Management & Controlling
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Kostenartenrechnung – WELCHE Kosten sind angefallen?

Kostenartenrechnung

In der Kostenartenrechnung werden die Kosten, die in einem Betrieb entstanden sind, erfasst und nach bestimmten Kriterien eingeteilt.

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Die Ergebnisse der KostenARTENrechnung bilden die Grundlage für die KostenSTELLEN- und KostenTRÄGERrechnung.

Basiswissen Kostenrechnung

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Bevor wir jetzt beginnen uns tiefer in das Thema Kostenartenrechnung einzuarbeiten, ein kleiner Hinweis:

In der Kostenrechnung ist es elementar wichtig, die einzelnen Begriffe sauber voneinander zu trennen. Das geschieht in der Gebrauchssprache leider nicht immer, daher hier die Links zu den Beiträgen mit den Begriffserklärungen und deren Abgrenzung zueinander:

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Das System der Kostenrechnung

Die Kostenrechnung schafft Ordnung in den betrieblichen Zahlen in 3 Stufen:

  1. Kostenartenrechnung: WELCHE Kosten sind angefallen?
  2. Kostenstellenrechnung: WO sind Kosten angefallen?
  3. Kostenträgerrechnung: WOFÜR sind Kosten angefallen?
Stufen der Kostenrechnung

Stufen der Kostenrechnung


Basiswissen Kostenartenrechnung

Auf der ersten Stufe der Kostenrechnung werden die Kosten nach ihrer ART gegliedert. Sie bietet Antwort auf die Frage „WELCHE Kosten fallen an?“

Am besten orientiert man sich dabei am Kontenrahmen, den die Buchhaltung nutzt, denn da kommen die meisten Daten her.

Wichtig ist, dass die genutzten Kostenarten eindeutig definiert, überschneidungsfrei und vollständig sind, damit alle angefallenen Kosten zugeordnet werden können.

Hinzu kommen dann für die Kostenrechnung noch Daten, die nicht in der Buchhaltung erfasst werden, sogenannte kalkulatorische Daten. Das kann zum Beispiel der nicht ausgezahlte Unternehmerlohn sein oder kalkulatorische Abschreibungen und Zinsen.

Außerdem fließen einige Daten der Buchhaltung nicht in die Kostenrechnung ein, da diese sich nur auf den Prozess der betrieblichen Leistungserstellung konzentriert und nicht (wie die Buchhaltung) den Gesamtbetrieb betrachtet. Neutrale Aufwendungen müssen daher eliminiert werden, d.h. Schuldzinsen, steuerliche Abschreibungen oder Schwund und Verluste fliegen raus.

Einzelkosten können danach direkt den einzelnen Kostenträgern zugeordnet werden, Gemeinkosten müssen mittels der Kostenstellenrechnung zugeordnet und verteilt werden.

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Grundsätze bei der Erfassung der Kosten

  1. Eindeutigkeit: Sämtliche Kostenarten müssen klar definiert sein, damit über ihren Inhalt kein Zweifel aufkommen kann. Sonst ordnet nachher Mitarbeiter A die Kosten einer anderen Kategorie zu als Mitarbeiter B.
  2. Überschneidungsfreiheit: Es muss klar sein, welcher Kostenart ein Kostenbetrag zuzuordnen ist, damit es nicht zu Doppelerfassungen kommt.
  3. Vollständigkeit: Jeder Kostenbetrag muss einer bestimmten Kostenart zuzuordnen sein. Es dürfen keine „Reste“ übrigbleiben.
  4. Einheitlichkeit: im gesamten Unternehmen muss es eine einheitliche Vorgehensweise zur Einteilung der Kostenarten geben, damit die Daten passend zusammengeführt werden können. Nur so lassen sich Daten aus unterschiedlichen Bereichen nachher miteinander kombinieren oder vergleichen.

Außerdem gilt:

  • Kosten periodengerecht erfassen: Kosten, die sich auf einen längeren Zeitraum beziehen als die aktuell betrachtete Periode, müssen entsprechend umgelegt werden.
  • Kalkulatorische Kosten: nicht immer passen die Werte aus der Finanzbuchhaltung, dann werden diese mit Hilfe von kalkulatorischen Werten korrigiert oder ersetzt (s.u.).
  • Kosten geordnet erfassen: zu den Zielen der Kostenartenrechnung gehört es, die Kalkulation und die Kostenkontrolle vorzubereiten. Daher gruppiert man die einzelnen Kostenarten (s.u.).
  • Kostengüter bewerten: in der Kostenartenrechnung wird neben den „echten“ Aufwendungen auch der betriebliche Werteverzehr erfasst. Dieser muss dazu in Geld bewertet werden.
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Was sind Kostenarten?

Man kann Kosten nach ganz unterschiedlichen Maßstäben in verschiedene Arten unterteilen.

Beispiele für Kostenarten sind:

  • Personalkosten
  • Raumkosten
  • Materialkosten
  • Kapitalkosten
  • Fertigungskosten

Hier wurde also unterteilt nach der Art der verbrauchten Produktionsfaktoren.

Andere Varianten können die Unterteilung nach der Art der betrieblichen Funktion sein oder nach der Art der Kostenerfassung. Auch die Unterteilung in Einzel- und Gemeinkosten sowie fixe und variable Kosten stellt eine Möglichkeit dar, Kostenarten zu unterscheiden.

Mehr Infos zu den verschiedenen Kosten findet ihr hier:

Welche Kosten gibt es?

Auch auf Wikipedia gibt es eine sehr gelungene Übersicht der verschiedensten Kostenarten: Gliederung der Kostenarten.

Woher kommen die Daten für die Kostenartenrechnung?

Wie gesagt, die meisten Daten für die Kostenrechnung kommen aus der Buchhaltung, aber einige eben nicht. Denn bei der Kostenrechnung geht es nicht um die Ermittlung eines steuerrechtlich korrekten Unternehmens-Ergebnisses, sondern um die Kalkulation realistischer Preise und die Betrachtung des Prozesses der Leistungserbringung.

Dies basiert auf dem Werteverzehr, der dafür anfällt, und dieser Werteverzehr muss, sofern nicht bereits in der Buchhaltung erfasst, kalkulatorisch ermittelt werden.

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Beispiel Personalkosten

Klar, hier kommen die meisten Daten aus der Buchhaltung. Löhne & Gehälter, Sozialabgaben, das sind ja alles Kosten, die auch wirklich zu einer Abnahme des Gesamtvermögens führen und daher in der Buchhaltung erfasst werden.

Anders sieht es aus, wenn zum Beispiel der Inhaber einer Personengesellschaft oder ein Einzelunternehmer sich zu Beginn seiner Tätigkeit kein oder nur ein winziges Gehalt auszahlen. Dann steht in der Buchhaltung eben nur dieser kleine Betrag. Für die Kostenrechnung ist jedoch der verbrauchte Wert entscheidend, daher ist hierfür ein kalkulatorischer Unternehmerlohn in der Kostenrechnung zu erfassen (s.u.).

Kalkulatorische Kosten

Das mit dem kalkulatorischen Unternehmerlohn ist klar, oder?

Es gibt aber noch mehr kalkulatorische Kosten, die in der Buchhaltung nicht auftauchen, aber für die Kostenrechnung benötigt werden. Welche das u.a. sind und wie man sie ermittelt lest ihr in den folgenden beiden Abschnitten.

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Kalkulatorische Abschreibung

Die meisten kennen die steuerliche Abschreibung, oder? Wenn nicht, dann hier entlang:

Abschreibung, die Basics

Die kalkulatorische Abschreibung ist (leider) nicht dasselbe. Hierbei geht es nicht darum Steuern zu sparen, sondern um die Finanzierung der Ersatzinvestition für das jeweilige Wirtschaftsgut, in dem man die Kosten hierfür in die Preise inkludiert.

Daher gibt es für die einzelnen Werte auch keine steuerlichen Vorschriften, sondern man muss die Werte selbst möglichst realistisch schätzen, sonst rechnet man sich nachher die Preise schön und das hilft ja nicht…

Berechnen kann man diese kalkulatorischen Abschreibungen zum Beispiel mit dem Mittelwertverfahren.

Begriffe:

  • AfA = Absetzung für Abnutzung
  • WBW = Wiederbeschaffungswert (kann man meist nur schätzen, da der der Wiederbeschaffungszeitpunkt ja in der Zukunft liegt)
  • SW = Schrottwert bzw. tatsächlicher Verkaufspreis oder auch negativer Endwert, falls Entsorgungskosten anfallen
  • n = Nutzungsdauer

Formel für die kalkulatorische Abschreibung:

Kalk. AfA = (WBW – SW) / n

Wie wir auf die Werte für die einzelnen Größen kommen? Wir kalkulieren sie, und zwar wie folgt:

Wiederbeschaffungswert

Da wir den genauen voraussichtlichen Wiederbeschaffungswert heute noch nicht kennen, muss man ihn anhand der aktuellen Anschaffungskosten zzgl. eventueller Teuerungen schätzen.

Zu berücksichtigen sind dabei auch eventuelle künftige Restriktionen bei der Wiederbeschaffung, wie zum Beispiel gesetzliche Änderungen. Die Inflationsrate sollte man ebenfalls einrechnen.

Je mehr Daten uns vorliegen, umso genauer wird eine solche Schätzung natürlich.

Schrottwert

Auch hier gibt es keinen genau definierten Endwert der meisten Anlagegüter und eine Schätzung ist erforderlich.

Der Endwert eines Anlagegutes ist dessen Wert am Ende der technischen Nutzungsdauer. Der kann Null sein oder auch ein beliebiger Restwertbetrag, falls man das Wirtschaftsgut noch verkaufen kann.

Manche Güter verursachen jedoch auch Kosten bei der Entsorgung, so dass auch ein negativer Schrottwert denkbar ist.

Kalkulatorische Abschreibungsmethoden

Die Verfahren, um die jeweilige Abschreibung zu ermitteln, sind die gleichen, wie bei der steuerlichen Abschreibung, sie unterliegen jedoch bei der Kostenrechnung keinen gesetzlichen Vorgaben.

Daher muss man selbst entscheiden, ob man linear, degressiv, progressiv oder leistungsbezogen abschreibt. Je nachdem, was für die eigenen Zwecke am sinnvollsten erscheint.

Kalkulatorische Zinsen

Anders als bei den „realen“ Zinsen, geht es bei den kalkulatorischen Zinsen nicht nur darum, welcher Betrag wirklich für die Kapitalbeschaffung gezahlt wurde, sondern auch um eventuell entgangene Zinsen der Kapitalbindung bei einer Investition.

Es geht also um Kapitalkosten und daher sind kalkulatorische Zinsen in der Kostenrechnung immer zu berechnen, auch wenn eine Anschaffung zum Beispiel mittels Barzahlung getätigt wurde.

Die Höhe der anzusetzenden kalkulatorischen Zinsen orientiert sich also an den Opportunitätskosten, d.h. des entgangenen Gewinns durch die Verwendung des Kapitals für den betrachteten Zweck.

Auch ein Risikozuschlag sollte einkalkuliert werden, da eine Investition in betriebliche Zwecke meist risikoreicher ist, als zum Beispiel die Anlage des Kapitals in einer langfristigen Anlageform. Als Maßstab für das allgemeine unternehmerische Risiko wird meist die Insolvenzquote der jeweiligen Branche genutzt, da es sich hierbei um einen leicht handhabbaren Wert handelt, der gut das jeweilige unternehmerische Risiko abbildet. Diesem Risiko unterliegt jede betriebliche Investition und es sollte daher eingerechnet werden.

Bei der Betrachtung von einzelnen Teilen des Unternehmens können sich zusätzliche Risiken ergeben, die zusätzlich als kalkulatorische Wagnisse (s.u.) in die Kostenrechnung einfließen.

Zinskosten berechnen

Diesen kalkulatorischen Zinssatz kann man zum einen auf Einzelanlagen anwenden, um die Maschinenkosten zu errechnen. Zum anderen kann man damit aber natürlich auch die Summe der Zinskosten des Gesamtunternehmens betrachten.

Wichtig: der kalkulatorischen Zinskosten sind etwas ganz anderes als die in der Buchhaltung erfassten Zinsaufwendungen! Sie dienen lediglich der Kostenrechnung und haben nichts mit den in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesenen Werten gemein!

Formel für den kalkulatorischen Zinssatz (Kalkulationszinsfuß):

Bank-Guthabenzins für langfristige Anlagen

+ Allgemeine Risikozulage (Risikoquote)

= Mindestrentabilität (Rmin)

= kalkulatorischer Zinssatz

Beispiel Gesamtunternehmen

Für das Gesamtunternehmen basiert der Wert des kalkulatorischen Zinses auf dem betriebsnotwendigen Kapital. Das ist der Teil des Betriebskapitals, der für die betriebliche Leistungserstellung notwendig ist. Nicht notwendig in diesem Zusammenhang sind z.B. leerstehende Gebäude, ungenutzte Maschinen oder Grundstücke. Dieser Werte dürfen also nicht eingerechnet werden.

Wir dem Unternehmen ein Teil des Kapitals zinslos zur Verfügung gestellt, z.B. durch Anzahlungen oder Vorauszahlungen von Kunden oder Lieferantenkredite, so ist dieses Kapital vom betriebsnotwendigen Vermögen abzuziehen, um das betriebsnotwendige Kapital zu errechnen.

Formel zur Berechnung der kalkulatorischen Zinsen:

nicht abnutzbares Anlagevermögen (zu vollen Anschaffungs- oder Wiederbeschaffungskosten)

+ abnutzbares Anlagevermögen (zu halben Anschaffungs- oder Wiederbeschaffungskosten)

= betriebsnotwendiges Anlagevermögen

+ betriebsnotwendiges Umlaufvermögen (Durchschnittswerte)

= betriebsnotwendiges Vermögen

– Abzugskapital

= betriebsnotwendiges Kapital

x kalkulatorischer Zinssatz

= kalkulatorische Zinsen

Beispiel Einzelanlage

Betrachtet man nur eine Einzelanlage, so dient als Berechnungsgrundlage für die Zinskosten nicht das gesamte betriebsnotwendige Kapital, sondern nur das in dieser Anlage durchschnittlich gebundene Kapital. Dieses ergibt sich aus der Addition der den Anschaffungskosten (AK) und dem Schrottwert (SW) geteilt durch zwei.

Formel zur Berechnung der kalkulatorischen Zinsen einer Einzelanlage:

kalkulatorische Zinsen = (AK + SW) / 2 x Rmin

Ausnahme: sind AK und SW gleich, weil es keinen Wertverlust gibt (Grundstücke o.ä.), dann rechnet man einfach AK x Rmin um die kalkulatorischen Zinsen zu ermitteln.

Kalkulatorische Lagerzinsen

Die Kosten für die Lagerung von Waren sind ebenfalls ein wichtiger Punkt in der Kostenartenrechnung. Entweder fallen reale Kosten an oder wir müssen kalkulatorische Kosten in Ansatz bringen.

Formel für die kalkulatorischen Lagerzinsen:

  • Berechnung der Umschlagshäufigkeit des Lagerbestandes: Umschlagshäufigkeit = Umsatz / Lagerbestand
  • Berechnung der durchschnittlichen Lagerdauer: durchschnittliche Lagerdauer = 360 Tage / Umschlagshäufigkeit
  • Berechnung des Lagerzinssatzes: Lagerzinssatz = angenommener Jahreszinssatz (z.B. 4,5%) x durchschnittliche Lagerdauer / 360

Kalkulatorischen Wagnisse

Wagnisse dienen in der Kostenrechnung dazu, mögliche Risiken in die Preise einzurechnen und die möglicherweise entstehenden Kosten so durch den Kunden vorfinanzieren zu lassen. Dabei ist es unerheblich, ob für diese Wagnisse tatsächlich Kosten anfallen (z.B. Versicherungsbeiträge oder reale Wagnisverluste) oder nicht.

Wichtig hierbei: kein Risiko darf ausgelassen werden, aber auch keines doppelt einbezogen werden. Für jedes mögliche Risiko muss also einzeln entschieden werden, ob es zu den versicherten Risiken gehört und daher mittels einer Versicherungsprämie in die Preise einfließt, oder ob es nicht versichert ist und daher als kalkulatorisches Wagnis in der Kostenrechnung berücksichtigt werden muss.

Kalkulatorische Miete

Die kalkulatorische Miete wird dann bei den kalkulatorischen Kosten angesetzt, wenn keine „echte“ Miete für betrieblich genutzte Gebäude oder Flächen anfällt. Das ist z.B. der Fall, wenn diese dem Unternehmen gehören oder sie dem Unternehmen von einem der Gesellschafter kostenfrei zur Verfügung gestellt werden.

Handelt es sich um fremde Gebäude, so kann beispielsweise die ortsübliche Vergleichsmiete in die Berechnung der kalkulatorischen Miete übernommen werden.

Für die eignen Gebäuden entstehen jedoch Aufwendungen wie z.B. Abschreibungen, Grundbesitzabgaben oder auch Darlehenszinsen. In diesem Fall ist die kalkulatorische Miete entsprechend zu kürzen, damit diese Aufwendungen nicht doppelt erfasst werden.

Ziel des Ganzen ist es sicherzustellen, dass die Kalkulation auch dann funktioniert, wenn sich die Situation in Zukunft ändert und man doch Miete zahlen muss.

Kalkulatorischer Unternehmerlohn

Ähnliches gilt für den kalkulatorischen Unternehmerlohn. Nicht immer zahlen sich Unternehmer einen vernünftigen Lohn aus, gerade zu Beginn der Geschäftstätigkeit ist es oft einfach noch nicht möglich, sich selbst anständig zu entlohnen. Oder aber es ist aufgrund der Rechtsform (z.B. Einzelunternehmer) gar nicht möglich sich einen Lohn auszuzahlen, der dann auch in der Buchhaltung als Personalkosten auftaucht.

Trotzdem muss in der Kostenrechnung ein angemessener Unternehmerlohn eingeplant werden, denn sonst kommt man auch in Zukunft auf keinen vernünftigen Stundesatz und das wäre ja blöd…

Wie schon bei der kalkulatorischen Miete sollte man sich an vergleichbaren Werten orientieren und einen kalkulatorischen Unternehmerlohn einberechnen. Zahlt man sich einen geringeren Lohn aus, so erfasst man natürlich nur die Differenz zum tatsächlich ausgezahlten Lohn – genauso wie bei der kalkulatorischen Miete.

Ergebnisse der Kostenartenrechnung

Na, trudelt euch der Kopf? Das ist normal, wenn man sich zum ersten Mal mit diesem Thema beschäftigt ;-)

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Aber glaubt mir, wenn man sich erstmal reingefuchst hat, dann bringt es großen Spaß zu wissen, dass man mit Hilfe dieser Daten seine Preise realistisch kalkulieren kann und nicht das Risiko eingeht unter Wert zu verkaufen – denn das wollen wir ja alle nicht!

Man kann anhand der sortierten Kosten jetzt z.B. genau ermitteln, welche Fixkosten und welche variablen Kosten die einzelnen Produkte / Dienstleistungen haben. Und man kann sehen, an welchen Stellen die meisten Kosten erzeugt werden bzw. was die Kostentreiber im Unternehmen sind.

Dieses Wissen hilft enorm, wenn man Sparpotenziale entdecken möchte oder sich fragt, wie weit man die Konkurrenz unterbieten kann, ohne drauf zu zahlen oder oder oder …

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