Im geschäftlichen Schriftverkehr sind bestimmte Angaben gesetzlich vorgeschrieben – das betrifft nicht nur Briefe, sondern auch E-Mails. Die E-Mail-Signatur erfüllt dabei eine doppelte Funktion: Sie ist sowohl ein rechtliches Erfordernis als auch ein wichtiges Element für die Professionalität eines Unternehmens.

Je nach Unternehmensform variieren die Pflichtangaben, aber alle haben ein Ziel: Transparenz und Verlässlichkeit im Geschäftsverkehr. Was genau in der Signatur stehen muss, zeigt dieser Beitrag.

Warum E-Mail-Signaturen im Geschäftsverkehr Pflicht sind

Geschäftsverkehr umfasst sämtliche Korrespondenz, die im Rahmen einer unternehmerischen Tätigkeit erfolgt – egal ob in gedruckter Form oder digital. E-Mails zählen dabei genauso wie Geschäftsbriefe, da sie häufig Vertragsabschlüsse vorbereiten oder dokumentieren.

Genau deshalb gibt es auch für sie gesetzliche Regelungen, die eine ordnungsgemäße Signatur erfordern. Diese sorgt nicht nur für Rechtssicherheit, sondern stärkt auch die Professionalität des Unternehmens.

Ãœbersicht der Pflichtangaben je nach Gesellschaftsform

Gesetzliche Grundlagen und Pflichtangaben

Die E-Mail-Signatur unterliegt verschiedenen gesetzlichen Regelungen wie dem Handelsgesetzbuch (§ 125 HGB) oder der Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (§ 2 DL-InfoV).

•  125 HGB regelt die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen und gilt gleichermaßen für digitale Kommunikationsmittel wie E-Mails.
• Zusätzlich zu § 125 HGB müssen Dienstleister nach § 2 DL-InfoV berufsrechtliche Angaben machen, wenn sie reglementierten Berufen angehören (z. B. Anwälte, Steuerberater). Dazu zählen die zuständige Kammer, die gesetzliche Berufsbezeichnung sowie die berufsrechtlichen Regelungen.

Eine Übersicht über die Pflichtangaben für verschiedene Gesellschaftsformen findest du in der Tabelle.

Ãœbersicht der Angaben je nach Gesellschaftsform

Häufige Fehler in E-Mail-Signaturen und wie man sie vermeidet

Eine fehlerhafte E-Mail-Signatur kann rechtliche Konsequenzen haben oder das Image eines Unternehmens beeinträchtigen. Hier sind die häufigsten Fehler und Tipps, wie du sie vermeidest:

• Unvollständige Pflichtangaben: Fehlende Angaben wie Firmenname, Rechtsform oder Handelsregisternummer können Abmahnungen oder Bußgelder nach sich ziehen.
  Tipp: Nutze eine Checkliste oder automatisierte Tools, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Daten enthalten sind.
• Veraltete Informationen: Angaben wie der Sitz der Firma oder die Geschäftsführung sind nicht mehr aktuell.
  Tipp: Aktualisiere die Signatur bei jeder Änderung der Unternehmensstruktur.
• Ãœberladene Signaturen: Zu viele Bilder, Farben oder unnötige Informationen erschweren die Lesbarkeit.
  Tipp: Halte die Signatur klar und reduziert – Pflichtangaben, Logo und Kontaktdaten genügen.
• Internationale Anforderungen ignorieren: Bei Korrespondenz mit internationalen Partnern fehlen Ãœbersetzungen oder landesspezifische Angaben.
  Tipp: Ergänze wichtige Angaben in Englisch und passe die Signatur den Anforderungen des Ziellandes an.

Zusätzliche Tipps für rechtssichere Signaturen

1. Barrierefreiheit beachten: Verwende gut lesbare Schriftarten und Farben. Halte die Signatur kompakt und klar.
2. Mobile Ansicht prüfen: Teste, ob die Signatur auf Smartphones und Tablets korrekt dargestellt wird.
3. Einheitlichkeit sicherstellen: Setze auf einheitliche Signaturen im gesamten Unternehmen, um Professionalität zu wahren.

Mit einer rechtssicheren, klar strukturierten und ansprechenden E-Mail-Signatur hinterlässt du einen professionellen Eindruck und minimierst rechtliche Risiken.

Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen die Pflichtangaben in E-Mail-Signaturen?

Das Nichtbeachten der gesetzlichen Vorgaben für E-Mail-Signaturen kann rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben. Hier ist ein Überblick über die möglichen Strafen:

Bußgelder nach dem Handelsgesetzbuch (HGB)

Unternehmen, die ihre Pflichtangaben gemäß § 125 HGB nicht korrekt angeben, können mit Bußgeldern bis zu 5.000 Euro bestraft werden. Dies betrifft insbesondere Kapitalgesellschaften wie GmbH, AG oder UG.

Abmahnungen von Mitbewerbern

Fehlende oder fehlerhafte Pflichtangaben können von Mitbewerbern als Wettbewerbsverstoß (§ 3a UWG) abgemahnt werden. Die Kosten für eine solche Abmahnung beinhalten:

• Anwaltsgebühren: Mehrere Hundert bis Tausend Euro, abhängig vom Streitwert.
• Verpflichtung zur Unterlassungserklärung: Zukünftige Verstöße können zu zusätzlichen Vertragsstrafen führen.

Haftung des Geschäftsführers

Bei juristischen Personen (z. B. GmbH, AG) kann auch der Geschäftsführer persönlich haften, wenn Pflichtangaben fehlen oder unvollständig sind. Die Haftung betrifft insbesondere Verstöße gegen die Vorgaben des Handelsrechts.

Sanktionen nach der Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV)

Für Dienstleister können bei Verstößen gegen die DL-InfoV Bußgelder bis zu 1.000 Euro verhängt werden. Dies betrifft vor allem Branchen mit reglementierten Berufen, wie Anwälte, Steuerberater oder Architekten.

Image- und Vertrauensverlust

Neben rechtlichen und finanziellen Folgen kann ein Verstoß das Vertrauen von Geschäftspartnern und Kunden beeinträchtigen. Ein unprofessioneller Eindruck durch fehlerhafte Signaturen kann nicht nur Geschäftspartner abschrecken, sondern auch die Reputation eines Unternehmens nachhaltig schädigen.

Wichtige Punkte für rechtssichere Signaturen

Eine korrekte E-Mail-Signatur ist nicht nur ein rechtliches Muss, sondern auch ein Zeichen von Professionalität und Verlässlichkeit. Sie sorgt für Klarheit bei Geschäftspartnern und minimiert rechtliche Risiken.

Regelmäßige Überprüfungen der Signaturen sind unverzichtbar – insbesondere bei rechtlichen Änderungen oder Änderungen der Unternehmensstruktur. Nur so bleibt dein Unternehmen rechtssicher und hinterlässt einen professionellen Eindruck.

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