Der Platz im Lager wird knapp? Sie haben nur noch mit der Organisation der Logistik zu tun und haben keine Zeit, sich auf die Umsatzgenerierung zu konzentrieren? Die Arbeitskosten fressen den Großteil Ihrer Einnahmen auf?

Wenn Sie mit dieser Art von Problemen konfrontiert sind oder einfach nach Lösungen suchen, um Ihr Umsatzwachstum zu beschleunigen, sollten sie sich für Fulfillment interessieren.

Logistikkapazitäten vs. Umsatzvolumen, oder: was kostet Fulfillment?

Die Einstiegsschwelle in den Onlineverkauf ist für angehende Unternehmer relativ niedrig. In der Regel genügt ein geringes Startkapital, um anzufangen. Wichtiger ist es, eine Idee zu haben, sowie Zugang zu Waren, die Fähigkeit, Kunden zu erreichen und Geschäftssinn.

Schwierig wird es erst dann, wenn das Geschäft wächst und immer mehr Probleme mit dem Kundenservice oder der Logistik auftreten. Gleichzeitig sollte es möglich sein, das Geschäft zu skalieren.

Wenn es um die Herangehensweise an die Logistik geht, ist die eCommerce-Branche sehr vielfältig – es gibt verschiedene Modelle des Logistikmanagements.

• Sie können Ihr Lager in Eigenregie betreiben: Einerseits haben Sie auf diese Weise die Kontrolle über jede Phase der Kundenbetreuung, andererseits wird dadurch die Flexibilität und Skalierbarkeit des Unternehmens eingeschränkt, vor allem, wenn es um die Verfügbarkeit von Lagerraum und Personal geht.
• Eine alternative Lösung ist Dropshipping. Die Zusammenarbeit mit Großhändlern bedeutet den Verzicht auf die eigene Warenlagerung, ist aber auch mit einem eingeschränkten Einfluss auf den Kundendienstprozess verbunden und verringert die Möglichkeit, das Markenimage zu gestalten.

Alternativ können Sie logistische Aufgaben an ein externes Unternehmen delegieren. Die umfassendste Form des Outsourcings von Logistikdienstleistungen ist das Fulfillment für eCommerce, also die Auslagerung des gesamten Prozesses der Warenlagerung und des Versands von Bestellungen.

Ist diese Lösung günstiger und effizienter als die Anschaffung eines eigenen Lagerzentrums?

Bevor Sie eine Entscheidung treffen, sollten Sie mehrere Faktoren auswerten, insbesondere die Besonderheiten der Branche, in der Sie tätig sind. Bei diesem Modell kann der Handel mit Waren, die besondere Lager- und Transportbedingungen erfordern, oder mit atypischen Waren schwieriger und unrentabler erscheinen. Jedoch können die führenden Logistikdienstleister dank ihres Know-hows und ihrer Erfahrung scheinbar komplizierte Prozesse erheblich vereinfachen.

Um festzustellen, was kosteneffektiver ist, sollten Sie zunächst herausfinden, wie viel es kostet, Ihr eigenes Lager zu betreiben, also wie hoch die oben genannten Fulfillment-Kosten sind.

Ist Outsourcing rentabel? Wieviel kostet ein Lager wirklich?

Der Begriff Fulfillment umfasst alle Leistungen, die nach Vertragsabschluss mit der Lieferung einer Ware an den Kunden in Zusammenhang stehen und somit zur Abwicklung des Auftrages erforderlich sind: Ein Fulfillment-Dienstleister nimmt Ihre Produkte entgegen, lagert sie fachgerecht in seinen eigenen Räumlichkeiten, kommissioniert die Bestellungen, verpackt sie, frankiert und versendet sie dann sicher und schnell an den Endkunden.

Darüber hinaus bieten die führenden Fulfillment-Dienstleister eine Reihe von Zusatzleistungen – wie z. B. Retourenmanagement, Reklamationsabwicklung, das Verpacken nach Sondervorgaben (z. B. Verpackungen mit Firmenlogo) oder B2B-Auftragsabwicklung inklusive Palettenversand an.

Um festzustellen, ob sich das Outsourcing lohnt, müssen Sie die Gesamtbetriebskosten Ihres Lagers (Total Cost of Ownership, kurz TCO) berechnen: Nehmen Sie die Anzahl der Vorgänge auf Jahresbasis an und summieren Sie die gesamten Fixkosten des eigenen Lagers. Wie hoch sind die Fixkosten? Wie viel kostet das Fulfillment?

a) Sachkosten

Diese werden in interne und externe Kosten unterteilt.

Gebäude

Es braucht zunächst ein Gebäude, das als Lager adaptiert oder gemietet werden kann. Viele Logistikzentren bieten Lagerflächen in unterschiedlichen Größen und Standards an. Der Preis ist abhängig von der Fläche, der Infrastruktur und dem Gebäudestandard.

Wichtig ist der Standort: Es ist sinnvoll, wenn sich das Lager in der Nähe von großen Städten, Autobahnen, Flughäfen oder Kurierknotenpunkten befindet. Der Transport von Sendungen wird dadurch erheblich erleichtert.

Bei der Wahl der Räumlichkeiten lohnt es sich, die Besonderheiten des Sortiments zu berücksichtigen: So sind beispielsweise elektronische Geräte oder Lebensmittel unter anderen Bedingungen zu lagern als Baumaterialien. Die Spitzenmieten für Lager- und Logistikflächen in den größten Städten Deutschlands liegen derzeit im Schnitt etwa zwischen 4,50 und 7 Euro pro Quadratmeter.

Der gemietete Raum muss zweckmäßig eingerichtet werden. Die Preise für Möbel, Transportwagen oder Computerstationen richten sich nach deren Qualität und Verschleißgrad. Kaufen Sie gebrauchte Geräte, reduzieren Sie die Kosten.

Eine weitere feste Ausgabe sind die Betriebskosten des Gebäudes, wobei ihre Höhe vom aktuellen Verbrauch und Ihren Bedürfnissen abhängt (z. B. welche Temperatur Sie im Lager benötigen) und im Budget berücksichtigt werden muss.

Der Preis für die Anmietung eines Quadratmeters Lagerfläche hängt von vielen Faktoren ab.

IT

Die Fulfillment-Kosten der externen Logistik beziehen sich auf die Auftragsabwicklung. Zum Beispiel sind auch optionale, aber beim Anstieg des Umsatzvolumens hilfreiche IT-Systeme eine weitere Investition.

Neben der Hardware und der Internetanbindung ist auch die Anschaffung von Lösungen für WMS (Warehouse Management System), CRM (Customer-Relationship-Management) und ERP (Enterprise Resource Planning) von Vorteil – sie sind für verschiedene Funktionsbereiche des Unternehmens zuständig. Welche von diesen Systemen Ihre tägliche Arbeit erleichtern wird, hängt von der Größe Ihres Unternehmens und der Menge an Daten ab, die Sie bisher gesammelt haben.

Darüber hinaus ist es eine Überlegung wert, das Lager mit Kamerasystemen auszustatten, die nicht nur vor Einbrüchen schützen, sondern auch bei der Reklamationsabwicklung oder der Optimierung des Verpackungsprozesses hilfreich sein können.

Verpackungsmaterial

Ein weiterer Kostenfaktor sind Materialien für die Verpackung: Kartons, Umschläge, Folien, Füllmaterial. Diese sollten bei der Kalkulation der Kosten für den Betrieb eines Lagers berücksichtigt werden.

Die Preise sind abhängig von der Qualität, Art und Größe sowie der Leistungsfähigkeit der Packer. Es ist ein großer Unterschied, ob eine Verpackung individualisiert ist, z. B., ob Sie ein Band mit einem Logo verwenden, eine handgeschriebene Dankeskarte hinzufügen, eine Geschenkverpackungsoption anbieten oder umweltfreundliches Material zum Befüllen der Pakete verwenden.

Auslieferung

Im nächsten Schritt der Auftragsabwicklung erfolgt die Auslieferung. Bei einer Kaufentscheidung im Internet spielen die Versandkosten eine große Rolle. Um die Kunden nicht durch zu hohe Preise abzuschrecken und gleichzeitig keine Verluste bei den Bestellungen zu riskieren, sollten Sie mit den Versandunternehmen verhandeln und den Artikelpreis inklusive Lieferung so kalkulieren, dass jeder Verkauf einen Gewinn bringt.

Gratisversand ist zwar bei Käufern sehr beliebt, aber um wachsen zu können, dürfen Sie nicht unterhalb Ihrer Kosten agieren. Trägt hingegen der Kunde die Kosten für den Versand, darf der Preis nicht wesentlich vom Angebot der Konkurrenz abweichen.

Die Höhe der genannten Kosten hängt von Faktoren wie Standort, Lagerfläche und -standard, Skalierbarkeit, Saisonabhängigkeit des Umsatzes und der Art des Geschäfts ab. Bei Massenware, deren Versand in großen Mengen erfolgt, sind die Stückkosten relativ niedrig und fix, aber wenn Sie Wert auf die Einzigartigkeit der Ware und die Personalisierung der Verpackung legen, fallen höhere Kosten für Zeit- und Arbeitsaufwand an, die beide ihren Preis haben.

b) Personalkosten

Das Gebäude an sich und seine Ausstattung sind nicht alles. Wenn der Umsatz 300–400 Stück pro Monat übersteigt, sollten Sie die Einstellung eines Mitarbeiters in Erwägung ziehen. Zu den Aufgaben eines Lageristen gehört nicht nur die Bearbeitung von Aufträgen, sondern auch das Entladen von Waren oder die Abwicklung von Retouren.

Die damit verbundenen Personalkosten bestehen nicht nur aus dem Bruttolohn des Lagerarbeiters, sondern auch aus Lohnnebenkosten: Versicherungsbeiträgen, Schulungskosten, Kosten für Werkzeuge, Berufskleidung und Ausrüstung.

Bei Urlaub oder gesundheitlichen Problemen muss die Saisonarbeit in die Gesamtrechnung einfließen, insbesondere bei einem kleinen festen Team. Während der Urlaubszeit, bei Krankheitsausfällen und in der Haupteinkaufszeit, z. B. vor Weihnachten, kann es notwendig sein, einen Aushilfsmitarbeiter einzusetzen. Wächst der Umsatz hingegen über die Kapazität hinaus, müssen Sie einen weiteren Mitarbeiter einstellen, was die Kosten in die Höhe treibt.

Diese Beträge stellen Fixkosten dar, die unabhängig von der Anzahl der Aufträge, der geleisteten Arbeit und der erzielten Einnahmen sind.

Lassen sich diese Kosten senken oder – besser noch – an den Umsatz binden?

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten: Die erste besteht in der Einführung von Sparmaßnahmen, z. B. durch Optimierung der Mitarbeiterzahl, Verwendung billigerer Verpackungen oder Anmietung eines Lagers mit geringerem Standard beziehungsweise an einem ungünstigeren Standort.

Alternativ können Sie das Outsourcing von logistischen Dienstleistungen („Fulfillment”) in Betracht ziehen. Mit der zweiten Lösung lassen sich die Logistikkosten flexibel gestalten. Beim Fulfillment übernimmt ein Drittanbieter die meisten Aufgaben rund um die Auftragsabwicklung.

Während der Onlinehändler sich in der virtuellen Welt um den Kundenservice kümmert, wickelt der Fulfillment-Dienstleister in der realen Welt die operativen und kommerziellen Aktivitäten ab. Dazu gehören im umfangreichsten Modell die Warenannahme, die Etikettierung der Produkte, die Lagerung, die Konfektionierung, die Kommissionierung der Aufträge, die Verpackung und der Versand. Der Fulfillment-Dienstleister stellt Verpackungsmaterial zur Verfügung und vermittelt Kurierdienste. Kunden profitieren von Systemintegrationen, die es ermöglichen, Quittungen oder Rechnungen direkt im Lager zu drucken und den Paketen beizulegen sowie die Retouren und Umsatzanpassungen im System abzuwickeln.

Der richtige Logistikpartner fördert auch die weitere Entwicklung des Unternehmens – die führenden Anbieter setzen Anpassungen schnell um und sind offen für die Ideen ihrer Kunden. Bei der Eröffnung neuer Filialen, z. B. Franchise-Boutiquen, genügt ein Treffen oder ein Telefonat, um diese in das bestehende Logistiksystem einzubinden. Da Fulfillment sich an Unternehmer richtet, denen die Erkennbarkeit ihrer Marke wichtig ist, bieten die Fulfillment-Anbieter maßgeschneiderte Verpackungen und Lösungen an, die auf die Bedürfnisse der einzelnen Geschäfte und ihrer Kunden zugeschnitten sind, wie z. B. Same-Day/Next-Day-Delivery-Lösungen.

Da die outgesourcten Leistungen unterschiedliche Aufgaben umfassen können, können auch die Preise variieren. Die Endkosten sind jedoch in der Regel niedriger als bei gleicher Qualität des Logistikservices in Ihrem eigenen Lager.

Der Grund dafür liegt unter anderem in der Skalierbarkeit – der Logistikdienstleister hat eine bessere Verhandlungsposition, profitiert von Rabatten bei Kurierdiensten und kauft Verpackungsmaterial in Großmengen ein. Mitarbeiter in Logistikzentren verfügen über das nötige Wissen und die Erfahrung, um ungewöhnliche Aufträge zu bearbeiten und unvorhergesehene Probleme zu lösen. Darüber hinaus sorgt eine Vielzahl von Mitarbeitern dafür, dass Logistikzentren resistent gegen saisonale Umsatzschwankungen und Personalprobleme auf dem Arbeitsmarkt sind. Bei temporären Auftragsspitzen können Mitarbeiter aus anderen Projekten eingesetzt werden, die nicht von Grund auf neu eingearbeitet werden müssen.

Fulfillment-Kosten: Wo kann man am meisten gewinnen?

Online-Shopping setzt auf Bequemlichkeit: Die Bestellung muss einfach und die Lieferung schnell und günstig sein. Die Käufer erwarten einen kostenlosen Versand, der sich nicht mit den steigenden Kosten für Lagerung, Transport und Arbeit vereinbaren lässt.

Wie bringt man Kundenanforderungen und Marktprinzipien in Einklang und verschafft sich einen Vorteil gegenüber den Wettbewerbern?

Zu den logistischen Faktoren, die den Betrieb eines Shops beeinflussen, gehören Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit der Lieferung, Transportkosten, Produktsortiment und Lieferarten. Eine reibungslose Organisation des gesamten Prozesses ist für ein kleines Geschäft ebenso wichtig wie für ein großes Distributionszentrum. Schließlich ist das Hauptziel die Zufriedenheit der Kunden, deren Treue sich in Zukunft auszahlen wird.

Fulfillment ist die umfassendste Form des Outsourcings von Logistikdienstleistungen. Sie richtet sich an Online-Shops, deren Bestellvolumen so stark gewachsen ist, dass es schwierig ist, es intern weiterhin zu bewältigen. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Geschäft vorher in einer Garage betrieben wurde oder ob der Online-Shop neben einem stationären Geschäft lief. Solange der Vertrieb mit eigenen Ressourcen locker abgewickelt werden kann, spricht die finanzielle Kalkulation eher für das eigenständige Geschäftsmodell.

Wenn es jedoch an der Zeit ist, die Lagermöglichkeiten zu erweitern oder einen Mitarbeiter ausschließlich für die Abwicklung von Online-Verkäufen einzustellen, lohnt es sich, vorher zu berechnen, welche Lösung rentabler ist.

Es wird angenommen, dass 100–200 Aufträge pro Monat in Eigenregie abgewickelt werden können. Im Falle eines stationären Geschäfts – mit Hilfe eines angestellten Mitarbeiters – kann diese Zahl auf etwa 500 Bestellungen pro Monat ansteigen (20–25 Bestellungen pro Tag). Erreichen Sie einen Umsatz von 1.000 Aufträgen, kann die Abwicklung in Eigenregie schwierig sein oder sich auf andere Aufgaben und Tätigkeiten des stationären Geschäfts auswirken.

Je nach Bedarf können Sie die gemietete Fläche vergrößern oder verkleinern und die operativen Möglichkeiten des Partners nutzen. So ist Ihr Geschäft auf Auftragsspitzen vorbereitet, z. B. am Black Friday oder in der Vorweihnachtszeit. Steigt der Lagerbedarf, stellt die Einlagerung der Waren kein Problem dar.

Darüber hinaus profitieren Sie von Skaleneffekten. Der Dienstleister kann seine Versandkosten dank des großen Volumens optimieren; das Gleiche gilt für die Kosten für Ausrüstung und Arbeit, die in gewisser Weise auf alle Kunden des Betreibers aufgeteilt werden. Betreiben Sie das Lager eines mittelgroßen Geschäfts eigenständig, ist es schwierig, derart signifikante Rabatte zu erhalten. Auch die Kosten für Verpackungsmaterial und Büromaterial sind für Sie geringer: Der Fulfillment-Dienstleister kümmert sich um das Drucken und Einlegen der Fiskaldokumente.

Hier sollten Sie die Art und Weise beachten, wie die Dienstleistung abgerechnet wird.

Das vorteilhafteste Modell ist „Pay for Performance” (p4p, auch „pay as you go” genannt). Bezahlt wird für die tatsächliche Leistung, d. h. für den tatsächlichen Platz, den die Waren im Lager einnehmen, und für die tatsächlich durchgeführten Tätigkeiten.

Im Großen und Ganzen handelt es sich hier um die Umwandlung von Fixkosten in variable Kosten. Wenn Sie sich in einem Monat aufgrund von rückläufigen Verkäufen nicht mit Ware eindecken, sinken auch die Kosten für die Lagerhaltung und den Versand der Bestellungen. Ein solches Modell berücksichtigt auch die Engpässe des Logistikprozesses und die Stoßzeiten des Online-Verkaufs, die eine Herausforderung für die Logistik von Online-Shops darstellen.

Fazit

Wenn Sie mit der Abwicklung des ständig wachsenden Auftragsvolumens nicht mehr Schritt halten können, und die Ware in der Garage, im Wohnzimmer und demnächst auch in Ihrem Schlafzimmer steht, lohnt es sich, sich nach einem professionellen Fulfillment-Dienstleister umzusehen.

Achten Sie bei der Auswahl eines Dienstleisters auf den Standard des Lagers, fachkundiges Personal und die Bereitschaft, das Angebot an die individuellen Bedürfnisse Ihres Geschäfts anzupassen. Schließlich wird der neue Geschäftspartner für die wichtigsten Aspekte des Geschäftsbetriebs verantwortlich sein: die Lagerhaltung und die Abwicklung von Bestellungen und Lieferungen. Ein sorgfältig ausgewählter Dienstleister senkt die Fulfillment-Kosten und schafft eine Entlastung für das Unternehmen. Darüber hinaus müssen Sie sich beispielsweise nicht um unerwartete Geräteausfälle kümmern, denn die Reparaturkosten gehen zu Lasten des Dienstleisters.

Sie gewinnen Zeit und somit die Möglichkeit, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren, neue Märkte zu erobern, oder sich schlicht auszuruhen und die Zeit mit Ihren Lieben zu genießen.

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