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Projektmanagement – Tipps für erfolgreiche Projekte

Projektmanagement
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Projekte spielen in fast jedem innovativen und erfolgsorientierten Unternehmen eine entscheidende Rolle. Es gilt ein Vorhaben zu erreichen, das zur Verbesserung des Gesamterfolgs oder eines bestimmten betrieblichen Sektors führen soll. Um mit festgelegten Mitteln in einem begrenzten Zeitraum das festgesteckte Ziel zu erreichen, sind verschiedenste Aktivitäten notwendig. Jenseits vom Tagesgeschäft müssen komplexe, neue und teilweise einmalige Aufgabenstellungen gemeistert werden.

Ein optimales Projektmanagement ist hierfür unverzichtbar. Doch häufig scheitern Projekte in weniger gut organisierten und erfahrenen Teams bereits an den Grundlagen. Mit diesen hilfreichen Tipps gelingt die Umsetzung und Realisierung von Projekten.

Der Projektauftrag

Projekte machen eine konkrete Planung und Organisation erforderlich. Eines der markantesten Probleme, das bei Projekten häufiger auftritt als vielerorts vermutet, ist das Fehlen eines Projektauftrags. Das Ziel einer Projektarbeit wird oft massiv vernachlässigt und nicht klar definiert.

So kann es passieren, dass zwar die Projektleiter und Manager wissen, welches Ziel erreicht werden soll, aber durch fehlerhafte oder unklare Kommunikation kommt der Auftrag nicht in allen Reihen an. Dabei bildet das Ziel die Grundlage für sämtliche Aufgaben und somit auch für den Projekterfolg. Nur ein deutlich kommuniziertes Ziel macht eine Erreichung überhaupt realistisch. Projektleiter müssen daher sicher gehen, dass der Auftrag zu jedem Einzelnen durchgedrungen ist und verstanden wurde.

Unterstützung durch Managementberater

Je nach Größe, Umfang und Priorität des Projektes kann es durchaus ratsam sein einen Experten hinzuzuziehen. Professionelle Managementberatung, wie sie beispielsweise von der Gotscharek & Company GmbH in Hanau angeboten wird, umfasst den gesamten Sektor des Projektmanagements.

Praxiserfahrene Fachkräfte unterstützen Unternehmen dabei einen strukturierten Ansatz zu entwickeln und das Projektziel konsequent zu verfolgen. Werden das Projektmanagement positiv gestaltet und erfolgreiche Methoden angewandt, ist die Ersparnis hinsichtlich Kosten und Zeit erstaunlich.

Arbeitsaufwand und Ablaufphasen

Grundsätzlich ist es für einen geordneten Ablauf eines Projektes überaus wichtig, die gesamten Aufgaben in Arbeitspakete einzuteilen. Ein Projekt sollte Schritt für Schritt bearbeitet und vorangebracht werden. Ansonsten kann es passieren, dass der Überblick fehlt und Unruhe entsteht.

Gelungene und erfolgreiche Projekte werden meist in vier Phasen unterteilt:

  1. Konzeption – Projektauftrag formulieren, Leitung zuteilen, Gruppen bilden, Projektplanung, Kosten- und zeitrahmen bestimmen
  2. Planung – Definieren der Arbeitspakete, Verantwortungsfelder zuteilen, Risikoanalyse
  3. Durchführung – Projektthemen bearbeiten
  4. Kontrolle und Projektabschluss – Reflexion der Arbeiten, Abgleich mit Zielen, Abschlussbericht

Neben den einzelnen Arbeitsschritten und Projektphasen ist das jeweilige Aufgabenspektrum den Projektmitgliedern sinnvoll zuzuordnen. Am besten geschieht dies entsprechend der Fähigkeiten und Stärken jedes Einzelnen.

Sind sämtlichen Beteiligten der Ablauf und die Zuständigkeiten klar, steht einer erfolgreichen und gut organisierten Durchführung nichts mehr im Weg.

Das Team – kompetent, harmonisch und organisiert

Ein Team für die Projektdurchführung sollte möglichst überschaubar sein. Denn grundsätzlich wirken sich zu große Gruppen schlecht auf die Durchführung und Zusammenarbeit aus. Alle Mitglieder müssen über die notwendigen Fachkenntnisse verfügen und gut zusammenarbeiten.

Damit die Projektarbeit wirkungsvoll wird, müssen Spielregeln für die gesamte Projektdauer aufgestellt werden. Entscheidungskompetenzen und Verantwortungsbereiche sind festzulegen.

Zeitlicher Rahmen und Kostenplan

Ein Projekt ohne vorgegebenen Abschlusstermin kann sich endlos hinziehen. Nur mit einem festgesteckten Abgabeziel kann der notwendige Nachdruck erlangt werden, der für eine zügige und konsequente Bearbeitung aller Aufgaben entscheidend ist.

Zudem ist ein Kostenplan zu entwickeln. Jedes Projekt sollte wirtschaftlich sein und einen finanziellen Rahmen haben. Ansonsten können die Ausgaben schnell überhand nehmen, was den Erfolg des Projektes schmälert.

Foto: 4Max / shutterstock.com

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