Finanzen & Buchhaltung
Kommentare 1

Fahrtkosten abrechnen – 14 Dinge die Arbeitnehmer wissen sollten

Fahrtkosten abrechnen

Die meisten Arbeitnehmer haben Fahrtkosten. Egal ob mit dem PKW, dem Fahrrad oder dem ÖPNV – Fahrtkosten entstehen immer, sobald man zur Arbeit fährt oder dienstlich unterwegs ist.

WERBUNG

Wie man diese Fahrtkosten be- und abrechnet, gegenüber wem und in welcher Höhe, liest Du hier.

Was sind alles Fahrtkosten?

WERBUNG

Mit Fahrtkosten sind alle Kosten gemeint, die entstehen, sobald eine Person dienstlich unterwegs ist. Dabei ist es egal, mit welchem Verkehrsmittel man unterwegs ist, lediglich die Kosten unterscheiden sich (natürlich).

Für dienstlich veranlasste Fahrten kann es drei Gründe geben:

  • Der Weg zur Arbeit und wieder nach Hause.
  • Familienheimfahrten, falls man auswärts arbeitet (Stichwort: Doppelte Haushaltsführung).
  • Wege im Auftrag des Arbeitgebers, z.B. zu Kunden oder anderen Standorten des Unternehmens.

Welche Pauschalen für die Abrechnung von Fahrtkosten gibt es?

Je nach Anlass der Fahrt, werden die Kosten unterschiedlich berechnet.

Pendlerpauschale (offiziell Entfernungspauschale)

Die Pendlerpauschale wird angewandt für die Wege zur Arbeit und wieder nach Hause und auf Familienheimfahrten. Diese Pauschale bezieht sich auf die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, daher heißt sie offiziell auch Entfernungspauschale.

Sie berechnet sich gem. § 9 Abs. 1 Nr. 4 Einkommensteuergesetz wie folgt:

  • Für jeden vollen Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte können 0,30 EUR angesetzt werden.
  • Ab dem 21. Kilometer dürft ihr sogar 0,35 EUR (für 2021 bis 2023), bzw. 0,38 EUR (für 2024 bis 2026) ansetzen.
  • Bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel sind alternativ die die Entfernungspauschale übersteigenden, höheren tatsächlichen Kosten abzugsfähig.

Die gleichen Sätze gelten auch für Familienheimfahrten, wenn ihr einen Zweitwohnsitz habt, weil eure erste Tätigkeitsstätte zu weit von eurer Wohnung entfernt ist (Stichwort: Doppelte Haushaltsführung). Hierfür zählt dann der kürzeste Weg zwischen eurer ersten Tätigkeitsstätte und der Familienwohnung. Wöchentlich dürft ihr eine Familienheimfahrt geltend machen.

Ausnahmen und noch mehr Details lest ihr am besten direkt im Gesetz nach, das würde hier sonst total ausufern :-)

WERBUNG

Kilometerpauschale

Die Kilometerpauschale wird bei betrieblich veranlassten Fahrten mit privaten Fahrzeug des Arbeitnehmers genutzt.

Sie berechnet sich gem. § 9 Abs. 1 Nr. 4a Einkommensteuergesetz wie folgt:

  • tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen

oder

  • pauschale Kilometersätzen, die für das jeweils benutzte Beförderungsmittel (Fahrzeug) als höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzt sind.
  • Dies sind für PKW 0,30 EUR pro gefahrenem Kilometer
  • und für Motorrad, Motorroller, Moped, Mofa und als S-Pedelec oder E-Bike eingestufte Elektrofahrräder 0,20 EUR pro gefahrenem Kilometer (Quelle: Lohnsteuer kompakt).
  • Tritt man eine Dienstreise mit dem privaten Fahrrad an, kann man seit 2014 leider keine Fahrtkosten mehr ansetzen – schade.

Welche Regeln gelten bei einer Auswärtstätigkeit bezüglich der Fahrtkosten?

Eine Auswärtstätigkeit liegt immer dann vor, wenn man außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte oder der eigenen Wohnung tätig ist. Hier gelten für die Wegekosten dieselben Regeln wie für Dienstreisen.

WERBUNG

Fahrtkosten vom Arbeitgeber erstatten lassen

Als Arbeitnehmer kann es sein, dass der Arbeitgeber die Fahrtkosten oder zumindest Teile davon übernimmt.

Muss der Arbeitgeber Fahrtkosten erstatten?

Das kommt darauf an!

  • Die Kosten für den Weg zur Arbeit (also die Pendlerpauschale) muss der Arbeitgeber nicht erstatten. (Man kann sie aber bei der Steuer geltend machen!)
  • Handelt es sich jedoch um eine Dienstreise muss der Arbeitgeber die anfallenden Kosten laut § 670 BGB in der Regel erstatten.

Ist die Fahrtkostenerstattung vom Arbeitgeber steuerfrei?

Auch hier kommt es darauf an, welche Art von Fahrtkosten der Arbeitgeber erstattet bzw. bezuschusst :-)

  • Handelt es sich um einen Zuschuss zu den Fahrtkosten auf dem Weg von zuhause zur ersten Tätigkeitsstätte und zurück, so ist dieser Zuschuss steuerpflichtig. Ob pauschal oder nach den individuellen Sätzen des Arbeitnehmers versteuert wird, solltet ihr am besten einen Steuerberater fragen, da gibt es viele Details zu beachten (ÖPNV, PKW usw.)
  • Die Erstattung der Fahrtkosten einer Dienstreise ist steuerfrei, da man lediglich die anfallenden Kosten erstattet bekommt.
WERBUNG

Kann ich Fahrtkosten von der Steuer absetzen, wenn der Arbeitgeber sie bezahlt?

Nein, natürlich nicht! Was genau würde man denn da absetzen wollen? 0 EUR?

Wie sieht es aus, wenn der Arbeitgeber nicht die vollen Kosten erstattet, sondern nur einen Zuschuss gibt?

Anders sieht es aus, wenn der Arbeitgeber nicht die vollen Kosten übernimmt. Dann kann man natürlich die Differenz bei der Steuer geltend machen.

Fahrtkosten in der Steuererklärung

Kommen wir zu einem kniffligen Punkt: Fahrtkosten und Steuererklärung

Wann darf ich Fahrtkosten absetzen?

Ganz einfach: immer dann, wenn sie beruflich begründet sind und nicht von jemand anders erstattet wurden :-)

Wie viele Arbeitstage darf ich für die Fahrtkosten ansetzen?

Eigentlich müsste man genau zählen, wie oft man wirklich zur ersten Tätigkeitsstätte gefahren ist bzw. wie viele Familienheimfahrten es gegeben hat.

Da dies jedoch recht mühsam ist, kann man sich an folgenden Werten orientieren:

365 Kalendertage abzüglich

  • rund 104 Wochenendtage
  • 11 Feiertage
  • 30 Urlaubstage

Das ergibt 220 Arbeitstage, an denen man zur Arbeit gefahren sein kann bei einer 5-Tage-Woche. Hat man eine 6-Tage-Woche kämen noch rund 52 Tage hinzu, also in Summe 272 Tage.

Aber Achtung: wenn ihr viel krank ward oder viele Fortbildungen besucht habt und die Kosten dafür in der Steuererklärung angebt, kann es sein, dass das Finanzamt nachprüft. Denn da liegt es ja auf der Hand, dass ihr weniger zur Arbeit gefahren seid! Also bitte immer ehrlich bleiben, Steuerbetrug ist kein Kavaliersdelikt!

WERBUNG

Wo trage ich die Fahrtkosten in der Steuererklärung ein?

Fahrtkosten gehören zu den sogenannten Werbungskosten, die man in Anlage N der Einkommensteuererklärung erfasst.

  • Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte / Sammelpunkt / weiträumigem Tätigkeitsgebiet (Entfernungspauschale): Zeilen 31 – 40
  • Fähr- und Flugkosten bei Wegen zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte / Sammelpunkt / weiträumigem Tätigkeitsgebiet: Zeile 47
  • Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten: 61 – 71

Kann ich auch bei einem 450 EURO Job Fahrtkosten absetzen?

Ja klar, warum denn nicht?

Wie trage ich in die Steuererklärung Fahrtkosten ein, die vom Arbeitgeber erstattet wurden?

Auch hierfür gibt es in der Anlage N eine passende Zeile:

  • Arbeitgeberleistungen lt. Nr. 17 und 18 der Lohnsteuerbescheinigung: Zeile 39
  • Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten / Vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt: Zeile 72
WERBUNG

Wie kann ich Fahrtkosten nachweisen?

Wenn ihr öffentliche Verkehrsmittel nutzt, ist es ja ganz einfach: alle Bahnfahrkarten, Taxibelege o.ä. aufheben, dann habt ihr die passenden Belege.

Beim eigenen Fahrzeug kann man das natürlich auch so handhaben. Einfach alles aufheben, was es rund um das Fahrzeug an Belegen so gibt: Tankquittungen, Werkstatt-Rechnungen (da steht dann auch der Kilometer-Stand drauf!), TÜV-Berichte usw. Vermutlich möchte das Finanzamt diese Belege aber erst sehen, wenn ihr wirklich viele Fahrtkosten in der Steuererklärung angebt, so ab ca. 15.000 km / Jahr kann das schon mal sein.

Wenn ihr gegenüber dem Arbeitgeber Fahrtkosten abrechnen möchtet, gibt es meist ein Reisekostenformular, welches ihr ausfüllen müsst. Die passenden Belege z.B. für Bahnfahrten oder Flüge fügt man dann einfach bei. Bei den Kilometern kann ein Ausdruck aus Google-Maps hilfreich sein, um die gefahrene Strecke zu belegen, aber das ist in jedem Unternehmen anders geregelt, einfach beim Arbeitgeber nachfragen :-)

Was ist mit Fahrtkosten ohne Nachweis?

Für die Entfernungspauschale bei der Steuererklärung benötigt ihr normalerweise keine Belege. Außer ihr fahrt ungewöhnlich viel, dann ist es besser ein paar Quittung und Rechnungen zu besitzen, die dies beweisen (s.o.).

Gute Fahrt!

So – ganz schön umfangreich, gell?

Wer noch mehr Infos rund um das Thema Fahrt- und Reisekostenabrechnung lesen möchte, bitte hier entlang:

Reisekosten abrechnen – so geht’s!

Eine Vorlage für die Reisekostenabrechnung habe ich natürlich auch vorbereitet:

Vorlage Reisekostenabrechnung

Und wer lieber mit dem Fahrrad unterwegs ist, der liest gerne hier weiter:

Dienstfahrrad – Das Fahrrad als „Firmenwagen“ bei Selbstständigen

P.S.: Ich bin kein Steuerberater + das hier ist daher mein ganz privates Verständnis der Sachlage – nur als Hinweis …

Fahrtkosten abrechnen

Pin it!

WERBUNG

1 Kommentare

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

Wenn Du wissen möchtest, welche Daten wir beim Hinterlassen eines Kommentars speichern, schau bitte in unsere Datenschutzerklärung.