Jedes aufstrebende Unternehmen erreicht irgendwann den Punkt, an dem das erste Büro bezogen werden muss. Meistens dann, wenn bereits Festangestellte unter Vertrag stehen und gemeinsame Arbeitsräume unumgänglich sind.

Für die Kostenstruktur bedeutet das eine ganz neue Dimension, da sich die monatliche Miete direkt auf die Liquidität niederschlägt. Hinzu kommen die Kosten für die Ausstattung – von Schreibtischstühlen bis hin zur IT-Hardware muss jeder Posten mit einkalkuliert werden.

Für ein gutes Klima sorgen

Damit meinen wir nicht nur die Temperatur in den Büroräumen, sondern vor allem das Arbeitsklima für die Angestellten. Die Gestaltung ist wichtig für den Wohlfühlfaktor, welcher sich wiederum direkt auf die Produktivität der Mitarbeiter auswirkt. Bilder, Pflanzen und große Fenster mit starkem Lichteinfall schaffen ideale Rahmenbedingungen, der Rest ist eine Frage der individuellen Gestaltung.

Große Anschaffungen wie Kaffeeautomaten müssen übrigens kein Loch ins Budget reißen; Versorgungsautomaten zur Miete haben sich hierzu als günstige Alternativen etabliert. Durch die verschiedenen Vertragstypen kann die Art der Miete ideal an die Umstände angepasst werden – selbst kostenlose Bereitstellungen sind möglich.

Generell: Mieten statt Kaufen?

Anmietbare Kaffeeautomaten sind ein gutes Beispiel dafür, wie viel Geld durch Mietmodelle gespart werden kann. Ein guter Vollautomat liegt nicht selten im vierstelligen Preisbereich, ein Wiederverkauf ist durch den Wertverfall nur mit Verlust möglich. Aus unternehmerischer Sicht lohnt sich Leasing folglich in vielen Fällen.

Das gilt natürlich nicht nur für das Büro, sondern auch außerhalb – Stichwort Firmenwagen. Die monatlichen Raten sind steuerlich voll absetzbar, müssen gleichzeitig aber nicht abgeschrieben werden, da das Objekt – ob Automat, Fahrzeug oder Terminalserver – nicht dem Unternehmen gehört.

Büroausstattung – eine Frage der Kalkulation

Leasing-, Finanzierungs- oder Mietmodelle sind ein guter Weg, bei der Büroausstattung nicht allzu sehr die Liquidität zu schwächen. Dennoch sollte immer kalkuliert werden, ob sich der Aufschlag im Vergleich zum Barkauf auch wirklich lohnt – dies hängt primär davon ab, wie viel Kapital vorhanden ist bzw. wie viel davon für einmalige Anschaffungen genutzt werden kann.

Das kaufmännische Rechnen beginnt also schon an dieser Stelle, noch bevor das erste Meeting im neuen Büro stattfinden kann.

Tipp: Sparen beim Möbelkauf

Neben der Computer-Hardware macht die Einrichtung wohl den größten Teil der Büroausstattung aus. Hierbei kann gutes Geld gespart werden, ohne auf Qualität verzichten zu müssen, etwa bei Geschäftsauflösungen im Umkreis.

Bei insolventen Unternehmen werden unter anderem auch die Möbel verkauft, um eine möglichst große Insolvenzmasse zu schaffen. Auf diese Weise sind gut erhaltene, teils sogar neuwertige Schreibtische, Lampen, Stühle und Co. zu einem Bruchteil ihres Werts erhältlich. Die eigene Bilanz profitiert davon natürlich und lässt Raum für weitere Investitionen in anderen Bereichen.

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