Finanzen & Buchhaltung
Schreibe einen Kommentar

Reisekostenabrechnung – FAQ

Reisekostenabrechnung - FAQ

Schon lange gibt es im Unternehmerhandbuch eine ausführliche Beschreibung zum Thema „Reisekostenabrechnung“ inklusive einer kostenlosen Vorlage zum Download.

Mit der Zeit haben sich viele Detail-Fragen und Fragen zu Sonderfällen angesammelt, die ich hier einfach mal zusammenfasse und beantworte!

Reisezeiten

Reisebeginn und -ende der Geschäftsreise

Frage: Meines Wissens erfolgt die Berechnung der Dienstreisezeit ab dem Verlassen des Wohnsitzes (d.h. die Anreise zum Flughafen zählt schon zur Reisezeit). Genau wie das Ende, d.h. der Heimkehr zum Wohnsitz. Gibt es einen Gesetzestext o.ä. hierzu?

Antwort: Ja, das gilt, wenn man nicht ab dem Arbeitsort startet sondern z.B. direkt von zuhause aus los fährt. WICHTIG: Fahrt ihr von zu Hause los, aber noch am Unternehmen vorbei, um z.B. noch etwas zu besprechen, dann beginnt die Geschäftsreise erst mit dem Start am Unternehmen!

Zusammenfassung: Maßgebend ist die Abwesenheitsdauer von der Wohnung und der „Ersten Tätigkeitsstätte“.

Quellen:

Fahrtkosten

Reisebeginn und -ende der Geschäftsreise

Frage: Wenn die Berechnung der Dienstreisezeit ab dem Verlassen des Wohnsitzes bzw. der Heimkehr gilt (s.o.), kann ich dann auch die Fahrtkosten entsprechend abrechnen?

Antwort: Ich denke ja, das kann man. Ob es da jetzt ein Gesetz gibt, in dem das so explizit steht, konnte ich leider nicht herausfinden. ABER: wenn dir dein Arbeitgeber die (Mehr-)Kosten nicht erstatten möchte, dann kannst du sie ja auch bei der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen und sie dir so wieder holen.

Quellen:

Fahrtkostenerstattung für Mitfahrer

Frage: Früher gab es 0,02 EUR/km für Mitfahrer. Gilt das immer noch? Im Gesetz steht davon nichts mehr…

Antwort: Das Thema mit den Mitfahrern ist meines Wissens nach leider wirklich beendet.

Fahrtkostenerstattung für Radfahrer

Frage: Und was gilt, wenn ich ein Fahrrad benutze?

Antwort: Fahrräder sind irgendwie nicht mehr „en vogue“. Die 0,05 EUR/km, die es früher gab, stehen leider nicht mehr im Gesetzestext. Ein bisschen Geld scheint es aber trotzdem zu geben:

Fährt man mindestens viermal pro Monat dienstlich Rad, dann kann man sich 5 EUR / Monat vom Arbeitgeber steuerfrei erstatten lassen. Sind die Kosten nachweislich höher, dann auch mehr.

Quellen:

Fahrtkosten vom Home-Office ins Headquarter

Frage: Gibt es Reisekostenerstattung auch auf Fahrten von Home-Office zum Headquarter? Angeblich wird die Zeit nicht als Reisetätigkeit angerechnet …

Antwort: Das kommt darauf an… Leider. Nämlich darauf, wo die „ersten Tätigkeitsstätte“ liegt und ob es überhaupt eine gibt.

Zusammenfassung:

  • Tätigkeitsstätte ist eine von der Wohnung getrennte, ortsfeste betriebliche Einrichtung.
  • Der Arbeitnehmer kann je Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte, ggf. aber auch keine erste, sondern nur auswärtige Tätigkeitsstätten haben.
  • Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt vorrangig anhand der dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen durch den Arbeitgeber.
  • Sind solche nicht vorhanden oder sind die getroffenen Festlegungen nicht eindeutig, werden hilfsweise quantitative Kriterien herangezogen.
  • Führen auch diese Kriterien zu keinem Ergebnis, so hat der Arbeitnehmer einfach keine erste Tätigkeitsstätte.
  • Ein Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte ist außerhalb seiner Wohnung immer auswärts tätig.
  • Wird ein Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig, können Reisekosten vom Arbeitnehmer als Werbungskosten bei der Steuererklärung angesetzt oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

Fazit: Ist das Headquarter die „erste Tätigkeitsstätte“ so sind Fahrten dorthin keine Dienstreisen und es können daher auch keine Reisekosten geltend gemacht werden. Falls nicht, dann schon 🙂

Quellen:

Übernachtungskosten

Private Übernachtung

Frage: Wie ist es eigentlich, wenn man als Angestellter auf Reisen privat unterkommt. Gibt es Möglichkeiten, hier etwas abzurechnen?

Antwort: Ja, die gibt es! Dein Arbeitgeber darf dir pauschal bei Inlandsübernachtungen ohne Einzelnachweis 20 EUR und bei Übernachtungen im Ausland die Pauschbeträge (Übernachtungsgelder) steuerfrei erstatten, ggü. dem Finanzamt darfst Du aber nur wirklich per Beleg nachgewiesene Kosten geltend machen, falls dein Arbeitgeber die Kosten nicht übernimmt.

Reisekosten abrechnen – ich hab da mal ne Frage … 🙂 Klick um zu Tweeten

Frage: Und wie ist das, wenn ich selbständig bin?

Antwort: Selbstständige können nur ihre tatsächlichen Kosten geltend machen.

Quelle: https://www.jurion.de/Gesetze/LStR_2015/9.7

Übernachtung im Ausland und Vorsteuerabzug

Frage: Ich habe im Ausland dienstlich übernachtet. Nehme ich den Netto- oder den Bruttobetrag in meine Reisekosten?

Antwort: Das kommt darauf an, um welches Ausland es sich handelt 🙂

In der EU kann mit Hilfe des „Reverse Charge“-Verfahrens und dem Austausch der Umsatzsteuer-Identifikations-Nummern der Ausweis der Vorsteuer auf Rechnungen unterbleiben, dann zahlt ihr erst gar keine Vorsteuer.

In so genannten Drittländern kann man nur versuchen sich die jeweils gezahlte Vorsteuer mittels sehr komplizierter Verfahren wieder zu holen. Leider lohnt sich der Aufwand meist nicht 🙁

Mehr Informationen findet ihr hier:

Verpflegungsmehraufwand

Muss ich ein Formular ausfüllen oder eine Excel-Tabelle führen?

Frage: Ich führe ein Fahrtenbuch. Reicht es, dass ich das kopiere und die entsprechenden Tage, für die ich den Verpflegungsmehraufwand geltend machen will, markiere? Oder muss ich für jede Dienstreise ein Formular ausfüllen und ausdrucken? Bzw. kann bzw. soll/muss ich eine Excel-Tabelle anlegen?

Antwort: Die Frage ist etwas komplexer, als man auf den ersten Blick meint! Ich versuche sie jetzt mal nach bestem Wissen zu beantworten, wobei ich keine finale Antwort geben kann, denn wie immer kommt es auf den speziellen Fall an:

  1. Weder Excel noch ein bestimmtes Formular sind verpflichtend. Sie helfen beide lediglich den Überblick zu behalten, wenn die Reisen komplexer sind.
  2. Stellt sich als nächstes die Frage, ob du die Verpflegungsmehraufwendungen bei der Einkommenssteuer oder in deiner Einnahme-Überschuss-Rechnung oder bei deinem Arbeitgeber geltend machen möchtest? Je nachdem gibt es bestimmte Felder in den Formularen der Steuererklärung, wo die Beträge einzutragen sind oder es gibt Vorgaben vom Arbeitgeber.
  3. Ergibt sich aus deinem Fahrtenbuch eindeutig, wie lange deine Reise gedauert hat? Denn je nach Reisedauer kannst Du ja unterschiedlich hohe Beträge geltend machen. Im Ausland wird es dann noch komplexer, denn da gelten je nach Land andere Werte.
  4. Was ist mit Frühstück? Wenn Du ab und zu im Hotel übernachtest, dann musst du ja ggfs. die VTP um 20% kürzen …
  5. Wo schreibst Du den Betrag hin, den du für den jeweiligen Tag geltend machen möchtest? Mit der Hand auf die Kopie?

Fazit: Das ist alles gar nicht so einfach pauschal zu beantworten… Ich finde jedoch immer, dass eine Liste hilft den Überblick zu behalten.

Abzüge für Mahlzeiten

Frage: Wie hoch sind die Abzüge von den Verpflegungs-Tages-Pauschalen, falls ich Essen erhalte? Und wie berechne ich diese?

Antwort: Gibt es z.B. Frühstück im Hotel oder werde ich zum Mittagessen eingeladen, so muss ich die Verpflegungs-Tages-Pauschalen kürzen. Um 20% für Frühstück und um jeweils 40% für Mittag- und Abendessen.

WICHTIG: die Abzüge werden jeweils auf Basis des 24-Stunden-Satzes berechnet! Ergibt sich dann ein negativer Betrag, so muss ich natürlich nichts an meinen Arbeitgeber bezahlen, sondern erhalte einfach nur keinen Verpflegungsmehraufwand erstattet 🙂

Beispiel: Ich bin von 8 Uhr bis 21 Uhr im Inland auf Dienstreise und werde zum Mittagessen eingeladen.

  • Verpflegungspauschale für eintägige Abwesenheit, mehr als acht Stunden = 12 Euro
  • Abzüge vom 24-Stunden-Satz (24 EUR): 40% für Mittagessen = 9,60 EUR
  • WERBUNG
  • Auszahlung: 2,40 EUR

Quelle: 9 Abs. 4a Einkommensteuergesetz (EStG)

Bewirtungskosten auf Dienstreisen

Frage: Ich weiß noch immer nicht so genau, wie ich es handhaben muss, wenn auf einer Dienstreise Bewirtungskosten entstehen – was ist dann mit dem Verpflegungsmehraufwand? Muss ich da was abziehen oder nicht?

Antwort: Wie immer: das kommt darauf an 🙂

Wenn ein Arbeitnehmer die VTP-Pauschale erstattet bekommen möchte, dann sind alle erhaltenen Mahlzeiten davon abzuziehen (20% Frühstück, 40% Mittag- und Abendessen). Und wenn er an einem Geschäftsessen teilgenommen hat, dann muss er die Pauschale entsprechend kürzen, da er ja das Essen erhalten hat. Das gilt auch, wenn er selbst der Gastgeber ist. In diesem Fall wird natürlich der Arbeitgeber die Bewirtungskosten erstatten, falls der Arbeitnehmer z.B. Kunden eingeladen hat.

Anders der Fall beim Unternehmer, der erhält die volle Verpflegungs-Tages-Pauschale. Egal, ob er zum Essen eingeladen wurde oder selbst jemanden bewirtet hat. Er trägt die entstandenen Bewirtungskosten dann natürlich auch in voller Höhe. Klar, oder?

Quellen:

Inland oder Ausland – welcher VTP-Satz gilt wann?

Frage: Ein Mitarbeiter macht eine dreitägige Dienstreise. Der erste Tag ist in München mit Übernachtung und Frühstück. Der zweite Tag ist in Österreich, am dritten Tag Rückreise von Österreich. Welchen Satz nehme ich wann?

Antwort: Dieses Beispiel ist leider nicht ganz präzise formuliert! Wo geht der Mitarbeiter am ersten Tag ins Bett? Je nachdem ist die Berechnung nämlich anders …

Es gelten folgende Besonderheiten bei Auslandsreisen:

  • Werden an einem Kalendertag Auswärtstätigkeiten im In- und Ausland durchgeführt, ist für diesen Tag das entsprechende Auslandstagegeld maßgebend, selbst dann, wenn die überwiegende Zeit im Inland verbracht wird.
  • Bei Reisen vom Inland in das Ausland ist der Tagegeldsatz für das vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichte Land bzw. die zuletzt erreichte gesondert in der Auslandsreisekostentabelle aufgeführte Stadt maßgebend.
  • Bei Reisen innerhalb des Auslands ist der Tagegeldsatz für das vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichte Land bzw. die zuletzt erreichte gesondert in der Auslandsreisekostentabelle aufgeführte Stadt maßgebend.
  • Bei Rückreisen vom Ausland in das Inland richtet sich der Tagegeldsatz nach dem Land bzw. der gesondert aufgeführten Stadt, wo der Arbeitnehmer zuletzt im Ausland tätig war.

Berechnung der VTP, falls am ersten Abend in München übernachtet wird:

Tag 1: VTP 8 Stunden Inland = 12 EUR

Tag 2: VTP 24 Stunden Österreich = 36 EUR abzgl. 20% für Frühstück = 28,80 EUR

Tag 3: VTP 8 Stunden Österreich = 24 EUR

Summe = 64,80 EUR

Berechnung der VTP, falls am ersten Abend in Österreich übernachtet wird:

Tag 1: VTP 8 Stunden Österreich = 24 EUR

Tag 2: VTP 24 Stunden Österreich = 36 EUR abzgl. 20% für Frühstück = 28,80 EUR

Tag 3: VTP 8 Stunden Österreich = 24 EUR

Summe = 76,80 EUR

Quelle: Ergänztes BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014 (Stand 24.10.2014)

Herumreisen im Ausland

Wir erinnern uns an die Besonderheiten im Ausland:

Bei Reisen innerhalb des Auslands ist der Tagegeldsatz für das vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichte Land bzw. die zuletzt erreichte gesondert in der Auslandsreisekostentabelle aufgeführte Stadt maßgebend.

Frage: Wenn ich beruflich 2 Wochen in Australien war, davon 8 Tage in Newcastle und dazwischen 4 Tage in Sydney und ich die 4 Tage nach Sydney immer morgens mit dem Auto angereist und abends in meine Unterkunft nach Newcastle zurückgereist bin – darf ich dann für die 4 Tage in Sydney den Pauschbetrag für Sydney ansetzen (=gesondert in der Auslandsreisekostentabelle aufgeführte STADT) oder muss ich hier trotzdem den Pauschbetrag für „im Übrigen“ nehmen (da vor 24 Uhr erreichter Ort = Newcastle)?

Antwort: Ach herrjee, da kommst Du jetzt aber wirklich mit einer kniffeligen Frage um die Ecke…

Ich denke, dass du die Werte für Newcastle nehmen musst, auch wenn es logisch wäre das Mittagessen nach Sidney-Tarif abzurechnen.

Ganz ehrlich? Da würde ich einen Steuerberater fragen, denn das sind ja wirklich Spezialfälle.

Wobei die Frage ist, ob sich das für die 3 EUR mehr wirklich lohnt… Und deine Übernachtung hat ja auch wirklich in Newcastle stattgefunden und nicht in Sidney, da erscheint mir die Newcastle-Pauschale für Übernachtungen gerecht.

> Weiß jemand von Euch hier vielleicht genau Bescheid?

Muss der Arbeitgeber die Verpflegungs-Tages-Pauschalen erstatten?

Frage: Mein Arbeitgeber zahlt mir nur 8,00 EUR / pro Tag, obwohl ich 16 Tage im Monat rund 700 km von zu Hause weit weg arbeite, ist es genug?

Antwort: Ich bin mir nicht sicher, ob ich die Frage verstehe… Ich denke Du meinst, dass dir dein Arbeitgeber statt 8 EUR pro Tag deutlich mehr erstatten muss, oder?

Dem ist nicht so. Die Verpflegungsmehraufwand-Tages-Pauschalen sind nur die Beträge, die er dir steuerfrei erstatten kann aber nicht muss.

Erhältst Du vom Arbeitgeber weniger als die o.g. Erstattungen für den Verpflegungsmehraufwand, dann kannst du die Differenz bei deiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen und musst weniger Steuern zahlen.

Kürzungen der VTPs berechnen: jeden Tag einzeln berechnen oder als Summe über die ganze Reise?

Frage: Muss man bei Kürzungen der VTPs für erhaltene Mahlzeiten jeden Tag einzeln berechnen oder kann man auch einfach alle VTPs addieren und dann die Kürzungen abziehen?

Antwort: Die typisierende, pauschale Kürzung der Verpflegungspauschale ist tagesbezogen und maximal bis auf 0 Euro vorzunehmen. So steht es im Schreiben vom Bundesfinanzministerium!

Quelle: Ergänztes BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014 (Stand 24.10.2014)

Reisekostenabrechnung-Vorlage

Jährliche Änderungen

Frage: Wieso gibt es für jedes Jahr eine neue Reisekostenabrechnung-Vorlage? Seit 2014 gelten doch in Deutschland immer die gleichen Sätze, oder?

Antwort: Richtig, in Deutschland hat sich seit 2014 nichts mehr geändert. Wenn man nur in Deutschland unterwegs war, dann gibt es VOR und AB 2014.

Die Sätze für Verpflegungsmehraufwendungen & Übernachtungen im Ausland ändern sich jedoch dauernd. Und daher gibt es jedes Jahr eine neue Reisekostenabrechnung-Vorlage 🙂

Divers

Workflow zur Reisekostenabrechnung

Frage: Was mir jetzt fehlt, ist sowas wie ein Workflow zur Reisekostenabrechnung, bzw. einpflegen in die Buchhaltung. Wie mache ich das am besten?

Antwort: Ich würde es so machen: Nach jeder Reise füllt der Reisende die Reisekostenabrechnung aus. Dann erhält er seine Reisekosten entweder via Barauszahlung aus der Kasse & die Abrechnung wird entsprechend in die Kasse abgeheftet. Oder er erhält eine Überweisung, dann wird die Reisekostenabrechnung natürlich zu den Kontoauszügen geheftet.

Dienstreise mit privatem Abstecher

Frage: Bei mir kam grade noch folgende Überlegung auf: Dienstfahrt hin Dortmund –> Hamburg. Aus eigenem Anliegen heraus Privatfahrt Hamburg –> Berlin. Besteht dann für die Rückreise von Berlin nach Dortmund irgendeine Möglichkeit Reisekosten geltend zu machen?

Antwort: Hm – also ich würde es im Zweifel so machen, dass ich die Strecke DO – HH – DO ansetzen würde, denn der Umweg über Berlin bzw. diese Mehrkilometer sind ja nicht beruflich veranlasst. Den zeitlichen Mehraufwand würde ich ebenfalls von der Gesamtlänge der Reise abziehen.

Reisekosten abrechnen – ich hab da mal ne Frage … 🙂 Klick um zu Tweeten

Mehr Informationen

Und wer jetzt alles rund um die Reisekostenabrechnung nochmal im Detail lesen möchte und eine Vorlage braucht – bitteschön, hier entlang: Reisekostenabrechnung – so geht’s!.

P.S.: Ich bin kein Steuerberater + das hier ist daher mein ganz privates Verständnis der Sachlage – nur als Hinweis …

Foto: Janet Meyer / pixabay.com

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.