Korrekte Bücher zu führen ist für Firmen jeder Größe essentiell. Zum einen für den Fall einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt, zum anderen als Überblick über die Unternehmenszahlen.
Wer die Buchführung mit einem Programm selbst erledigen möchte, steht vor einer großen Auswahl an Tools. Soll es eine Desktop-Lösung werden oder möchte man eine Cloud-Version nutzen? Was ist der Unterschied und für welche Unternehmen eignen sich die jeweiligen Tools?
Was kann eine Buchhaltungssoftware?
Die Buchhaltung fehlerfrei zu erledigen und die Geschäftszahlen im Blick zu behalten, ist keine leichte Aufgabe. Schließlich fällt regelmäßig die Umsatzsteuer-Voranmeldung an, sofern man sich nicht auf die Kleinunternehmerregelung beruft.
Man sollte außerdem alle steuerlich relevanten Unterlagen archivieren und natürlich fällt jährlich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) bzw. die Jahresabschlussbilanz an.
Während Start-ups solche Aufgaben oft noch händisch, etwa mithilfe von Tabellenkalkulationsprogrammen, erledigen können, holen wachsende und größere Unternehmen sich besser Hilfe. Schließlich riskiert man bei Fehlern in der Buchhaltung kostenintensive Strafen. Beispielsweise kann das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung Hinzuschätzungen vornehmen.
Die Buchhaltung kann man von einem fachkundigen Steuerberater erledigen lassen. Oft ist es aber vorteilhafter, sich eine Buchhaltungssoftware (wie z.B. büro easy plus*) zuzulegen und die anfallenden Tätigkeiten selbst zu erledigen.
Warum?
- Man spart Kosten für den Steuerberater.
- Es fällt geringerer Kommunikationsaufwand zwischen der Firma und einer externen Fachkraft an.
- Man braucht keine bzw. kaum Vorkenntnisse, um mit einem solchen Tool arbeiten zu können.
- Man erwirbt Basiswissen bzgl. Steuern und Finanzen. So lernt man, die Vorgänge im Unternehmen besser einzuschätzen. Zudem lassen sich Standards dank regelmäßiger Updates leichter einhalten.
- Ferner hat man die Geschäftszahlen im Blick und kann auf Änderungen schnell reagieren.
Was ist der Unterschied zwischen Desktop- und Cloud-Lösungen?
Hat man sich dazu entschieden, für die Buchführung eine Software zu nutzen, steht bereits die nächste Wahl an:
Schafft man sich eine Desktop- oder eine Cloud-Lösung an?
| Â | Beschreibung | Vorteile |
| Desktop-Lösung | Eine Buchhaltungssoftware registriert Belege und Rechnungen. Außerdem zeigt sie offene Posten. Sie ermöglicht eine Buchungsübersicht, mit deren Hilfe man die wirtschaftliche Situation einschätzen kann. Die EÜR, eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) oder die Jahresbilanz kann man damit ebenfalls erstellen. Online-Buchungen sind ebenso möglich wie, Daten an das Finanzamt weiterzuleiten. Dazu gibt es eine DATEV- oder ELSTER-Schnittstelle. Alle Daten speichert man zentral auf einer Festplatte. |
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| Cloud-Lösung | Mit einem cloudbasierten Tool schreibt man Angebote, bezahlt Rechnungen und bereitet die Steuererklärung vor – ganz ähnlich wie bei einer Desktop-Lösung. Allerdings geschieht alles online. Jeder Zugriffsberechtigte kann die Software im Büro, aber auch unterwegs nutzen. Die benötigten Daten importiert man von einem lokalen Server einfach in die Cloud. Man ist daher weder zeitlich noch räumlich gebunden. Eine gute Online-Buchhaltungssoftware ist intuitiv gestaltet, sodass man damit ohne Vorkenntnisse gut arbeiten kann. |
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Für wen eignen sich die Lösungen jeweils?
Welche Version für das eigene Unternehmen die richtige ist, sollte man im Einzelfall entscheiden. Bei dieser Entscheidung spielen die Firmenstruktur und die Anforderungen eine wichtige Rolle.
Desktop-Lösungen zeichnen sich durch einen großen Funktionsumfang aus. Zudem werden Buchhaltungsdaten zentral auf einer Festplatte gespeichert.
Eine Cloud-Lösung ist besonders ideal für:
- Start-ups
- Freelancer
- Selbstständige
- Handwerker
- Kleinunternehmer
Wertvoll ist die Cloud beispielsweise, wenn man viele Geschäftsreisen unternimmt. So kann man die An- und Abreise mit dem Zug oder einen Abend im Hotel sinnvoll für buchhalterische Aufgaben nutzen.
Zertifizierte Anbieter von cloudbasierter Buchhaltungssoftware gewährleisten außerdem umfassenden Datenschutz. Als Unternehmer selbst kann man dazu beitragen, indem man das Firmennetzwerk verschlüsselt.
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