Sobald ein Käufer eine Ware oder Dienstleistung nicht gegen Barzahlung kauft, entsteht eine offene Forderung. Der Verkäufer räumt dem Kunden ein Zahlungsziel ein und gewährt ihm einen Kredit. Dadurch entsteht im Unternehmen des Verkäufers ein interner Prozess, der von der Entstehung der Forderung bis zum Zahlungseingang andauert. Das Debitorenmanagement ist die Steuerung und Überwachung des Prozesses mit dem Ziel, Zahlungsausfälle zu vermeiden.

In diesem Ratgeber erklären wir Ihnen, warum ein professionelles Forderungsmanagement so wichtig ist, wie es abläuft und wann sich Outsourcing lohnt.

Was ist das Debitorenmanagement eines Unternehmens?

Das Forderungsmanagement eines Unternehmens hat diese wichtigen Funktionen:

• Vermeidung von Forderungsausfällen
• Schnelles Handeln bei Zahlungsverzug
• Sicherung der Liquidität

Um Forderungsausfälle zu vermeiden, muss ein Unternehmen festlegen, welchen Kunden unter welchen Bedingungen ein Zahlungsziel eingeräumt wird. Dazu sprechen die Abteilungen Verkauf und Finanzen gemeinsam mit der Geschäftsleitung ab, wie hoch der Forderungsbestand je Quartal oder je Geschäftsjahr für die unterschiedlichen Kundengruppen ausfallen darf.

Dabei spielt die Bonität der Kunden eine wichtige Rolle. Eine regelmäßige Bonitätsprüfung der Debitoren gehört daher zu den Aufgaben eines effektiven Debitorenmanagements. So werden finanzschwache Kunden schnell erkannt und nur noch gegen Barzahlung beliefert.

Doch auch bonitätsstarke Käufer können die Bezahlung einer Rechnung vergessen und müssen zeitnah angemahnt werden. Bei einem Zahlungsverzug stellen schnelles Handeln und Mahnen einen wichtigen Schritt zur Liquiditätssicherung dar.

Wie läuft ein professionelles Debitorenmanagement ab?

Sobald ein Unternehmen eine Rechnung mit Zahlungsziel ausstellt, beginnt die Arbeit der Debitorenbuchhaltung. Die offene Rechnung wird im Debitoren-Kundenkonto eingebucht. Dadurch erfolgt automatisch eine gleichlautende Buchung im Hauptkonto „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“. Alle Forderungen, die am Bilanzstichtag bestehen, bilden außerdem eine Position im Umlaufvermögen.

Die Debitorenkonten müssen täglich auf das Erreichen von Zahlungszielen überprüft werden. Sobald eine Zahlung fehlt, muss der Kunde umgehend angemahnt werden.

Mahnwesen und Inkasso

Um einen Zahlungsverzug zu erkennen, muss der Verkäufer die offenen Rechnungen seiner Kunden regelmäßig überprüfen und bei Erreichen des Zahlungsziels den Zahlungseingang überwachen.

Wenn keine Zahlung erfolgt, muss der Debitor umgehend angemahnt werden. Je länger der Verkäufer mit der Mahnung wartet, umso mehr wird die eigene Liquidität durch den fehlenden Zahlungseingang belastet.

In der Praxis läuft das Mahnverfahren häufig in diesen Schritten ab:

• erste freundliche Zahlungserinnerung per Brief oder am Telefon
• zweite Mahnung mit einer Zahlungsfrist von 10–14 Tagen
• dritte und letzte Mahnung mit einem letzten Zahlungstermin und der Ankündigung von Zwangsmaßnahmen
• Beantragung eines Mahnbescheids bei dem zuständigen Amtsgericht
• Beantragung eines Vollstreckungsbescheids bei dem zuständigen Amtsgericht
• Beauftragung eines Gerichtsvollziehers
• Inkassomaßnahmen durch den Gerichtsvollzieher

Wissen Sie, wie eine rechtsgültige Mahnung aussieht oder wie Sie einen Mahnbescheid beantragen? Vor allem Existenzgründern oder Einzelunternehmern fehlt häufig das Fachwissen, um ein rechtssicheres Mahnwesen auszuführen. Andere Unternehmer sind mit Akquise und Kundenberatung oder der Entwicklung neuer Produkte beschäftigt. In diesen Fällen kann das Debitorenmanagement an einen externen Dienstleister ausgelagert werden.

Outsourcing des Debitorenmanagements

Sowohl Banken als auch Finanzdienstleister bieten verschiedene Dienstleistungen zum Debitorenmanagement an. Der Anbieter übernimmt diese Aufgaben:

• regelmäßige Bonitätsprüfung der Debitoren
• Ãœberwachung der Zahlungstermine und Zahlungseingänge
• professionelles Mahnwesen bei Zahlungsverzug
• Einleitung von gerichtlichen Mahnverfahren und Inkassomaßnahmen
• auf Wunsch Ãœbernahme des Ausfallrisikos

Die Auslagerung des Debitorenmanagements an einen externen Anbieter bedeutet für ein Unternehmen sowohl Zeitersparnis als auch Kosteneinsparungen. Der Verkäufer muss die offenen Rechnungen nicht mehr überwachen, sondern leitet sie online an den Dienstleister zur Vorfinanzierung und Überwachung weiter. Dadurch steht mehr Zeit für die Kundenberatung und andere Kernaufgaben des Gewerbes zur Verfügung. Gleichzeitig steigt durch die regelmäßigen Zahlungseingänge die Liquidität. Damit können neue Waren bestellt oder eigene Schulden zurückgezahlt werden.

Neben der Zinsersparnis durch die schnellere Tilgung von Krediten, kann ein Unternehmen durch das Outsourcing weitere Kosten sparen. Der Verkäufer muss keine Mitarbeiter mit der Debitorenbuchhaltung beauftragen und spart dadurch Personalkosten und Ausgaben für Büromaterial. Diese Kosten fallen in der Regel höher aus als die Gebühren, die der Dienstleister in Rechnung stellt.

Trotz des Outsourcings behält der Unternehmer die Kontrolle über die offenen Rechnungen und kann bestimmen, bei welchen Kunden welche Maßnahmen ergriffen werden sollen. Wenn es sich bei dem externen Anbieter um ein Factoringunternehmen handelt, besteht ein weiterer Vorteil in der Abgabe des Ausfallrisikos an den Factor.

Keine Zahlungsausfälle durch Full Service Factoring

Beim Factoring verkaufen Sie offene Rechnungen an einen Factor. Der Factoringanbieter überweist innerhalb von 24–48 Stunden circa 80 % der Rechnungssumme. Der Restbetrag folgt bei Fälligkeit der Rechnung.

Die Vorfinanzierung durch den Factor sorgt für einen beständigen Zahlungsfluss. Gleichzeitig schützen Sie sich vor Zahlungsausfällen, da der Factor beim Full Service Factoring auch das Ausfallrisiko trägt. Durch ein professionelles Debitorenmanagement stärken Sie daher die Liquidität Ihres Unternehmens und sorgen dafür, dass Ihre Firma auch Krisenzeiten sicher übersteht.

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