Buchhaltungssoftware gibt es als Desktop- und als Cloud-Lösung – und die Wahl hängt davon ab, wie und wo man arbeitet. Cloud-Lösungen sind flexibler und günstiger im Einstieg, Desktop-Lösungen bieten mehr Funktionstiefe.

Wer die Unterschiede kennt, trifft die richtige Entscheidung für sein Unternehmen.

Was kann eine Buchhaltungssoftware?

Die Buchhaltung fehlerfrei zu erledigen und die Geschäftszahlen im Blick zu behalten, ist keine leichte Aufgabe. Schließlich fällt regelmäßig die Umsatzsteuer-Voranmeldung an, sofern man sich nicht auf die Kleinunternehmerregelung beruft.

Man sollte außerdem alle steuerlich relevanten Unterlagen archivieren und natürlich fällt jährlich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) bzw. die Jahresabschlussbilanz an.

Während Start-ups solche Aufgaben oft noch händisch, etwa mithilfe von Tabellenkalkulationsprogrammen, erledigen können, holen wachsende und größere Unternehmen sich besser Hilfe. Schließlich riskiert man bei Fehlern in der Buchhaltung kostenintensive Strafen. Beispielsweise kann das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung Hinzuschätzungen vornehmen.

Die Buchhaltung kann man von einem fachkundigen Steuerberater erledigen lassen. Oft ist es aber vorteilhafter, eine Buchhaltungssoftware zu nutzen und die anfallenden Tätigkeiten selbst zu erledigen – zum Beispiel: 

Warum?

1. Man spart Kosten für den Steuerberater.
2. Es fällt geringerer Kommunikationsaufwand zwischen der Firma und einer externen Fachkraft an.
3. Man braucht keine bzw. kaum Vorkenntnisse, um mit einem solchen Tool arbeiten zu können.
4. Man erwirbt Basiswissen bzgl. Steuern und Finanzen. So lernt man, die Vorgänge im Unternehmen besser einzuschätzen. Zudem lassen sich Standards dank regelmäßiger Updates leichter einhalten.
5. Ferner hat man die Geschäftszahlen im Blick und kann auf Änderungen schnell reagieren.

Was ist der Unterschied zwischen Desktop- und Cloud-Lösungen?

Hat man sich dazu entschieden, für die Buchführung eine Software zu nutzen, steht bereits die nächste Wahl an:

Schafft man sich eine Desktop- oder eine Cloud-Lösung an?

	Beschreibung	Vorteile
Desktop-Lösung	Eine Buchhaltungssoftware registriert Belege und Rechnungen. Außerdem zeigt sie offene Posten. Sie ermöglicht eine Buchungsübersicht, mit deren Hilfe man die wirtschaftliche Situation einschätzen kann. Die EÜR, eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) oder die Jahresbilanz kann man damit ebenfalls erstellen. Online-Buchungen sind ebenso möglich wie, Daten an das Finanzamt weiterzuleiten. Dazu gibt es eine DATEV- oder ELSTER-Schnittstelle. Alle Daten speichert man zentral auf einer Festplatte.	Breiter Funktionsumfang Kostenersparnis gegenüber Steuerberater Datensicherheit und -Unveränderbarkeit Fehlervermeidung bei Bilanzierung Viele Zusatz-Features möglich In der Regel auch als Laie gut bedienbar
Cloud-Lösung	Mit einem cloudbasierten Tool wie Lexware Office schreibt man Angebote, bezahlt Rechnungen und bereitet die Steuererklärung vor – ganz ähnlich wie bei einer Desktop-Lösung. Allerdings geschieht alles online. Jeder Zugriffsberechtigte kann die Software im Büro, aber auch unterwegs nutzen. Die benötigten Daten importiert man von einem lokalen Server einfach in die Cloud. Man ist daher weder zeitlich noch räumlich gebunden. Eine gute Online-Buchhaltungssoftware ist intuitiv gestaltet, sodass man damit ohne Vorkenntnisse gut arbeiten kann.	Kostenersparnis gegenüber Desktop-Lösung und Steuerberater Ohne Installation Mobiles Arbeiten: Zugriff immer und von verschiedenen Standorten möglich. Daher kann man seine Zeit sinnvoll nutzen und effizient arbeiten, etwa auf Geschäftsreisen Übersichtlich, intuitiv bedienbar Kein Mehraufwand durch Einpflegen der Daten Vermeidung von Übertragungsfehlern beim Abtippen durch Importfunktion

Für wen eignen sich die Lösungen jeweils?

Welche Version für das eigene Unternehmen die richtige ist, sollte man im Einzelfall entscheiden. Bei dieser Entscheidung spielen die Firmenstruktur und die Anforderungen eine wichtige Rolle.

Desktop-Lösungen zeichnen sich durch einen großen Funktionsumfang aus. Zudem werden Buchhaltungsdaten zentral auf einer Festplatte gespeichert.

Eine Cloud-Lösung ist besonders ideal für:

• Start-ups
• Freelancer
• Selbstständige
• Handwerker
• Kleinunternehmer

Wertvoll ist die Cloud beispielsweise, wenn man viele Geschäftsreisen unternimmt. So kann man die An- und Abreise mit dem Zug oder einen Abend im Hotel sinnvoll für buchhalterische Aufgaben nutzen.

Zertifizierte Anbieter von cloudbasierter Buchhaltungssoftware gewährleisten außerdem umfassenden Datenschutz. Als Unternehmer selbst kann man dazu beitragen, indem man das Firmennetzwerk verschlüsselt.

Die beste Buchhaltungssoftware ist die, die man auch nutzt

Funktionsumfang ist wichtig – aber entscheidend ist, ob das Tool zum eigenen Arbeitsalltag passt. Wer viel unterwegs ist, fährt mit einer Cloud-Lösung besser. Wer komplexe Buchhaltung mit DATEV-Anbindung braucht, greift zur Desktop-Variante. Im Zweifel: kostenlose Testversionen nutzen, bevor man sich festlegt.

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