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EDV-Babys EDI und ERP: die Papierfresser

EDI, Electronic Data Interchange
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Wir waren Jäger und Sammler, sattelten später um auf Landwirtschaft und Handwerk. Dann erfand der Mensch die Bürokratie.

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Aufgebaut auf Papier und Menschen, die immer mehr Papier produzierten, bis die Menschen, die in der „Stromberg-Monarchie“ für Handel und Handwerk zuständig waren, daran zu ersticken drohten: Durchschriften, Abschriften, Korrespondenz, Kopien der Korrespondenz, Bilanzen, Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen, Lohnstreifen – katalogisiert, gelocht und abgeheftet in Batterien von Aktenordnern.

Aufgeblähte, bürokratische Parallelwelt

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Erst als in den Büros nach Schreibtischlampe und Kaffeemaschine eine dritte Steckdose für die EDV, die elektronische Datenverarbeitung, benötigt wurde, begannen wir zu realisieren, dass diese aufgeblähte, bürokratische Parallelwelt uns wie ein Mühlstein am Bein hing.

Die EDV bekam Papier-fressende Babys. Zwei von ihnen:

  1. Electronic Data Interchange (EDI). Was ist EDI? Kurz gesagt: Ein System für den elektronischen Datenaustausch zwischen Hersteller, Kunden und Lieferanten. Vorteile der EDI: Verlässliche internationale Standards, Zeitersparnis, beschleunigte Geschäftsprozesse, weniger Fehler.
  2. Enterprise Resource Planning (ERP). Was ist ERP? ERP Software steuert alle grundliegenden Prozesse eines Unternehmens. Vorteile eines ERP Systems: Es vereint alle für den Geschäftsbetrieb erforderlichen Kernprozesse in einem System. Dazu gehören Beschaffung, Fertigung und Logistik sowie Finanzen, Personalwesen und Services.

Eine E-Mail frisst unnötige Ressourcen

Elektronischer Datenaustausch klingt erst einmal nicht neu. Die Kosten für Briefmarken dürften in den meisten Start-ups und Großunternehmen schon seit einiger Zeit deutlich gesenkt worden sein. Aber auch eine manuell verfasste E-Mail ist im EDI-Zeitalter Bürokraten-Schnee von gestern.

Beim EDI kommunizieren die Systeme automatisiert miteinander. Alle erforderlichen Daten werden ohne den Zeitfaktor Mensch in Echtzeit ausgetauscht. Damit lassen sich Geschäftsprozesse enorm beschleunigen.

Das hat nicht nur positive Auswirkungen auf den Personaletat. Auch Cashflow und Lagerumsatz lassen sich so optimieren. Nachbearbeitungen und Korrekturen entfallen. Fehler bei der Dateneingabe oder gar die Mehrfacheingabe von Daten im Geschäftsprozess gehören ebenfalls der Vergangenheit an.

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Verlässliche Daten-Kompatibilität

Internationale Standards wie VDA, ANSI, ODETTE und EDIFACT sorgen für verlässliche Daten-Kompatibilität.

ERP und EDI treten nicht in Konkurrenz, sondern harmonieren wunderbar. Das ERP-System schafft dabei die zentrale Datenbasis mit allen wichtigen Geschäftsprozessen. Aus diesem Datenfundus bedient sich die EDI-Software, leitet die erforderlichen Infos an Kunden oder Lieferanten weiter.

Order geht direkt an den Lieferanten

Konkret könnte ein solcher Prozess wie folgt ablaufen: Ein Kunde bestellt 100 Sofakissen. Die Order wird geht automatisch nicht nur an Produktion und Einkauf, sondern gleich auch weiter zum Lieferanten, bei dem im selben Moment alle erforderlichen Produktionsmaterialien im digitalen Auftragsbuch landen.

Das ist zeitökonomisch schon auf einem hohen Level, on top kommt aber auch noch eine vollautomatische Rechnungserstellung, die natürlich auch gleich an den Adressaten rausgeht.

EDI-Schnittstelle funktioniert bei verschiedenen ERP-Lösungen

Der Clou: Kunden und Lieferanten können ganz unproblematisch auf eine andere als die eigene ERP-Lösung vertrauen, die EDI-Schnittstelle funktioniert trotzdem. Dank der standardisierten Formate kommt es praktisch nie zu Kompatibilitätsproblemen.

Die Vorteile in Sachen Agilität und Flexibilität liegen auf der Hand.

Darüber hinaus erlauben die EDV-Babys detaillierte Einblicke in alle Prozesse. Ein wesentlicher Faktor, wenn sich da draußen Lieferketten und Arbeitsbedingungen in rasanter Geschwindigkeit ändern. Schnellere Reaktionen und Anpassungen können dann ein wichtiger Wettbewerbsvorteil sein – und der Kunde kommt schneller in den Genuss seiner neuen Kissen.

EDI, Electronic Data Interchange

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