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Sage One – Online-Buchhaltung für kleine Unternehmen im Test

SAGE ONE
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Ich bin eigentlich immer auf der Suche nach DER perfekten Software für die Buchhaltung und die Projekt-Steuerung von Einzelunternehmern oder kleinen Unternehmen.

Am liebsten natürlich die eierlegende Wollmilchsau. Buchhaltung, CRM, Projektmanagement und interne Wissensdatenbank in einem. Tolle Exportmöglichkeiten und individuelle Anpassungen per Mausklick. Auswertungen in allen Variationen, Mehrplatzfähig. Mit allem Zipp und Zapp, aber natürlich nicht so teuer.

Heute im Test: Sage One.

Für diese Tests habe ich mittlerweile eine Checkliste, mit den für meine Kunden und mich wichtigsten Bereichen inkl. unserer Wunschfeatures, um möglichst schnell entscheiden zu können, ob eine Software-Lösung für uns in Frage kommt. Dann muss man nicht unnötig Software installieren und testen, die sowieso nicht so richtig für den speziellen Einsatz in kleinen Unternehmen geeignet wäre.

Überblick Sage One Module

Sehr übersichtlich werden auf der Homepage von Sage One (https://www.sage.com/de-de/) die einzelnen Module vorgestellt:

Modul Angebot & Rechnung

9,95 € netto / Monat bzw. 119,40 € netto / Jahr

  • Dashboard mit Unternehmensinformationen
  • Angebote, Rechnungen und Gutschriften
  • Personalisiertes Dokumentendesign
  • Integriertes Online-Banking
  • Automatischer Bankkontenabgleich
  • Artikel- und Dienstleistungsverwaltung
  • Kontaktmanagement
  • Schnittstelle zu Sage einfachLohn
  • Support via E-Mail und Telefon

Modul Finanzen & Buchhaltung

16,95 € netto / Monat bzw. 203,40 € netto / Jahr

  • alle Funktionen aus Angebot & Rechnung
  • Intuitive und einfache Buchhaltung
  • Einfache Auswertungen und Berichtswesen
  • Umsatzsteuervoranmeldung via ELSTER
  • DATEV-Export für den Steuerberater
  • Gewinn/Verlust Jahresreport
  • Jahresabschlussbilanz
  • Summen- und Saldenliste
  • Individuelle Verwaltung von Buchungskonten
  • Verwaltung von Eröffungsbeständen
  • Übersichtliches Buchungsjournal

Modul Lohn & Gehalt

ab 5,90 € / Monat (inklusive einem Mitarbeiter) bzw. 70,80 € netto / Jahr

  • Lohnabrechnung in 3 einfachen Schritten
  • Mitarbeiterverwaltung
  • Verwaltung von Arbeitsstunden und Fehlzeiten
  • Meldungen an Finanzamt und Sozialversicherungsträger
  • Umfangreiche Dokumentenverwaltung
  • Schnittstelle zu Sage One Finanzen & Buchhaltung / Angebot & Rechnung
  • Fibu-Journal und DTAUS
  • Support via E-Mail und Telefon

Mein Fazit:Für mich bzw. meine Kunden würde wenn überhaupt das Modul Finanzen & Buchhaltung in Frage kommen. Das Personalwesen regeln wir über den Steuerberater, denn da ändert sich ständig so viel und es gibt so viel Spezialwissen, da haben wir lieber einen Profi im Rücken. Und Angebot & Rechnung wäre uns definitiv zu wenig, wir benötigen die unterschiedlichsten Auswertungen, um unsere Geschäfte optimal steuern zu können.

Hier ein kleiner Einblick in die Funktionen von Sage One:

Büroarbeit leicht gemacht mit Sage One Finanzen & Buchhaltung – Screencast mit Benedikt Spieker

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Jetzt aber zu meiner Checkliste. Mal gucken, wie sich Sage One so schlägt:

Check 1: Finanzsteuerung

Für die finanzielle Projektverwaltung benötigen meine Kunden und ich mindestens:

  • Angebot, Rechnung und Mahnung: Basics, das ist das Mindeste, was eine Finanzverwaltungs-Software können sollte, oder?
  • Erfassung aller Eingangsrechnungen und Belege: wir möchten gerne die gesamte Unternehmensbuchhaltung im neuen Tool verwalten. Daher sind wir in diesem Bereich sehr anspruchsvoll. Alle finanziellen Vorgänge müssen in der Software zu erfassen sein.
  • Kostenstellen: Zuordnung der Kosten zu den Projekten und Buchung auf Kostenstellensind ein MUST-HAVE, da man sonst keine vernünftigen Auswertungen und Nachkalkulationen durchführen kann.
  • Online-Banking: da kommen wir auf gar keinen Fall herum. Das haben wir jetzt und darauf möchten wir nicht mehr verzichten!

Mein Fazit: Sage One hat hier natürlich seinen großen Auftritt. Selbst eine Artikel- & Dienstleistungsverwaltung ist dabei, da können auch „größere“ Programme oft nicht mithalten. Respekt, denn gerade beim Online-Banking muss man echt suchen, bis man Programme findet, die das integriert haben! Wer sich keine Software auf dem Rechner installieren möchte kann mit der Sage One Online Buchhaltung für Selbstständige echt weit kommen.

Für mich ist Sage One allerdings nicht das richtige Tool, denn ich brauche (leider) Mahnungen, nicht alle Kunden zahlen pünktlich und ohne Aufforderung. Und auf jeden Fall benötige ich die Verteilung der Einnahmen & Ausgaben auf Kostenstellen. Das ist mir ganz wichtig, ich möchte doch wissen, wer mein bester Kunde ist und welche Projekte sich lohnen, oder?

Check 2: Steuern

Natürlich haben die meisten Unternehmer einen Steuerberater, der den Jahresabschluss macht. Aber meine Kunden und ich buchen alles auch selber auch ganz ordentlich, damit wir besser mit den Zahlen spielen und planen können, als mit der monatlichen PDF-BWA des Steuerberaters.

Daher wünschen wir uns von einer Software folgende Features:

  • DATEV-Schnittstelle: wäre super, denn dann würde viel Doppelarbeit vermieden. Auch die Suche nach den Abweichungen zwischen den Zahlen des Steuerberaters und den unseren wäre wesentlich einfacher.
  • ELSTER-Schnittstelle: dann könnten wir z.B. die Umsatzsteuer-Voranmeldung selbst erstellen und versenden.
  • EinnahmeÜberschuss-Rechnung, Gewinn-und-Verlustrechnung bzw. Jahresbilanz: das benötigt man, wenn man keinen Steuerberater hat und seinen Jahresabschluss selbst erstellt (so wie ich)
  • Buchungslisten: die Klassiker sind Summen-&Saldenliste oder ein Buchungsjournal, sehr wichtig, für die Kommunikation mit dem Steuerberater.
  • Kontenrahmen und Buchungskonten: wir spielen gerne selbst ein bisschen an unserem Kontenrahmen herum und manchmal legen wir zusätzliche Konten an, um noch detaillierter buchen zu können. Toll, wenn die Software das mitmacht!

Mein Fazit: das sieht alles super aus bei Sage One. Klar, ist ja auch eine Buchhaltungssoftware, da kann man das auch erwarten.

Check 3: Analysen

Ganz wichtig sind die Auswertungen der ganzen Zahlen! Wir erfassen die ja nicht zum Spaß, sondern nutzen sie, um unser Unternehmen zu steuern.

Regelmäßig überprüfe ich für meine Kunden z.B. die Kunden- und Lieferantenstruktur mit Hilfe einer ABC-Analyse. Wir beobachten laufend die Entwicklung der Deckungsbeiträge in den Projekten und gucken uns die einzelnen Kostenpositionen genau an. Auch die Liquidität der Firma wird genau beobachtet und gesteuert. (s.a. 8 Punkte, die der Chef immer im Blick haben sollte!). Daher ist es für jeden Unternehmer superwichtig, dass eine Software möglichst individuelle Analysemöglichkeiten bietet.

  • Auswertungen und Berichtswesen: ganz wichtig! Wie will man sein Unternehmen steuern und die Zukunft planen, wenn man keine Lehren aus der Vergangenheit ziehen kann?

Mein Fazit: Sage One bietet so einige Listen und Auswertungen, aber ohne Kostenstellen bzw. Buchung auf Projekte ist das für mich und meine Kunden nicht ausreichend. Das sind nur die Basis-Berichte, wenn man wirklich tiefer in die Zahlen einsteigen möchte benötig man doch etwas anderes.

Check 4: Customer Relationship Management (CRM)

Hier wünschen wir uns die klassischen Features:

  • Erfassung aller Daten der Kunden und Lieferanten.
  • Gerne eine Anbindung an Outlook.
  • Schön wäre eine Kategorisierung der Kontakte z.B. nach Branche oder ähnlichem.

CRM ist ganz eindeutig nicht die Stärke von Sage One, aber das verspricht die Software auch gar nicht. Immerhin kann man Kunden- und Lieferantenstammdaten erfassen, um diese dann in allen weiteren Vorgängen nutzen zu können.

Mein Fazit: fürs Customer Relationship Management muss man sich etwas anderes suchen, wenn man es denn braucht. Für mich persönlich reicht Outlook völlig aus, aber wenn man mit mehreren arbeitet, kann ein vernünftiges CRM-Tool durchaus sinnvoll sein.

Check 5: Projektmanagement

Für meine Kunden wäre es toll, wenn auch das Projektmanagement, die Team-Kommunikation und die Zeiterfassung in einer Software zusammenlaufen würden. Im Detail wünschen wir uns:

  • Teamsteuerung & Kommunikation: diese sollten durch eine neue Software vereinfacht werden. Aktuell geht noch vieles per Mail und die Postfächer quellen über.
  • Zeitplanung und –Erfassung bzw. Ressourcenplanung: eineZeitplanung inkl. GANTT-Diagrammwäre gerade für umfangreiche Projekte mit großen Teams super. Und auch die Integration der Zeiterfassungin einer Softwarewäre wirklich ein Fortschritt. So könnte man den Aufwand für die Projekte besser überwachen und in die Nachkalkulation einfließen lassen. Eine SOLL-IST-Analyse innerhalb des Projekts wäre Spitze!
  • Kalkulation: wir möchten unsere Projekte gerne nicht mehr mit Excel, sondern am liebsten auch in der neuen Softwarekalkulieren. Aber das muss nicht sein, da ist Excel oft doch noch die beste Lösung, weil flexibler.
  • Dokumentenverwaltung: dieVerwaltung der Projektdokumente, die hätten wir auch gerne mit in der Software. Aktuell wird OneNote genutzt, aber das passt natürlich nicht für jedes Dokument. Aber auch das ist eher ein Nice-to-have, da können wir Abstriche machen.

Was davon kann Sage One?

Auch hier ist Sage One nicht die geeignete Software. Dieses Tool ist nur für die Finanzsteuerung von kleinen Unternehmen und Einzelkämpfern konzipiert. Eine Zeiterfassung wird beispielsweise gar nicht angeboten.

Mein Fazit: hm, da bin ich verwöhnt, für den Preis der Module hätte ich da schon gerne etwas mehr Leistung. Zumindest eine rudimentäre Zeiterfassung ist für mich wichtig, da ich bei vielen Projekten nach Stunden abrechne.

Mein Fazit

Sage One ist für meine Kunden und mich leider nicht die richtige Software, da wir zu viel Wert auf die detaillierte Auswertung unserer Projekte legen.

Wer aber eine vernünftige Buchhaltungssoftware sucht, die online funktioniert (Stichwort SaaS – Software as a Service) und vor allem ein integriertes Online-Banking-Modul hat, der ist mit Sage One auf der sicheren Seite. Die Sage Gruppe ist seit den 80er Jahren ein führender Anbieter von betriebswirtschaftlicher Software für kleine und mittlere Unternehmen auf der ganzen Welt. Es ist daher zu erwarten, dass Sage One ständig weiter entwickelt und lange am Markt bleiben wird. Ganz wichtig, wenn man eine Software für die Finanzverwaltung sucht, oder möchtet ihr ständig wechseln?

Übrigens: Wen die Software interessiert, der kann Sage One jetzt 30 Tage kostenfrei testen!

Foto: Screenshot Sage One Website

6 Kommentare

  1. Avatar
    Stefan sagt

    Hallo Heike,

    Vielen Dank für den Artikel.

    Ich bin auf der Suche nach einem Angebot, ähnlich dem von Sage One, welches zusätzlich aber mit Kostenstellen arbeitet. Fortnox kann recht viel. Der einzige Haken ist meiner Meinung nach die etwas sehr technische Benutzeroberfläche. Andere, wie Sage One oder lexoffice sind da deutlich moderner und übersichtlicher unterwegs. Der Stil von Fortnox lässt sich schon in den Demovideos des Herstellers erahnen :)

    Hast du dir Fortnox schon einmal angesehen?

    Grüße
    Stefan

      • Avatar
        Stefan sagt

        Hallo Heike,

        Vielen Dank für den Hinweis. Büro Easy hatte ich mir auch angesehen.

        Fortnox fand ich in meinem eigenen Vergleichstest bisher am interessantesten unter den Cloud Lösungen, da es sehr ins Detail geht. Man kann sich beispielsweise eine Kontoseite anzeigen lassen, die exakt aussieht wie beim Steuerberater und kann sich trotzdem über Verlinkungen bis zu einzelnen Scans von Belegen navigieren.
        Vor allem werden Kostenstellen und Projekte unterstützt.

        Interessanter Weise habe ich gerade heute morgen eine Newsletter Mail von Fortnox erhalten. Angekündigt ist für den 15.11. ein Update mit Generalüberholung der Benutzeroberfläche sowie zusätzlichem Onlinebanking und Datev Export. Ich bin gespannt.

        Viele Grüße
        Stefan

  2. Avatar

    Liebe Heike,

    danke für den Artikel. Ich bin auch auf der Suche nach der richtigen Buchhaltungssoftware und komme im Moment nicht weiter. Ich brauche auch Kostenstellen und da ich einen Mac nutze, ist eine Cloud-Lösung geeigneter für mich. Die Integration mit Online-Banking wäre super. Da war ich bei Lexoffice enttäuscht, denn die Commerzbank integrieren sie nicht, da die Commerzbank nur das HBCI Verfahren anbietet (als einzige nur noch) Lexoffice aber nur HBCI+ zulässt.

    Welche Software könntest du für mich denn empfehlen? Oder welche nutzt du gerade? Wir haben anscheinend ähnliche Anforderungen.

    Danke für die Auskunft.

    Melanie

    • Heike Lorenz

      Hallo Melanie,
      mit Mac kenne ich mich leider so gar nicht aus.
      Ich kenne nur die Variante über Parallels dann ein Windows-Programm zu nutzen, z.B. Büro Easy (leider auch von Lexware…).

      Tut mir leid!

      Lieben Gruß
      Heike

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