Wer ein gutes Geschäft machen will, der sollte seine Kontakte ebenso wie seine Freundschaften pflegen. Insbesondere bei Geschäftsbeziehungen kann aus dem Pflegen und Verwalten von Kontakten einiges an Profit entstehen.

Voraussetzung ist allerdings, dass die Bestands-Kontakte im Business auf der Basis eines funktionierenden Kontakt-Verwaltungssystems fußen.

Wie werden Kontakte gezielt verwaltet?

Generell belebt Konkurrenz das Geschäft. Aber so wie das Lauterkeitsrecht die Basis für ein faires Geschäftsleben definiert, gibt es Regeln, wie tagtäglich mit Menschen im beruflichen Umfeld umgegangen werden sollte. Als Unternehmer besteht schließlich viel Kontakt mit Lieferanten, Partnern und vor allem den Kunden. Speziell Letztgenannte nehmen dabei auf die unterschiedlichsten Arten und Weisen Verbindung auf – E-Mail, Social Media, Telefon, Fax.

Für Unternehmen geht damit eine eigene Herausforderung einher. Denn die Informationen zu den Kontakten müssen gesammelt, verarbeitet und für die Wiederverwendung vorbereitet werden. Manche Unternehmer nutzen eine simple Excel-Tabelle, um die Kontaktdaten festzuhalten. Andere notieren sie lose auf Zetteln und wieder andere nutzen das Smartphone oder Tablet.

Empfehlenswert ist jedoch eine sichere als auch einfach zu bedienende Variante. Nicht nur, um Kunden schnell zu finden, sondern auch mit Blick auf andere wesentliche Aspekte wie das Lead Nurturing, also die Kunst, Geschäftskontakte zu pflegen und zu fördern, um letztendlich den Umsatz zu steigern. Hierzu braucht es einen strukturierten Plan.

Warum das Verwalten der Kontakte an einem Ort wichtig ist

Es macht das Leben von Unternehmern deutlich einfacher, alle Kontakte zentral an einem bestimmten Ort zusammenzufassen und zu speichern. Dass dies digital stattfinden sollte – Datensicherung inklusive – sollte klar sein. Schließlich ist es Nutzern der Kontaktdaten so möglich, diese schnell im System zu verwenden. Zudem bleibt der Schreibtisch frei von Notizen und wenn die Nummer von einem Geschäftspartner gesucht wird, muss nicht erst lange gesucht werden.

Welches System am Ende verwendet wird, muss jeder Unternehmer selbst entscheiden. Großer Beliebtheit erfreut sich vor allem Outlook. Das CRM-System von Microsoft bietet in sich geschlossen umfangreiche Tools, um Kontakte an einem zentralen Ort anzulegen und zu verwalten. Etwa kann dank einer E-Mail-Signatur ein Kontakt mit wenigen Klicks erstellt und gespeichert werden. Zudem hilft Drag-and-drop ebenfalls, alles andere Wesentliche aus dem Text im Kontakt zu sichern. Sämtliche Daten sind nach dem Speichern ebenfalls im Such-Assistenten abrufbar.

Tipps zur Kontaktdatenverwaltung

Abseits der bereits beschriebenen Variante, die Verbindungsdaten in einem eigenen dafür vorgesehenen System zu speichern, ist es sinnvoll, darüber hinaus wichtige soziale oder persönliche Notizen festzuhalten. Optimal ist, wenn es in der Kontaktmaske ein eigenes Notizfeld gibt. Neben den persönlichen Notizen können jedoch ebenso Besonderheiten, Kundennummern, Rabatte, Öffnungszeiten oder Zusammenfassungen von Gesprächen gespeichert werden.

Ebenfalls interessant ist, die Kontakte nach Unternehmen zu gruppieren. So können als Beispiel sämtliche Daten zu Kontakten eines bestimmten Unternehmens herausgefiltert und zusammengefasst werden. Das ermöglicht, schnell und effektiv auf bestimmte Unternehmensbereiche zuzugehen.

Ein weiteres Tool, welches ein zentrales Kontaktdatenverwaltungssystem unbedingt beinhalten sollte, ist die Möglichkeit Kontaktgruppen zu erstellen. Dank dieses Werkzeugs wird die unternehmerische Arbeit in vielen unterschiedlichen Facetten vereinfacht. Etwas kann im Anschluss an ein Meeting eine Kontaktgruppe erstellt und das Protokoll so problemlos an eine größere Gruppe Menschen versendet werden. Oder aber der Unternehmer möchte im Rahmen seiner B2B-Kundengewinnung und Umsatzsteigerung eine Gruppe von Kunden informieren.

Mit dem zentralen CMR-System für die Kontaktdatenverwaltung tun sich Unternehmer einen Gefallen, der Zeit und Geld spart.

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