Finanzen & Buchhaltung
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Buchhaltung für Solo-Selbstständige

Buchhaltung

JEDER Selbstständige sollte sich immer mal wieder mit seinen Zahlen auseinandersetzen und zumindest die Grundlagen der Buchhaltung verstehen.

Klassische Fragen von Solo-Selbstständigen sind:

  • Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR): Wie funktioniert sie und was muss ich beachten?
  • Wie trenne ich private und geschäftliche Finanzen? Wie erfasse ich meine Barbelege richtig?
  • Wie oft muss ich mich um die Buchhaltung kümmern?
  • Welche Steuern muss ich bezahlen & wie viel sollte ich dafür zurücklegen?

Einen kurzen Überblick über die wichtigsten Aspekte der Buchhaltung für Solo-Selbstständige gibt es in diesem Beitrag.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR )

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung, die von Freiberuflern, kleinen Gewerbebetrieben und landwirtschaftlichen Betrieben angewendet werden kann (s. § 4 Abs. 3 des Einkommensteuergesetz).

Folgende Kriterien müssen erfüllt werden, um nicht bilanzierungspflichtig zu sein:

  • Handelsregister-Eintragung: Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung können Unternehmen anwenden, die nicht im Handelsregister eingetragen sind. Dazu zählen Einzelunternehmer, eingetragene Kaufleute (e.K.) oder die GbR. Die GmbH, eine UG oder gar eine AG können die EÜR nicht verwenden.
  • Umsatz- / Gewinn-Grenze: Unternehmen deren Umsatz und Gewinn 600.000 EUR bzw. 60.000 EUR (seit 1.1.2016) im Jahr nicht überschreiten, können die EÜR anwenden.
  • Freie Berufe: Generell können Freiberufler die Einnahmen-Überschuss-Rechnung anwenden.

Wenn eines dieser Kriterien nicht erfüllt ist, muss zwingend eine Bilanz erstellt werden (doppelte bzw. kaufmännische Buchhaltung).

Basiswissen EÜR

Hier kurz die wichtigsten Punkte die es bei der Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu beachten gilt:

Zufluss- / Abfluss-Prinzip

Abweichend von der Gewinnermittlung durch Bilanzierung gilt für die EÜR, dass Einnahmen erst dann erfasst werden, wenn sie zugeflossen sind, d.h. das Geld auch wirklich auf dem Konto eingegangen ist. Ausgaben werden nach ihrem Abgang beurteilt. Für sie zählt der Zeitpunkt des tatsächlichen Zahlungsabflusses, d.h. dem Tag der tatsächlichen Begleichung der Lieferanten-Rechnung.

Abschreibung

Auch bei der EÜR werden Investitionen gemäß den gesetzlichen Vorgaben abgeschrieben. Die Abschreibungsbeträge mindern dann als betrieblicher Aufwand den Gewinn, ganz genau wie bei den großen Unternehmen.

Steuern: Einkommen- und Umsatzsteuer

Das ist das Schöne an der Einnahmen-Überschuss-Rechnung: man muss nur versteuern, was auch wirklich auf dem Konto gelandet ist. Das hat Vorteile, wenn z.B. Kunden mal nicht zahlen, denn man muss keine Einnahmen versteuern, die man noch gar nicht erhalten hat.

Auch für die Berechnung der Umsatz-Steuer (-Vorauszahlungen) gilt: es zählt nur, was auch wirklich auf dem Konto gelandet bzw. von diesem abgeflossen ist.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung selbst erstellen

Die EÜR lässt sich relativ einfach selbst erstellen. Hierzu werden am Ende eines Monats oder des Geschäftsjahres die betrieblichen Einnahmen den Ausgaben gegenübergestellt – es ergibt sich entweder ein Gewinn oder ein Verlust.

Um sich die Steuererklärung am Jahresende zu vereinfachen, sollte man bereits im Vorfeld Einnahmen und Ausgaben nach Arten gliedern. Am besten analog des amtlichen Vordrucks der EÜR, dann hat man es nachher einfacher.

Diese Kategorien sind beispielsweise:

Einnahmen

  • Umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahmen (netto), getrennt nach Steuersätzen
  • Umsatzsteuerfreie Betriebseinnahmen
  • Sachentnahmen
  • Private Kraftfahrzeugnutzung
  • Private Telefonnutzung
  • Vereinnahmte Umsatzsteuer

Ausgaben

  • Wareneinkäufe (netto)
  • Bezogene Dienstleistungen (netto)
  • Gehälter, Löhne für Arbeitnehmer
  • Abschreibungen
  • Aufwendungen für geringwertige Wirtschaftsgüter
  • Kfz-Kosten
  • Miete für Geschäftsräume
  • Eingeschränkt abziehbare Betriebsausgaben (Bewirtungskosten, Geschenke etc.)
  • Gewerbesteuer
  • Abziehbare Vorsteuerbeträge
  • Im Kalenderjahr an das Finanzamt gezahlte Umsatzsteuer

Das ganze kann man relativ einfach mit einer Excel-Tabelle lösen, sofern es noch nicht zu viele Buchungen sind. Übersichtlicher ist das Ganze natürlich, wenn man eine entsprechende Software nutzt wie z.B. lexoffice. Damit kann man seine gesamte Buchhaltung dann auch gleich online an den Steuerberater übermitteln, eine immense Arbeitserleichterung für beide Seiten!

Vorlage für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Pierre Tunger hat eine tolle Excel-Vorlage für die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) entwickelt, mit der Du schnell und einfach Deine Buchhaltung und Einnahmen-Überschuss-Rechnung bewältigst. Diese kannst Du Dir hier anschauen:

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Firmenkonto & Kassenbuch

Wie bereits erwähnt: bei der EÜR zählt nur, was auch wirklich auf dem Konto stattgefunden hat. Bleibt die Frage: welches Konto?

Girokonto

Viele Existenzgründer starten erst einmal mit ihrem Privatkonto in die Selbständigkeit. Das ist nicht falsch, aber ein separates Firmenkonto bietet doch Vorteile:

  • Übersichtlichkeit: wer private und berufliche Zahlungen mischt, verliert leichter den Überblick



  • WERBUNG
  • Betriebsprüfung: bei einer Betriebsprüfung sieht der Prüfer bei einem gemischten Konto mehr, als er muss. Da sollte man sich gut überlegen, ob man wirklich alle seine privaten Kontobewegungen offen legen möchte.
  • Bankgebühren: während es für private Konten oft gebührenfreie Alternativen gibt, sieht das im geschäftlichen Umfeld schon anders aus. Nutz man sein privates Geschäftskonto auch geschäftlich, kann das Ärger geben. Die Bank stellt womöglich das Konto einfach um – und Existenzgründer müssen plötzlich in die Tasche greifen. Wer mit dem Schritt in die Selbständigkeit ein Geschäftskonto eröffnet, muss die Gebühren zwar immer noch stemmen – hat aber deutlich mehr Auswahlmöglichkeiten und kann sich mit der Entscheidung letztlich mehr Zeit lassen, als unter dem Druck der Bank reagieren zu müssen.

Kassenbuch

Eine weitere Möglichkeit für Geldbewegungen ist die Kasse. Nicht jeder Unternehmer hat Bargeschäfte, aber ein paar Belege, die nicht über das Girokonto geflossen sind, gibt es eigentlich immer.

Wer seinen Gewinn mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt muss kein „ordnungsgemäßes Kassenbuch“ führen. Zum Glück, denn für dieses gelten sehr strikte Bestimmungen. Bei Gewinnermittlung mittels EÜR reicht eine chronologische Belegsammlung, die die einzelnen Transaktionen dokumentiert, sowie eine Liste dieser Aufzeichnungen.

Abschlüsse der Buchhaltung

Neben der laufenden Buchhaltung, welche die einzelnen Geschäftsvorfälle dokumentiert, muss jeder Solo-Selbstständige auch immer mal wieder Abschlüsse erstellen.

Jahresabschluss

Zumindest einmal jährlich muss man einen Strich unter alles machen und ermitteln, was denn jetzt von den Einnahmen übrig geblieben ist. Neben den laufenden Buchungen aus den Konto- und Kassenbewegungen kommen beim Jahresabschluss noch ein paar Buchungen hinzu:

  • Jahresbuchungen: das können z.B. Buchungen für die private Nutzung des Telefons sein oder auch die Kosten für das Arbeitszimmer. Auch die Abrechnung der Reisekosten erfolgt bei vielen Solo-Selbständigen erst am Jahresende, da es für die gefahrenen Kilometer und die Verpflegungsmehraufwendungen ja keine Belege gibt. Ich persönlich mache das lieber monatlich, sonst verliere ich den Überblick.
  • Abschreibungen: die Buchung der Abschreibungsbeträge für Investitionen, die im Laufe des Jahres getätigt wurden, erfolgt ebenfalls gesammelt zum Jahresende. Auch hier gibt es keine „echten“ Belege, lediglich das (hoffentlich erstelle) Anlagenverzeichnis, welches die Abschreibungssummen der einzelnen Investitionsgüter ausweist.

Monats- oder Quartalsabschluss

Wer kein Kleinunternehmer ist muss zusätzlich zum Jahresabschluss monatlich oder quartalsweise eine Zwischensumme ermitteln, um die Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt schicken zu können. Ich persönliche empfehle sowieso jedem sich mit den Buchhaltungsunterlagen monatlich auseinander zu setzen, sonst verliert man leicht den Überblick, wenn sich zu viel unsortiert ansammelt.

So ein Monatsabschluss ist gar nicht kompliziert: einfach die Belege chronologisch sortieren und dann diese den Kontoauszügen bzw. Kassennotizen zuordnen. So sieht man gleich, ob eine Buchung oder ein Beleg fehlt und kann das zeitnah korrigieren. Außerdem weiß man immer, wo man finanziell gerade steht – sehr wichtig gerade am Anfang der Selbständigkeit.

Steuern

Wer Geld verdient, muss Steuern zahlen. Bei Solo-Selbstständigen sind dies normalerweise die Einkommensteuer, die Gewerbesteuer und die Umsatzsteuer.

Einkommensteuer

Einkommensteuer zahlt man auf sein zu versteuerndes Einkommen, eigentlich logisch, oder? Für den Unternehmer sind vor allem die Einkünfte aus Gewerbebetrieb und/oder selbständiger Tätigkeit wichtig, d.h. der Gewinn, den er mit seinem Unternehmen erzielt. Das zu versteuernde Einkommen errechnet sich aus den Einkünften, d.h. dem Gewinn, abzüglich möglicher Sonderausgaben und außergewöhnlicher Belastungen. Diese sind für jeden anders, daher kann die zu zahlende Steuer bei gleichem Gewinn für jeden unterschiedlich ausfallen.

Während bei Angestellten monatlich ganz automatisch die Lohnsteuer-Vorauszahlung abgezogen wird, müssen Unternehmer quartalsweise selbständig Vorauszahlungen an das Finanzamt leisten. Die Höhe der Vorauszahlungen wird auf Basis einer Schätzung (bei Existenzgründern) oder anhand der Steuererklärung des Vorjahres vom Finanzamt ermittelt.

Und hier liegt auch die große Gefahr für Existenzgründer: da die meisten im ersten Jahr keine Gewinne erzielen, werden auch keine Vorauszahlungen festgelegt. Dann verlängert man die Abgabefrist noch ein wenig und schon hat man 2 Jahre keine Steuern gezahlt. Toll, oder?

Nicht wirklich, denn wenn man die entsprechenden Beträge nicht beiseitegelegt hat, dann kommen nach einiger Zeit die Nachforderung für die vergangenen beiden Geschäftsjahre und die Forderung für die Vorauszahlungen des aktuellen Geschäftsjahres zum selben Zeitpunkt auf einen zu. Das kann die Liquidität des Unternehmers sehr schnell in die Knie zwingen. Also immer lieber ein wenig Geld für die Einkommensteuer auf die hohe Kante legen, sonst ist man ganz schnell in einer sehr ungemütlichen Lage, selbst wenn das Geschäft gut läuft.

Gewerbesteuer

Solo-Selbstständige die ein Gewerbe betreiben müssen Gewerbesteuer zahlen, sofern sie nicht mit ihrem Gewinn unter 24.500 EUR bleiben.

Die Berechnung der Gewerbesteuer ist ein wenig kompliziert. Den Gewinn aus Gewerbebetrieb muss man noch um Hinzufügungen und Kürzungen korrigieren, daraus ergibt sich der Gewerbeertrag des aktuellen Jahres. Danach verrechnet man eventuelle Verluste aus den Vorjahren und rundet auf volle 100 EUR ab. Abzüglich der Freibeträge ergibt sich dann der gekürzte Gewerbeertrag. Diesen multipliziert man mit der Steuermesszahl i.H.v. 3,5% und dem Gewerbesteuer-Hebesatz der Gemeinde, in der man tätig ist. Als Ergebnis erhält man die festzusetzende Gewerbesteuer.

Das mit den Hinzurechnungen und Kürzungen ist gut auf Wikipedia erklärt, im Zweifel sollte man aber lieber einen Steuerberater fragen.

Ganz grob ermittelt man die Gewerbesteuer jedoch wie folgt:

(Gewinn aus Gewerbebetrieb – 24.500 EUR) x 3,5% x Gewerbesteuer-Hebesatz = Gewerbesteuer-Betrag

Umsatzsteuer

Umsatzsteuer, Vorsteuer, Mehrwertsteuer – Begriffe die jeder Unternehmer kennen sollte! Aber wie unterscheiden sie sich?

  • Umsatzsteuer = Steuer auf den Umsatz des Unternehmens
  • Vorsteuer = Steuer auf Vorleistungen durch Lieferanten
  • Mehrwertsteuer = Steuer auf den durch das Unternehmen geschaffenen Mehrwert

Grundsätzlich gilt: auf jeder Stufe der Steuererhebung wird nur der vom jeweiligen Unternehmen erzeugte Mehrwert besteuert und diese Mehrwertsteuer muss der Unternehmer an das Finanzamt abführen.

Umsatzsteuer / Mehrwertsteuer

Die Umsatzsteuer ist die Steuer auf den Umsatz bzw. Erlös, den das Unternehmen erzielt. Seit der Harmonisierung des Steuersystems 1967 wird der Begriff Umsatzsteuer gleichbedeutend mit Mehrwertsteuer verwendet.

Der Unternehmer muss die vereinnahmten Umsatzsteuerbeträge in regelmäßigen Abständen an das Finanzamt abführen.

Vorsteuer

Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die in der Rechnung des Lieferanten ausgewiesen wird.

Dieser Betrag wird zwar vom Unternehmen an den Lieferanten gezahlt, jedoch vom Finanzamt in regelmäßigen Abständen an den Unternehmer erstattet.

Zahlung an das Finanzamt

Verrechnet man die eingenommene Umsatzsteuer mit der gezahlten Vorsteuer, so erhält man den an das Finanzamt abzuführenden Betrag bzw. die auf die Leistung des Unternehmens berechnete Mehrwertsteuer. Ist die Differenz negativ, so erhält man den Betrag vom Finanzamt zurück.

Getragen wird die gesamte Umsatzsteuer letztlich vom Endverbraucher, da dieser (im Gegensatz zu den Unternehmen) nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist, d.h. dass er die an Lieferanten gezahlte Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer nicht vom Finanzamt erstattet erhält.

Umsatzsteuervoranmeldung & Umsatzsteuerjahreserklärung

Je nach Umsatz muss der Solo-Selbstständige (sofern er nicht als Kleinunternehmer tätig ist) monatlich oder quartalsweise eine Umsatzsteuer Voranmeldung beim Finanzamt einreichen. Darin enthalten ist die im vergangenen Betrachtungszeitraum eingenommene Umsatzsteuer und die gezahlte Vorsteuer. Der Differenzbetrag muss dann an das Finanzamt überwiesen werden, oder wird von diesem erstattet, sofern sich eine negative Summe ergibt.

Nach Abschluss des Geschäftsjahres muss der Unternehmer dann noch eine Umsatzsteuerjahreserklärung an das Finanzamt übersenden, die alle im Geschäftsjahr getätigten Umsatzsteuereinnahmen und Vorsteuerzahlungen enthält. Meist ergibt sich eine kleine Differenz im Vergleich zu den Voranmeldungen (Rundungen, Korrekturbuchungen o.ä.), diese muss ans Finanzamt überwiesen werden bzw. wird von diesem zurück erstattet.

Fazit

Vielen Solo-Selbstständigen erscheint die Buchhaltung lediglich als unbequeme Pflichtaufgabe und gerade in Deutschland ist es nicht so leicht, sich im Dschungel der vielen Vorschriften und Gesetze rund um die Aufzeichnungspflicht der Geschäftsvorfälle zurecht zu finden.

ABER: eine ordentliche Buchhaltung ermöglicht dem Unternehmer auch einen detaillierten Blick auf den Erfolg seines Geschäfts. Nur wer seine Zahlen regelmäßig pflegt und kontrolliert, weiß wirklich, wie es um sein Unternehmen bestellt ist. Neben den offenen Forderungen und Verbindlichkeiten kann man z.B. aus der Buchhaltung entnehmen, ob man noch liquide ist, welche Umsätze mit welchen Kunden getätigt wurden und welche Geschäftsbereiche besonders ertragreich sind. Wichtig, wenn man langfristig erfolgreich sein möchte!

Foto: Tomasz Mikołajczyk / pixabay.com

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