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8 Punkte, die der Chef immer im Blick haben sollte!

Chef

Worauf muss man achten, wenn man ein Unternehmen erfolgreich führen möchte?

Diese Frage stellte mir kürzlich ein Bekannter. Er hatte Sorge, im Trubel des Tagesgeschäfts mögliche Risiken oder Chancen für das eigene Unternehmen zu übersehen.

Deshalb habe ich hier die wichtigsten 8 Punkte zusammengestellt, die ein Chef nie aus den Augen verlieren sollte!

1. Liquidität

  • Wie lange reicht das Geld? Darauf läuft alles hinaus. Egal wie viele Aufträge und Projekte man hat und wie rosig die ZUKUNFT aussieht – ist HEUTE kein Geld mehr da, um fällige Zahlungen zu leisten, dann ist man leider insolvent (Insolvenzordnung §17). Daher ist eine sorgfältige Planung der eingehenden und ausgehenden Zahlungen überlebenswichtig für jedes Unternehmen. Auch die Vorsorge für Notfälle ist unumgänglich.
  • Hat das Unternehmen einen Puffer für schlechte Zeiten? Was muss in diesen schlechten Zeiten mindestens bezahlt werden und wie lange kann so eine Durststrecke erfahrungsgemäß dauern? Wenigstens die Grundkosten sollten für ein halbes Jahr (gern auch länger) gedeckt sein. Sonst schmeißt einen jede Schwankung in der Auftragslage sofort aus der Bahn.
  • Welche Kosten sind unvermeidbar? Und welche Ausgaben können ggfs. verschoben werden? Unvermeidbar sind unter anderem Löhne und Sozialabgaben, Mieten oder Steuern. Investitionen sind jedoch nicht immer zwingend nötig und können z.B. in eine liquidere Periode verschoben werden.
  • Welche regelmäßigen Zahlungen sind wann fällig? Und stehen entsprechende finanzielle Mittel zu diesen Zeitpunkten bereit? Beispiel: Steuervorauszahlungen werden immer quartalsweise gezahlt, man sollte also entsprechende Rücklagen bilden. Gleiches gilt für Versicherungen, diese werden meist zu Jahresbeginn fällig.
  • Wann zahlen die Kunden & wann müssen die Lieferanten bezahlt werden? Ziel ist es die einzelnen Zahlungsströme so zu steuern, dass das Unternehmen stets zahlungsfähig ist.
  • Wie steht es um die Zahlungsmoral der Kunden? Zahlen Kunden immer später als geplant sollte man in jedem Fall das Gespräch suchen, sonst steht einem irgendwann die Insolvenz wegen Zahlungsunfähigkeit ins Haus. Ein funktionierendes Mahnwesen ist ein Grundbaustein der Liquiditätssicherung! Oft reicht schon eine freundliche Erinnerung oder die Einräumung von ein paar Prozent Skonto bei früher Rechnungsbegleichung und schon zahlen die Kunden pünktlich.

Zum Thema Liquidität habe ich bereits ein paar Beiträge veröffentlicht, hier eine kleine Übersicht:

Liquidität

2. Grundkosten

Hier geht es darum zu ermitteln, welche Kosten „eh da“ sind, egal ob ich Aufträge habe oder nicht, und woraus sich diese zusammensetzen. Meist sind die größten Blöcke Personal- & Raumkosten.

  • Welche fixen Kosten hat das Unternehmen? Und wie setzen sich diese Gemeinkosten zusammen? Löhne, Mieten, Versicherungen, Kfz-Kosten, was noch? Einfach alles aufschreiben, dann bekommt man schnell einen Überblick, welchen Fixkosten-Block man jeden Monat mindestens erwirtschaften muss, damit die Firma überlebt.
  • Wann sind diese Zahlungen fällig? Grundkosten werden nicht überraschend fällig. Sie sind grundsätzlich gut planbar. Also sollte man sich auch einen Plan machen, wann welche Zahlung fällig ist, um die Liquidität nicht zu gefährden (s. Punkt 1).
  • Gibt es Einsparpotentiale? Fassen Sie die Grundkosten zu übersichtlichen Themenblöcken zusammenfassen, damit Sie wissen, ob es irgendwo Einsparpotentiale gibt. Nutzt man den DATEV-Kontenrahmen geschieht dies automatisch über die einzelnen Kontonummern. Auch die BWA vom Steuerberater macht genau dies, um den Überblick für den Chef zu erleichtern.

Grundlagen zum Thema Kosten gibt es in dem Beitrag „Kostenrechnung – Basics

3. Rohertrag bzw. Deckungsbeitrag

Bei diesem Punkt geht es um das Thema „Lohnt sich meine Arbeit überhaupt?“ und die Frage „Welches Produkt / welche Dienstleistung  trägt wie viel zur Deckung der Grundkosten meines Unternehmens bei?“.

Einfach gerechnet:
Umsatz abzüglich der durch dieses Produkt / dieses Projekt / diese Leistung direkt verursachten Kosten = Rohertrag

Dieser muss dann zur Deckung der Grundkosten beitragen (daher auch Deckungsbeitrag). Diese Quote sollte ermittelt werden, damit man sich bei künftigen Kalkulationen nicht selbst in den Ruin rechnet.

Die Fragen, die man sich stellen sollte lauten daher:

  • Stimmt die Kalkulation? Bleibt nach Abzug der durch das Projekt verursachten Kosten noch genug hängen, um die Grundkosten zu begleichen oder ist die Marge zu gering? Sind alle Leistungen erfasst und im Angebot enthalten? Vorsicht: Gern werden nebenbei-entstehende Zusatzkosten vergessen. Auch sie müssen bei der Kalkulation berücksichtigt und am besten über vernünftige Angebote mit verkauft werden (Achtung Zusatzkosten!).
  • Wird Leistung verschenkt? Wenn man Leistungen erbringt, dann sollten diese auch bezahlt werden, denn wer ständig unbezahlt arbeitet gefährdet sein Unternehmen. So einfach ist das. Daher ist es z.B. ganz wichtig Zusatzleistungen zu beziffern und diese dem Kunden dann auch in einem Zusatzangebot zu verkaufen. Natürlich kann Leistung auch mal einfach schnell so erbracht werden, aber wenn dies in einem zu großen Umfang geschieht, hat man irgendwann keine Zeit mehr für bezahlte Leistung oder man arbeitet rund um die Uhr. Beides ist nicht erstrebenswert!
  • Gibt es einen Richtwert, wie viel vom Umsatz „hängenbleibt“? Hier geht es darum Erfahrungswerte zu generieren, um schnell abschätzen zu können, ob ein Angebot tragfähig ist oder nicht.
  • Wie kann ich bei Produkten die gut laufen, den Profit erhöhen? Auch eine wichtige Frage. Wenn ich schon solche Renner im Sortiment habe, was kann ich dann tun, um eine maximale Marge zu erzielen? Denn setzte ich zwar viele Projekte / Produkte um, die nur einen geringen Deckungsbeitrag haben, kann das Unternehmen so langfristig auch in eine Schieflage geraten. Merke: bloß weil sich etwas gut verkauft, ist es nicht unbedingt vorteilhaft für das Unternehmen! Wichtig ist, was hängenbleibt.

4. Angebot und Marktanforderungen

„Das einzig Beständige ist der Wandel“ Heraklit

Das gilt auch für die Märkte, in denen wir uns bewegen. Die Kundenanforderungen wandeln sich, Technologien verändern sich und was heute noch ein sinnvolles Produkt war, wird morgen schon nicht mehr nachgefragt. Daher sollte man sich laufend fragen, ob das eigene Angebot eigentlich noch up-to-date ist und ob die Kunden zufrieden mit den angebotenen Leistungen sind. Auch die Qualität der eigenen Leistung sollte ständig hinterfragt werden, sonst kommt ganz schnell ein anderer Anbieter und wir sind weg vom Markt.

Die Kernfragen sind:

  • Entspricht das Angebot den Kundenwünschen?
  • Wie ist es um die Kundenzufriedenheit bestellt?
  • Gibt es neue Tendenzen im Markt und ist mein Angebot darauf ausgerichtet?
  • Stimmt die Qualität meiner Produkte / Leistungen?

5. Kunden & Lieferanten

Ganz wichtig ist natürlich, sich darüber im Klaren zu  sein, mit WEM man Geschäfte macht.
D.h. sowohl Kunden als auch Lieferanten sollte man regelmäßig durchleuchten, um potentielle Chancen und Risiken frühzeitig zu erkennen.

Folgende Fragen sollte man sich auf jeden Fall regelmäßig stellen:

  • Bestehen (gefährliche) Abhängigkeiten von Großkunden oder Hauptlieferanten? Das lässt sich ganz einfach mit Hilfe der ABC-Analyse herausfinden. Sie unterteilt die einzelnen Kunden und Lieferanten in Klassen und hilft die umsatzstärksten herauszufiltern, um sich mit ihnen gezielt intensiver auseinandersetzen zu können. Wichtig: wer sich von zu wenig Kunden/Zulieferern abhängig macht, der ist diesen oft hilflos ausgeliefert, wenn es z.B. um Preisverhandlungen geht. Also lieber das Geschäft auf mehrere Säulen stellen, dann gerät es nicht so leicht ins Schwanken, wenn mal eine wegbricht!
  • Ergibt sich aus der ABC-Analyse gegenüber Lieferanten ein Verhandlungsspielraum? Klar, dort wo wir viel Umsatz machen, können wir ruhigen Gewissens auch nach einem Rabatt fragen, oder? Also: Umsatz je Lieferant ermitteln und dann Gespräche führen oder auch mal nach Alternativgen gucken.
  • Woher kommen meine aktuellen Kunden (Stammkunden vs. Einmal-/Projektkunden)? Stimmt das Verhältnis? Ein wichtiger Punkt: Stammkunden mit regelmäßigen oder gar langfristigen Verträgen muss man nicht mehr akquirieren und sie liefern Planungssicherheit. Neukunden jedoch muss man erst einmal finden und dann auch noch den Zuschlag erhalten. Natürlich gibt es Geschäfte, die fast nur mit Laufkundschaft Umsatz machen. Grundsätzlich muss sich jeder Unternehmer darüber im Klaren sein, wie ein „gesunder“ Kundenstamm für ihn aussehen sollte.
  • Lassen sich Kundengruppen ermitteln? Je homogener eine Kundengruppe ist, umso einfacher kann man sie ansprechen. Das ist wichtig für die Aquise. Hat man gute Erfahrungen mit der Gruppe „Agenturen“ gemacht, so kann man viel einfacher nach neuen Kunden aus diesem Cluster suchen, als wenn man sich diese Gedanken nicht macht. Für die meisten Branchen gibt es Fachmagazine, Branchenverbände, Messen etc. wo man weitere künftige Kunden treffen kann, die den vorhandenen ähneln. Da vermutlich ihre Bedürfnisse ähnlich sind und man Erfahrung vorweisen kann, sollte sich die Akquise einfacher gestalten,  als wenn man einfach wild drauf los Flyer verteilt oder Anzeigen schaltet.
  • Bin ich aktiv genug bei der Akquise, um Kundenverluste durch Neukunden ausgleichen zu können? Manchmal gehen Kunden verloren. Das lässt sich nicht vermeiden. Daher ist es wichtig, ständig aktiv nach neuen Kunden Ausschau zu halten, um Lücken schnell schließen zu können. Auch Wachstum ist ohne neue Kunden schwer möglich. Die Akquise von Neukunden ist keine einmalige Aktion, für schlechte Zeiten. Sie ein kontinuierlicher Prozess der ständig betrieben werden muss, damit immer genug zu tun ist (toller Artikel zum Thema: Strategisches Akquisemanagement). Dies führt auch gleich zur nächsten Frage:
  • Haben wir genug Aufträge für Übermorgen, sprich ist die Pipeline genug gefüllt? Gerade im Projektgeschäft gibt es kaum langfristige Verträge, so dass es schnell zu Sommerlöchern oder Winterflauten kommt. Wichtig daher: immer ein Auge auf die noch ausstehenden Angebote und nächsten Aufträge haben, denn wer erst reagiert, wenn das Auftragsloch da ist, handelt zu spät. Dann sitzen die Mitarbeiter schon rum und drehen Däumchen oder die teuren Maschinen stehen still. Also: immer rechtzeitig für Auftragsnachschub sorgen!
  • Stimmt der Aufwand im Bereich Akquise und Marketing im Verhältnis zum Ertrag?  Der Aufwand, den man für Kundengewinnung & -pflege betreibt, muss sich rechnen. Sowohl übers Jahr allgemein als auch bei definierten Kunden im Detail. Vor allem wenn man sich wie Architekten oder Werbeagenturen häufig an großen Ausschreibungen beteiligt sollte man genau prüfen, ob das Kosten-Nutzen-Verhältnis stimmt. Im Zweifel muss man auch einmal entscheiden NICHT teilzunehmen, denn alle Akquise- und Marketingkosten müssen letztlich über die erteilten Aufträge wieder reingeholt werden. Und leider gibt es Kunden oder eher potentielle Kunden, bei denen sich der Aufwand nicht lohnt, weil ja doch immer die Firma von der Tochter des Freundes des Chefs wunderbarerweise den Auftrag erhält oder letztlich bei der Umsetzung so wenig Marge entsteht, dass auch der tollste Preis und die beste Referenz das nicht mehr aufwiegen können.
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Wer sich mit dem Thema intensiver auseinandersetzen möchte, dem empfehle ich die Artikel über Customer Relationship Management (CRM) von Nicole Grimmert:

6. Personal

Tja, die Mitarbeiter. Mitarbeiten sollen sie und das am besten effizient, motiviert und unermüdlich. Oder?

Aber wie leitet man sie dazu an? Und wollen oder können sie das eigentlich? Zeit also, sich mal mit dem Team zu beschäftigen:

  • Wie ist die Stimmung im Team?
  • Woher kommt eventuelle Unzufriedenheit und wie kann ich diese abstellen?
  • Wie hoch ist die Personalfluktuation und wie kann ich sie ggfs. senken?
  • Entwickeln sich die Mitarbeiter weiter und wie kann ich dies fördern?
  • Stimmt die Qualifikation der Mitarbeiter und wie kann ich diese ausbauen? Eventuell auch mal nach Fördermitteln schauen, es gibt da so einige Programme, die sich um den Bereich Weiterbildung und Schulung kümmern.
  • Steht die Arbeitszeit in einem gesunden Verhältnis zur Freizeit? Mitarbeiter (und auch der Chef selbst) brauchen ausreichend Zeit zur Regeneration, damit die Leistungskraft jedes einzelnen erhalten bleibt.
  • Wird Leistung entsprechend entlohnt oder arbeiten sich einige „zu Tode“?
  • Ist das Team/die Mannschaft gut aufgestellt um die Aufgaben zu lösen und stimmt die Gruppe in der Aufstellung um einen angemessenen Profit zu erwirtschaften?

Einen wesentlichen Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit nimmt der Vorgesetzte mit der Ausübung seines Führungsstils. Steigt die Mitarbeiterzufriedenheit, steigen in der Regel die Arbeitsproduktivität und die Arbeitsqualität. Wer sich nicht regelmäßig in Mitarbeitergesprächen mit seinen Leuten auseinandersetzt, muss sich daher nicht wundern, wenn die Truppe irgendwann nicht mehr so mitzieht wie gewünscht. Motivation ist Chefsache und eine seiner wichtigsten Aufgaben überhaupt.

7. Strukturen

Abläufe, Regeln, Organisationsformen, Leitlinien, Ablagesysteme usw., das alles gehört zum Thema Strukturen. Der Rahmen, den ein Unternehmen sich gibt, um optimale Leistungen zu produzieren, ist nicht nur starres Regelwerk, sondern trägt in einem nicht unerheblichen Maß zur Vereinfachung der Arbeit bei. Wenn alles passt!

Daher sollte der Chef auch immer wieder die hausinternen Prozesse und Strukturen hinterfragen (lassen), um das Unternehmen und seinen Aufbau den aktuellen Herausforderungen optimal anzupassen.

  • Wo sind die häufigsten Fehlerquellen und wie kann ich diese beseitigen? Qualitätssicherung ist eines der wichtigsten Ergebnisse von gut funktionierenden Prozessen. So kann die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems helfen, die häufigsten Schwachstellen zu eliminieren. So sichern wir effektiv die Qualität der eigenen Leistung.
  • Delegation & Vertretung: ist es ein Problem, wenn jemand ausfällt oder in Urlaub geht? Auch das dient der Qualitätssicherung. Fällt ein Mitarbeiter (oder gar der Chef) aus, so muss es weiter gehen – in der gewohnten Zeit und Qualität. Meine Beiträge im Unternehmerhandbuch zum Thema DelegationDelegation, so geht’s!“ und „Delegation – die vier häufigsten Irrtümer“ bieten hierzu wichtige Tipps.
  • Wo finden die Mitarbeiter und die Geschäftsführung die für ihre Arbeit notwendigen Informationen? Stichwort: „Herrschaftswissen“ vermeiden! Auch hier kann eine einheitliche Form der Wissensspeicherung (und sei es bei der Ordnerstruktur) helfen, notwendiges Wissen ALLEN bereit zu stellen, so dass auch alle davon profitieren können.
  • Passen meine Unternehmensstrukturen noch zur Unternehmensgröße? Niemand kann mit 100 Mitarbeitern noch jeden Tag persönlichen Kontakt halten. Niemand kann 100 Mitarbeiter im Alleingang motivieren und für ihre Zufriedenheit sorgen. Niemand kann für 100 Mitarbeiter Ansprechpartner sein und nebenbei noch seine Aufgaben als Chef wahrnehmen. Wachstum erfordert immer auch irgendwann die Bildung von Teams und kleiner Untereinheiten, da sonst die Steuerung des großen Ganzen unmöglich wird. Bereits ab ca. 7-10 Mitarbeitern benötigt man kleinere Leistungseinheiten, um wirklich noch mit jedem kommunizieren zu können. Wer sich näher dafür interessiert, dem empfehle ich das Buch „Organisationsentstehung in Innovativen Neugründungen: Kommunikation und Organisation in Jungen Multimediaunternehmen (Unternehmensführung & Controlling)“ von Sebastian Stern.

8. Selbstreflexion

Und nun zum letzten und vielleicht sogar wichtigsten Punkt, der Selbstreflexion. Dabei geht es nicht nur um die Frage, ob man alle sieben vorgenannten Punkte im Griff hat und die Aktionäre jubeln, sondern vor allem auch um die Frage, wie man sich eigentlich selbst sieht und ob einem das, was man da sieht, gefällt.

Erst einmal das Fachliche klären:

  • Habe ich alle Fähigkeiten und Kenntnisse, um die Punkte 1. – 7. bewältigen zu können? Steht mir genug Wissen zur Verfügung bzw. habe ich kompetente Mitarbeiter und Partner, die mich unterstützen?
  • Bin ich fachlich geeignet? Welche Fähigkeiten und Kenntnisse besitze ich? Wie gut kenne ich die Branche?
  • Reichen meine kaufmännischen Kenntnisse?
  • Bin ich unternehmerisch geeignet?

Wenn man hier Defizite feststellt, sollte man für Unterstützung sorgen. Auch ein Chef muss sich fortbilden, um seinen Aufgaben gewachsen zu bleiben. Und Hilfe annehmen ist keine Schwäche, sondern beweist eine gesunde Einschätzung der eigenen Fähigkeiten. Jeder kann jederzeit noch etwas lernen. Auch von jenen, die auf einem anderen Level stehen.

Kommen wir zum Zwischenmenschlichen:

  • Bin ich ein guter Chef? Und wie sehen das wohl meine Mitarbeiter?
  • Kann ich meine Mitarbeiter motivieren?
  • Habe ich eine Vision in Bezug auf die Firma und kann ich diese vermitteln?

Nur wer gut führen kann, führt das Unternehmen zum Erfolg. Der Chef bestimmt wo es lang geht und muss daher auch dafür sorgen, dass die Mitarbeiter folgen können und wollen. Daher ist die Frage „Bin ich ein guter Chef?“ gar nicht so banal, wie sie vielleicht erscheint. Denn wir kennen ja alle die Geschichte mit dem Fisch, der vom Kopf stinkt, oder?

Am wichtigsten jedoch ist aus meiner Sicht der eigene, innere Bereich:

  • Warum mache ich das hier alles?
  • Ist mein Beruf noch Berufung oder nur noch reine Routine?
  • Wo sehe ich mich in einem Jahr? Und wo später? Und bin ich dann hier überhaupt richtig?
  • Habe ich noch ein Sozialleben? Was ist mit Familie & Freunden?
  • Wie leistungsfähig bin ich? Gönne ich mir genug Auszeiten, um leistungsfähig zu bleiben? Oder beute ich mich selbst aus?

Kurzum: mache ich das, was ich wirklich will oder sollte ich mich nicht schon längst nach einer neuen Vision für mich selbst umschauen? Wenn man nicht auf sich selbst achtet, dann läuft in jedem Fall etwas gründlich schief! Das Unternehmen ist nicht alles …

Fazit

Der Chef hat ganz schön viel zu tun, wenn er sein Unternehmen auf Kurs halten möchte!

P.S.: Die 8-Punkte-Liste ist mit Sicherheit weder vollständig noch abschließend, aber als Grundlage und Denkanstoß für jeden Chef geeignet!

Foto: Michaela Rupprecht / pixelio.de

Danke an Nicole Stroschein, Adone Kheirallah und Frank Kemper für Lektorat & Input! Schön, wenn man solche Freunde hat!

4 Kommentare

  1. Pingback: Sind Sie der Chef, oder wer? - UhU.Scout

    • Danke – ich denke, man sollte sich regelmäßig fragen, warum man das alles macht & ob man fachlich und zwischenmenschlich nicht noch Optimierungspotential hat 🙂

  2. Pingback: 8 Punkte, die der Chef immer im Blick haben sollte! | Heikes Projekte

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