Finanzen & Buchhaltung
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Belege buchen & abrechnen – FAQ

Belege buchen

Um seine Ausgaben bei der Steuererklärung geltend machen zu können, muss man sie belegen können, daher auch der Name „Beleg“ für die ganzen Zettel, die man so im Laufe der Zeit beim Geldausgeben erhält.

Die belegten Ausgaben führen zu einer Reduktion des Gewinns und damit der Steuer, außerdem kann man sich auch diesen Ausgaben enthaltene Mehrwertsteuer wieder holen, d.h. man bekommt Geld zurück. Beides eine tolle Sache!

Hier eine kleine Sammlung von Frage und Antworten rund um das Thema Belege buchen und abrechnen!

Welches ist das korrekte Buchungsdatum?

Frage: Ich arbeite in einem neuen Büro und bin verwirrt. Ich habe sonst immer meine vorbereitende Monatsabrechnung so gemacht, dass ich mir den Kontoauszug ausgedruckt habe und nach Datum der Zahlung meine Belege geordnet habe.

Ich gehe also davon aus, dass die Rechnungen nach bezahltem Datum gebucht werden und nicht wie hier im Büro nach Eingang der Rechnung?

Antwort: Man unterscheidet zwischen „einfacher Buchhaltung“, die Basis für eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist, und „doppelter Buchhaltung“, die Basis für eine Bilanz ist. In der einfachen Buchhaltung ist der Zahltag der Buchungstag, in der doppelten Buchhaltung ist das Datum des Belegs (der Rechnung) der Buchungstag.

Auch das Umsatzsteuergesetz kennt eine Soll- und eine Ist-Versteuerung. Hier gilt dann bei IST das Datum der Zahlung und bei SOLL das Datum des Belegs.

Es kommt also darauf an, ob man eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung macht oder ob man bilanzierungspflichtig ist.

Mein Vorschlag:

  • Bei der einfachen Buchführung die Belege zwischen die Kontoauszüge heften am jeweiligen Buchungsdatum.
  • Bei der doppelten Buchführung die Belege nach Datum sortiert abheften und die Kontoauszüge separat beifügen.

Mehr Informationen findest du hier:

Verbrauch buchen

Frage: Ich habe einen kleinen Wasch- & Bügelservice, den ich nebenher von zu Hause aus betreibe. Hierzu habe ich eine separate Waschmaschine, welche ich an jeweils einem separaten Zwischenzähler für Strom und Wasser hängen habe.

Meine Frage jetzt: wie kann ich den separat gemessenen Wasser- & Stromverbrauch abrechnen?

Antwort: Wenn die Strom- bzw. Wasserrechnung kommt, dann steht dort ja der Gesamtverbrauch. Dann einfach den Anteil des Services ausrechnen, den an sich selbst auszahlen, eine Kopie der Gesamtrechnung in die Buchhaltung nehmen mit den notierten Verbrauchs-Werten (vielleicht stehen die ja sogar auf den Rechnungen?) und fertig.

So würde ich es jedenfalls machen.

Belegabrechnung und Vorsteuer

Vorsteuer ziehen ohne Beleg?

Frage: Ich habe etwas im Jahr 2013 bei einem der großen Elektrofachmärkte erworben. Der Gesamtbetrag der einzelnen Posten beläuft sich auf über 400 € brutto. Um jetzt die Vorsteuer ziehen zu wollen ist eine Rechnung auf meinen Namen nötig. Leider ist es technisch nicht mehr möglich eine Rechnung zu bekommen.

Wie soll ich jetzt die Einkäufe verbuchen? Gesamtausgabe eintragen und keine Vorsteuer ziehen?

Antwort: Hm, das ist ja blöd. Da würde ich nochmal nachhaken beim Elektronikfachmarkt, denn ohne Rechnung kein Vorsteuerabzug… Leider… (s.a. hier: http://rsw.beck.de/cms/?toc=BC.5301&docid=297826)

Ich drücke die Daumen!

Frage – Teil 2: Nun gibt es Neuigkeiten. Ich hatte mit der Rechnungsabteilung telefoniert und die gute Frau konnte innerhalb von wenigen Minuten Rechnung erstellen und wollte mir die per Email zukommen lassen.

2 Stunden später wurde ich zurückgerufen und mir wurde mitgeteilt, dass mir keine Rechnung gegeben werden kann, weil die Artikel aus den jeweiligen Belegen in nicht haushaltsüblicher Menge eingekauft wurden.

Ist die Verweigerung so rechtens? Falls ja, kann ich dann wenigstens den Bruttopreis geltend machen natürlich ohne Berücksichtigung des Vorsteuerabzugs?

Antwort – Teil 2: Also ob das rechtens ist weiß ich nicht, ich bin ja kein Anwalt. Aber den Bruttopreis kann man auf jeden Fall geltend machen, wenn man irgendeinen Beleg hat.

Fehlende oder falsche Vorsteuer auf dem Beleg

Frage: Ich habe die Herausforderung, dass ich von meinem lokalen Gemüsehändler Gemüse für das von mir kreierte Gemüsebuffet (Auberginen-Pinguin, Radieschen-Mäuse, Ananaspalme, etc.) bekomme und da keine MwSt. drauf abgedruckt ist, auch kein MwSt.-Satz.

Muss ich da dann jedes Mal noch eine extra Quittung verlangen oder werden Belege bis 10 € akzeptiert. Ich mache ja auch nur 7% MwSt. geltend.

Ein anderer Supermarkt am Ort verkauft Lebensmittel und „harte Ware“ mit 19% mit Belegen immer zu 7% und der Kassierer sagt, er könne mit dieser Kasse keine 19% Belege ausstellen. Das geht doch irgendwie überhaupt gar nicht. Die machen 19% geltend beim Einkauf und von den Kunden werden lt. Beleg nur 7% eingenommen und abgeführt, obwohl sie 19% abführen müssten. Soll ich das beim Finanzamt anzeigen? Ist doch eigentlich massive Steuerhinterziehung, oder?

Antwort: Ich würde vom Gemüsehändler eine Quittung verlangen. Vielleicht kann er ja auch am Monatsende eine Gesamt-Quittung ausstellen, dann hat er weniger Arbeit?

Den Supermarkt anzuzeigen wegen Steuerhinterziehung halte ich dann aber doch für extrem übertrieben. Oder haben Sie Einblick in dessen Bücher und wissen, was er wirklich an das Finanzamt abführt? Man muss doch nicht immer gleich alles und jeden anzeigen, oder? Das der keine vernünftigen Quittungen ausstellen kann ist natürlich blöd, aber warum kaufen sie nicht einfach woanders, wenn die Verkäufer dort zu dusselig sind?

Fehlende Angaben auf der Taxiquittung

Frage: Ich habe hier eine Taxiquittung über 12 €. Es ist nur die Taxi Nr. drauf, der Betrag, Datum und Unterschrift. Stempel, Angabe von – nach fehlt und die Steuerangabe fehlt auch … kann ich den Beleg trotzdem buchen – nur ohne Steuer?

Antwort: Ich bin ja kein Steuerberater, daher hier einfach nur meine persönliche Meinung: ich würde die fehlenden Angaben nachtragen & den Beleg mit Steuer (7% bei einer Fahrt unter 50 km und 19% bei einer Fahrt über 50 km) buchen.

Im Zweifel frage aber lieber einen Steuerberater, da meine Meinung keine rechtsverbindliche Auskunft ist.

Beleg im Kassenbuch erfassen

Frage: Wenn wir im Supermarkt einkaufen und verschiedene Positionen auf dem Kassenzettel haben, zum Beispiel Reinigungsmittel, Bürobedarf, Milch, Kaffee etc., muss ich dann alle Positionen einzeln in das Kassenbuch eintragen?

Antwort: Grundsätzlich wird ein Beleg immer als eine Position erfasst. Lediglich wenn er unterschiedliche Mehrwertsteuer-Sätze enthält, ergeben sich mehrere Positionen, man will ja die Mehrwertsteuer korrekt ausweisen. Also eine Position pro Mehrwertsteuer-Satz.

Mehr Details zum Thema Kassenbuch findet ihr hier: Das ordnungsgemäße Kassenbuch – so geht’s!

Private Adresse auf dem Beleg

Frage: Wie kann ich einem Mitarbeiter, der z.B. ein Mobilfunkgerät auf seinen Namen kauft (Rechnungsempfänger ist also nicht die Firma, in der die Kosten verbucht werden sollen), diese Kosten erstatten?




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Vorschlag: Mitarbeiter stellt zusätzlich zu der Geräterechnung eine Quittung aus und ich buche diese (dann allerdings ohne VSt.-Abzug) als Barauszahlung aus Kasse oder Banküberweisung an den Mitarbeiter. Beides (Quittung und Rechnung) wird zusammen abgelegt. Richtig?

Antwort: Genau so würde ich es auch machen!

Gutscheine

Frage: Weißt du, wie man mit Quittungen für Gutscheine verfährt (Gastwirtschaft)?

Folgendes hab ich bis jetzt im Web gefunden: Zum Zeitpunkt des Gutscheinkaufs hat die Person (noch kein Kunde) kein Anrecht auf eine Rechnung. Er hat nur Bargeld gegen einen Wertgutschein getauscht (ohne MwSt.). D.h. er bekommt lediglich eine Quittung über die getauschte Summe – keine Rechnung. Die Rechnungsstellung erfolgt erst beim Bewirten (Kassenbon).

Ist das korrekt? Ich bin etwas verwirrt, weil sowohl die Gäste als auch im Web, die Rede von einem Steuerfreibetrag (ca. 44 Euros pro Mitarbeiter) erwähnen? Was schreibt man in so eine Quittung?

Antwort: Ich glaube ich habe es gefunden:

  • Was schreibt man auf die Quittung? Genau das, wofür sie ausgestellt wurde: Gutschein für „XYZ“ und dann den Betrag, der dafür gezahlt wurde. Dabei den Inhalt des Gutscheins möglichst genau angeben!
  • Steuerfreibetrag: das hier ist ein anderes Thema. Hier geht es darum, was man seinen Angestellten schenken darf, ohne dass diese den Wert versteuern müssen.

Ich habe eine gute Erklärung bei Haufe gefunden, da steht eigentlich alles drin: https://www.haufe.de/unternehmensfuehrung/profirma-professional/restaurantgutschein-ausgabe_idesk_PI11444_HI2311223.html

Kurz zusammengefasst: Ist die Sachleistung genau spezifiziert, dann ist der Unternehmer als Empfänger der Leistung zum Vorsteuerabzug berechtigt (er erhält ja auch die Rechnung des Lieferanten, in der diese ausgewiesen wird). Ist die Leistung zu ungenau definiert, so ist er dies nicht, da der Arbeitnehmer als Leistungsempfänger gilt (trotz Rechnung an den Unternehmer).

Wichtig: eine Barauszahlung des Gutscheins (auch von Restbeträgen) muss ausgeschlossen werden. Am besten, man schreibt das direkt auf den Gutschein drauf.

ABER: da scheint sich bei der Rechtsprechung gerade etwas zu ändern: https://www.smartsteuer.de/online/lexikon/w/warengutscheine-lexikon-des-steuerrechts/ – also lieber nochmal den Steuerberater mit Hinweis auf dieses Urteil befragen!

Belege nummerieren

Frage: Kann (muss) ich die Belege selbst nummerieren, soll heißen fortlaufende Nummer vergeben?

Antwort: Das kommt darauf an, ob man verpflichtet ist ein „ordnungsgemäßes Kassenbuch zu führen“. Wenn ja, dann gehört das durchnummerieren dazu, wenn nein, dann nicht.

(Steuerpflichtige, die Ihren Gewinn durch Bilanzierung ermitteln, sind gesetzlich verpflichtet, Kassenbuch zu führen. Bei einer Gewinnermittlung durch Einnahme-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG besteht hingegen grundsätzlich keine Pflicht zur Kassenbuchführung.)

Frage: Ich bin nicht verpflichtet, die Belege zu nummerieren. Ich habe es jetzt schon gemacht. ist ja nicht falsch. Ich habe hier Belege, die ich verlegt hatte mit einer höheren Nummer versehen, als jüngere Belege. Ist das ok?

Antwort: Hm, man muss Belege ja nicht an dem Tag buchen, an dem sie ausgestellt sind sondern an dem Tag, an dem die Geldbewegung erfolgte, daher können die Nummern unter Umständen auch so bleiben. Nur die Buchung dazu muss halt in der richtigen Reihenfolge kommen, wenn man denn nummerieren muss.

Frage: Heißt das denn, dass ich nicht in datumsmäßiger Reihenfolge buchen muss? Also einen Beleg vom 20.12. auch am 30.12. buchen kann? Würde gern das Kassenbuch weiterführen, auch wenn ich es nicht muss. Die Belege müssen aber sicherlich in Reihenfolge des Ausstellungsdatums abgelegt sein, oder?

Antwort: Nein, müssen sie nicht. Sie werden nach Buchungsdatum abgelegt. Man kann doch auch einen Beleg später bei der Kasse einreichen & abrechnen und auch erst Monate später erstattet bekommen, machen Arbeitnehmer z.B. meist mit ihren Auslagen von Reisekosten u.ä.

Buchungsdatum = Zahlungsdatum bzw. Erstattungsdatum der Auslage

Wichtig: dann auf jeden Fall das Buchungsdatum drauf schreiben!

Man kann auch aus mehreren Belegen eine Sammelbuchung machen, gar kein Problem. Liste mache, Belege beifügen und alles auf ein Datum und in einer Zeile erfassen.

Belege aus dem Ausland

Frage: Es bleibt noch eine Frage (ich bin seit kurzem in Deutschland und selbständig); wegen ausländischen (EWR) Belegen: Ich war für einen Kunden in Brüssel. Ich habe verschiedene Belege (z.B. Taxi), die normalerweise 100% abzugsfähig sind. Aber was passiert mit dem MwSt.?

Z.B. eine Taxifahrt in Brüssel für 50 EUR, inkl. 3 EUR MwSt. (6 %). Wenn ich richtig verstanden habe, ist es schwierig (vor allem für kleine Beträge) die ausländische MwSt. zurück zu kriegen.

Die Frage ist: wenn ich ablehne, die MwSt. zurück zu kriegen; darf ich trotzdem die 50 EUR als Betriebskosten absetzen, oder nur 47 EUR?

Falls jemand weiß, würde ich mich sehr freuen! Ansonsten muss ich mein Finanzamt anrufen…und den schönen bayerischen Akzent meines Beamten versuchen zu verstehen…

Antwort: Meiner Meinung nach kannst Du die komplette Summe absetzen, also inkl. ausländischer Mehrwertsteuer. Aber wie gesagt – ich bin kein Steuerberater…

Bewirtungsbelege

Sonderfall: Bewirtung von Mitarbeitern

Hinweis: Einen Sonderfall stellt die Bewirtung von Mitarbeitern dar, etwa im Rahmen von Einsatzbesprechungen oder Weihnachtsfeiern. Solche Ausgaben sind für den Arbeitgeber bis 110 Euro pro Mitarbeiter und Bewirtung voll abzugsfähig, allerdings begrenzt auf zwei bis drei Veranstaltungen und Jahr.

Fragwürdige Bewirtungsquittungen

Hinweis: Bewirtungskosten sind nur dann steuerlich abzugsfähig, wenn alle Bedingungen und Formvorschriften eingehalten werden. Der Anlass ist eindeutig zu spezifizieren. Nicht akzeptiert werden allgemeine Angaben wie „Kundenpflege“ oder „Projektbesprechung“.

Vorsicht bei gemischten Personengruppen: Die Bewirtungskosten sind aufzuteilen, denn Aufwendungen für Berater sind zu 100%, für freie Mitarbeiter und Geschäftspartner nur zu 70% abzugsfähig.

Mehr Informationen

Wer alle Details rund um das Thema Belegabrechnung lesen möchte, guckt hier: Belegabrechnung – Grundlagen.

Mehr Infos zu Finanzthemen und Buchhaltung findet ihr in der Kategorie „Finanzen“.

P.S.: Ich möchte betonen, dass ich kein Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer bin und die hier dargestellten Informationen nur meine persönliche Meinung wiedergeben.

Foto: optimarc / shutterstock.com

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