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Lohnbuchhaltung in der Cloud: weniger Arbeit, mehr Sicherheit

Lohnbuchhaltung in der Cloud
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Moderne Softwarelösungen erleichtern die Lohnbuchhaltung und sorgen für viel Transparenz in Echtzeit. Jederzeit und überall.

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Serverraum – ein Schreckenswort der Nuller-Jahre. Unförmige, teure Kästen ohne Design, die röchelnd einen eigenen Raum für sich beanspruchten und dazu noch geschulte IT-Spezialisten, die für regelmäßige Back-ups sorgten und überhaupt das ganze Software-Konstrukt in der Company am Laufen hielten. Mehr oder weniger.

Wartungsfrei und geräuschlos

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Der Alptraum hat sich in den Himmel verzogen und residiert jetzt wartungsfrei in riesigen, geräuschlosen Clouds. Mit den Daten in den Wolken haben sich nach dem Ende der Serverräume auch immer mehr professionelle Softwarelösungen z.B., um Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu erstellen, in den Clouds etabliert, die teure Einmalanschaffungen plus kostenpflichtiger Updates überflüssig machen. Diese Cloud-Komplettlösungen erlauben nicht nur einen ortsunabhängigen Zugang und permanent optimierte Software-Features, sondern sorgen auch dafür, dass kurzfristig umzusetzende, gesetzliche Vorgaben berücksichtigt werden.

Gerade Start-ups oder kleinere Firmen mit festangestellten Mitarbeitern stehen oft vor dem Problem, aus Kostengründen keine eigenen Kräfte für die Lohnbuchhaltung beschäftigen zu können. Den Gründern, Foundern oder Geschäftsführern selbst fehlt dafür die Expertise – oder ihre Zeit ist einfach zu wertvoll, diesen Job zu machen, weil ihr Augenmerk dem Wachstum oder der Stabilität der Firma gelten muss, nicht aber der administrativen Verwaltung.

Den Job machen dann Externe, die sich den Job gut bezahlen lassen. Kosten, die schnell für eine ökonomische Unwucht sorgen können.

Automatisiert und vereinfacht: die Vorteile

Moderne, Cloud-basierte Lohnbuchhaltungssysteme vereinfachen und automatisieren Prozesse, die das Arbeitsvolumen der Lohnbuchhaltung signifikant verringert. Dazu gehören:

  • Abrechnungsvariablen direkt eingeben
  • Lohnabrechnung in Echtzeit
  • Automatischer Versand der Lohnzettel
  • Automatische Zahlung von Gehältern und Löhnen
  • Automatische Meldungen an Finanzamt und Krankenkassen
  • Einstellungen von Urlauben und Abwesenheiten verwalten
  • Personalprozesse digitalisierten
  • Auslagen erstatten
  • Einfache Arbeitszeiten erfassen

Aufgrund der zentral verarbeiteten Daten und automatisierten Prozesse können alle relevanten Daten grafisch verständlich aufgearbeitet und auf allen Devices abgerufen werden. Daraus ergibt sich für die Geschäftsführung (und deren Beauftragte) ein einmalig transparenter Status quo-Überblick zu jeder Tages- und Nachtzeit und natürlich auch an Orten, wo der Freizeitanteil der Work-Life-Balance ausgelebt wird, also z. B. beim Surfen auf Fuerteventura.

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Urlaubsanträge ohne Umwege direkt ins System

Excel-Tabellen, die für die Verwaltung und Darstellung von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten kompliziert manuell gepflegt wurden, kommen in einer Cloud-Lösung auf den digitalen Friedhof. Der Urlaubsanspruch aller Mitarbeiter muss nur einmal eingetragen werden, den Rest übernimmt die Software. Auf diese Weise lassen sich auch alle Arten von Abwesenheiten wie Krankheitstage, Elternzeit oder Bildungsurlaube verwalten.

Urlaubsanträge können von den Mitarbeitern selbst direkt in die Cloud eingegeben werden – ohne den Umweg einer E-Mail oder gar eines ausgedruckten Dokuments. Genauso einfach können sie auch geändert oder zurückgezogen werden. Auch die Bestätigung des Urlaubs erfolgt direkt im System.

Sichere Daten – auch bei Feuer und Einbruch

Als es noch Serverräume und Unmengen von externen Festplatten gab, war Datensicherheit auch ein manuelles Problem. Wer seine Back-ups im selben Raum wie den Server gelagert hat, konnte beide verlieren, wenn eingebrochen wurde oder es gebrannt hat.

Die Cloud ist für Einbrecher und Feuersbrünste so weit weg wie die Wolken am Himmel von Fuerte. Und es ruft auch garantiert kein verzweifelter Mitarbeiter an, weil irgendwas mit dem Server nicht stimmt.

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Kategorie: IT & Technik, Personal & Weiterbildung

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Freier Journalist und Autor. Jahrelange Erfahrung in Führungspositionen (Print und Online). U. a. Büroleiter BILD, Chefreporter Hamburger Morgenpost, Ressortleitung und Chefredaktion TV Hören + Sehen, Chefredakteur WOM Magazin, stellv. Chefredakteur Metal Hammer, Objektleiter Wirtschaftsmedien online Heinrich Bauer Verlag.

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