln und umsetzen lassen, die Agentur ist ein bisschen schusselig und außerdem sind ja auch Feiertage, daher kommt die entsprechende Rechnung erst Ende Januar. Diese bezahlen wir dann natürlich ganz schnell.

Anhand des vorliegenden Angebots wissen wir aber bereits im Dezember, was da auf uns zukommt (2.500 EUR) und das buchen wir so:

  • Das Konto „Werbekosten“ ist ein Aufwandskonto und wird über das GuV-Konto gewinnermindernd abgeschlossen. Es steht also auf der rechten Seite der Bilanz, daher gilt: – im SOLL und + im HABEN buchen.
  • Verbindlichkeiten stehen rechts in der Bilanz. Daher gilt: – im SOLL und + im HABEN buchen.
  • Die Bank steht links in der Bilanz, daher gilt: + im SOLL und – im HABEN buchen.

Buchungssatz in diesem Jahr:

Werbekosten 2.500,00 EUR (-SOLL) an sonst. Verb. 2.500,00 EUR (+HABEN)

Buchungssatz im kommenden Jahr:

sonst. Verb. 2.500,00 EUR (-SOLL) an Bank 2.500,00 EUR (-HABEN)
Sonstige Verbindlichkeiten

Sonstige Verbindlichkeiten

Sonstige Forderungen buchen

Auch andersrum kommt es manchmal zu einer zeitlichen Differenz zwischen Leistungs- und Abrechnungsdatum. So entstehen die sonstigen Forderungen (sonst. Ford.).

Ein Beispiel:

Ich rechne Projekte meist erst ab, wenn diese abgeschlossen sind. Da kann es schon mal passieren, dass Leistungen aus dem Dezember erst im Januar / Februar des folgenden Jahres in Rechnung gestellt werden. Da wir aber immer anhand eines detaillierten Angebots mit Leistungspaketen arbeiten, ist bei so einer jahresübergreifenden Arbeit klar, was für einen Ertrag ich im Dezember erwirtschaftet hab, egal ob ich die Rechnung schon gestellt habe oder nicht. Die Einnahme erfolgt dann eben erst nach Abschluss des Projekts.

Nehmen wir mal an, dass meine Arbeit im Dezember einen Wert von 500 EUR hatte. Diesen Betrag buchen wir dann wie folgt:

  • Das Konto „Erlöse 19%“ ist ein Ertragskonto und wird über das GuV-Konto gewinnerhöhend abgeschlossen. Es steht also auf der rechten Seite der Bilanz, daher gilt: – im SOLL und + im HABEN buchen.
  • Forderungen und Bank stehen links in der Bilanz. Daher gilt: + im SOLL und – im HABEN buchen.

Buchungssatz in diesem Jahr:

Sonst. Ford. 500,00 EUR (+SOLL) an Erlöse 19% 500,00 EUR (+HABEN)

Buchungssatz im kommenden Jahr:

Bank 500,00 EUR (+SOLL) an Sonst. Ford. 500,00 EUR (-HABEN)
Sonstige Forderungen

Sonstige Forderungen

Ausblick

Jetzt sind wir tatsächlich schon fast durch mit dem kleinen Grundkurs Buchhaltung 🙂 Jetzt fehlen nur noch Rückstellungen sowie Eröffnungs- und Abschlussbuchungen. Das schafft ihr auch noch – nur Mut!

Wer sich für die anderen Teile des Grundkurses Buchhaltung interessiert klickt hier:

Grundkurs Buchhaltung

Foto: Beatriz Pérez Moya / stocksnap.io

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