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Ordnungsgemäßes Kassenbuch – FAQ

Ordnungsgemäßes Kassenbuch - FAQ

Bargeld ist ja eigentlich total retro, oder? Trotzdem kommt es im Geschäftsleben an ganz vielen Stellen zum Einsatz. Egal ob Kneipe, Eis-Laden oder die kleine Portokasse, so ganz kommt man leider (noch) nicht um dieses Zahlungsmittel herum.

Und natürlich möchten die deutschen Finanzbehörden ganz genau wissen, was wir mit dem Geld gemacht haben, woher es kam und ob denn auch genauso viel da ist, wie es sein sollte. Nicht, dass wir da heimlich Geld einnehmen und es nicht versteuern!

Also muss ein Kassenbuch her. Je nach Unternehmen kann das Kassenbuch aber in unterschiedlicher Form geführt werden. Hier unterscheidet sich dann das „ordnungsgemäße Kassenbuch“ von der einfachen Dokumentation der Bar-Geschäftsvorfälle.

Weil es dazu ganz ganz viele Sonderfälle und Fragen gibt, habe ich diese hier zusammengefasst und nach bestem Wissen und Gewissen beantwortet 🙂

Wer muss ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen?

Steuerpflichtige, die Ihren Gewinn durch Bilanzierung ermitteln, sind gesetzlich verpflichtet ein (ordnungsgemäßes) Kassenbuch zu führen. Bei einer Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG besteht hingegen grundsätzlich keine Pflicht zur Kassenbuchführung (BFH-Beschluss vom 16.2.2006, X B 57/05, BFH/NV 2006 S. 940).

Dies bedeutet allerdings nicht, dass EÜR-Buchführer gar keine Aufzeichnungen über ihre Bargeschäfte machen müssen, auch sie sind zur Führung von Kassenaufzeichnungen verpflichtet. Hier ist die Form ist nicht so streng geregelt wie bei den bilanzierenden Unternehmen. Es genügt eine chronologische Belegsammlung, die die einzelnen Transaktionen dokumentiert, sowie eine Liste dieser Aufzeichnungen.

Wie man ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führt, könnt ihr hier lesen: Das ordnungsgemäße Kassenbuch – so geht’s!

Hier eine kleine Checkliste zur Kassenbuch-Pflicht und den formalen Anforderungen an die Aufzeichnungen:

Checkliste zur Kassenbuch-Pflicht

Checkliste zur Kassenbuch-Pflicht

Kurzfassung:

Bei Bilanzierungspflicht: Eine echte Geschäftskasse hat einen Anfangs- und einen Endbestand. Dieser muss sich jederzeit nachprüfen lassen und mit den gebuchten Bewegungen in der Kasse übereinstimmen. Dafür nutze ich das Kassenbuch. Es hat einen Anfangssaldo, dann folgen alle Kassenbewegungen in korrekter Reihenfolge und am Ende ergibt sich ein Endsaldo, der sowohl real als auch rechnerisch stimmig ist.

Bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Falls ich nur Kassenaufzeichnungen erstellen muss, genügt eine einfache Liste aller Einnahmen und Ausgaben ohne Anfangs- und Endsaldo. Bareinnahmen und Barausgaben müssen aber natürlich trotzdem korrekt und nachvollziehbar ermittelt werden.

Mehrwertsteuer: Und wenn ich am Umsatzsteuerverfahren teilnehme, dann muss ich auch den Steuersatz und den Steuerbetrag aufschreiben, der reine Brutto-Betrag reicht nicht.

Formale Regeln fürs ordnungsgemäße Kassenbuch

Grundsätzlich geht es darum ein ordnungsgemäßes Kassenbuch so zu führen, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle machen und zu jeder Zeit einen Abgleich des Soll-Bestands laut Kassenbuch mit dem Ist-Bestand der Kasse vornehmen könnte. Daher sind diese Kassenaufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen (§ 146 Abs. 1 Abgabenordnung – AO).

Wie nummeriere ich die Aufzeichnungen, wenn es keinen Beleg gibt?

Geordnete Aufzeichnung meint u.a. dass jeder Beleg eine Nummer erhält, die im Kassenbuch und auch auf dem Beleg vermerkt wird. So kann z.B. ein Prüfer schnell nachvollziehen, was hinter der Eintragung im Kassenbuch steckt.

Frage: Ich führe in einem gemeinnützigen Verein das Kassenbuch. Beim „durchnummerieren“ ist die Frage aufgekommen: Wenn Mitglieder Beiträge einzahlen oder eine Lastschrift vorliegt (ich also keine Rechnung oder Beleg in diesem Sinne habe), muss dieser Geldeingang auch nummeriert werden? Vergebe ich bei regelmäßigen Abzügen – wie Miete – auch eine Nummer? Und was ist hier der Beleg? Wenn jemand eine Rechnung begleicht und ein Geldeingang da ist, kann ich die Rechnung als Nachweis beilegen, aber was ist mit den Zahlungen ohne direkten Beleg?

Antwort: Als Verein sind sie meist gar nicht verpflichtet ein „ordnungsgemäßes“ Kassenbuch zu führen, d.h. die Regeln für Ihr Kassenbuch sind weit weniger streng. Es genügt eine chronologische Belegsammlung, die die einzelnen Transaktionen dokumentiert, sowie eine Liste dieser Aufzeichnungen.

Hinter allen von Ihnen genannten Vorgängen ohne „direkten Beleg“ stecken Verträge. D.h. dazu gibt es einen „Sammelbeleg“ und nicht immer einzelne Quittungen und Belege. Solange ein Prüfer diese Verträge schnell und unproblematisch finden und nachvollziehen kann, ist alles in Ordnung.

Ich würde mir bei der Nummerierung nicht allzu viel Sorgen machen, denn wie gesagt, Vereine müssen meist nur ein „normales“ Kassenbuch führen und kein „ordnungsgemäßes“.

Wie detailliert muss das Kassenbuch sein?

Frage: Mein Unternehmen ist ein Einzelunternehmen. Ich muss eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen. Ich produziere u.a. Speiseeis für die Gastronomie und am Wochenende verkaufe ich es direkt dem privaten Kunden auf die Hand.

Nun war eine Dame des Finanzamtes da und prüfte ob mein Inventar auch vollständig da sei. Wegen den ganzen maschinellen Anschaffungen war die Vorsteuer die ich zurückerhalten habe über die ersten Monate immer im 4-stelligen Bereich.

Nun sagte die Dame, dass ich einen Kassenbericht schreiben muss, aus dem hervorgeht, was aus der Kasse ein- und ausgegangen ist. Um dem Ganzen die Krone aufzusetzen, meinte die Dame, dass ich für jeden Kunden einen einzelnen Eintrag machen muss, auch wenn er nur eine Kugel kauft.

Ich stelle mir das in der Saison wo die Laufkundschaft kommt recht schwierig vor, für jeden einzelnen Kunden so einen Eintrag aufzuschreiben. Außerdem dachte ich, dass ich keine Kassenberichte mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung machen muss.

Mein Steuerberater sagte zu mir, dass das völliger Unsinn sei, aber wenn das Finanzamt das verlange könne man wohl wenig machen. Gibt es Wege, dass zu vermeiden oder bin ich dem Finanzamt da ausgeliefert?

Antwort: Also wenn ich das richtig sehe, kann das Finanzamt von jemandem, der Einnahmen-Überschuss-Rechnung macht, kein ordnungsgemäßes Kassenbuch verlangen:

Ein Kassenbericht ist jedoch etwas anderes. Er dient lediglich dazu sie Tageseinnahmen ordentlich zu ermitteln (s.u.).

Außerdem gibt es für Betriebe wie so einen Eis-Laden eine Erleichterung: wenn eine Vielzahl von Geschäften mit oft nur geringen Beträgen gegen Barzahlung an unbekannte Personen ausgeführt werden, dann ist es unzumutbar jede Bareinnahme einzeln zu erfassen. Aus diesem Grund dürfen Tageseinnahmen auch summarisch ermittelt werden (BMF, Schreiben v. 5.4.2004, I VD 2 – S 0315 – 9/04). Ich würde auf jeden Fall noch einmal das Gespräch mit dem Finanzamt suchen, das kann ja nicht funktionieren, jede einzelne Eis-Kugel zu notieren!

Ich bin aber weder Rechtsanwalt noch Steuerberater, aber vielleicht helfen die Links und zusätzlich der BFH-Beschluss vom 16.2.2006, X B 57/05, BFH/NV 2006 S. 940 beim Gespräch mit dem Steuerberater und dem Finanzamt?

WICHTIG: Was jedoch bei einem Geschäft, welches auf Barverkäufen basiert, wichtig ist: die Aufzeichnungen zu den Tageseinnahmen sollten auf jeden Fall ordentlich und nachvollziehbar sein. Sonst besteht die Gefahr, dass die Umsätze bei einer Betriebsprüfung vom Finanzamt geschätzt werden. Natürlich meist nicht zu Gunsten des Unternehmens …

Kann ich Sammelbelege nutzen?

Frage: Ich bin selbständige Yogalehrerin und gehe ab 2014 zurück in die Kleinunternehmerschaft, d.h. ohne Umsatzsteuerabführung an das Finanzamt. Wenn ich jetzt mein Einnahmen-Ausgaben-Buch selbst führe, wie muss ich die Honorareinnahmen angeben, jeden Teilnehmer einzeln oder kann ich die Teilnehmer in Kurse zusammenführen?

Es handelt sich um ca. 6Kurse mit 10-14 Teilnehmern, das 3x im Jahr, wie kann ich das zusammenfassen? Oder geht das gar nicht?

Antwort: Es gibt (wie immer) mehrere Möglichkeiten! Das Wichtigste bei der ganzen Sache ist, dass ein unbeteiligter Dritter einfach nachvollziehen kann, wie sich so eine Buchung zusammensetzt.

Das heißt: Du kannst entweder jeden Beitrag einzeln aufführen oder einfach den Gesamtbetrag eintragen und die Liste der Kursteilnehmer beifügen. Da zahlt ja jeder den gleichen Betrag, oder?

Oder du hast irgendwo ordentlich abgeheftet deine Listen mit den Kursteilnehmern und schreibst ins Kassenbuch z.B. „Honorar Kurs 25.11.14“ und die Gesamteinnahme für diesen Kurs.

So oder so kann der Prüfer (= der unbeteiligte Dritte) dann sofort kontrollieren, ob du deine Einnahmen korrekt erfasst hast & alles ist gut!

Barverkäufe erfassen

Frage: Ich habe ein Nebengewerbe (Beratung und Analyse). Bisher habe ich meine Dienstleistungen nur auf Rechnung erbracht. Ich möchte einen kostenlosen einführenden Vortrag über meine Tätigkeit halten und anschließend den Gästen für kleinen Betrag Kurzanalysen anbieten. Es wird bar bezahlt ohne Rechnung. Wie ist dies ordnungsgemäß aufzuzeichnen?

Antwort: unter der Voraussetzung, dass keine Bilanzpflicht besteht, reicht eine korrekte Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben völlig aus. Du kannst natürlich jedem eine Quittung ausstellen, dann können deine Kunden das auch von der Steuer absetzen. Ansonsten erfasst Du die Einnahmen einfach in deinem Kassenbuch bzw. Kassenberichtsheft und gut.

Wichtig: Nicht einfach 378 EUR aufschreiben, sondern X Kurzanalysen à Y EUR, damit ein Prüfer nachvollziehen kann, woher das Geld kommt.

Wie oft muss ich etwas in Kassenbuch eintragen?

Tägliche Erfassung von Kassenbewegungen bei Bilanzierungspflicht

Frage: Ich bin bilanzierungspflichtig und muss daher ein Kassenbuch führen. Als Einnahmen habe ich nur Privateinlagen und als Ausgaben kleinere Einkäufe (Büromaterial, Kaffee, Blumen fürs Büro, Briefmarken, Bewirtungskosten und Geschenke).

Reicht es wenn ich 1x im Monat das Kassenbuch abschließe und ein Kassenzählprotokoll schreibe? Muss separat auch jeden Monat ein Kassenbericht geschrieben werde?

Antwort: Vorneweg: wenn man verpflichtet ist ein Kassenbuch zu führen, dann muss dieses zeitnah, d.h. maximal am Folgetag, gebucht werden, damit ein Prüfer zu jedem Zeitpunkt eine Kontrolle durchführen kann.

Und was genau verstehen Sie unter einem Kassenbericht? Wenn Sie einen Tageskassenbericht meinen, dann trifft das auf Sie wohl eher nicht zu. Ein Tageskassenbericht kann eine einzelne Auflistung der Buchungen ersetzen, wenn diese unzumutbar ist (z.B. im Bierzelt auf dem Oktoberfest). Bei Ihren wenigen Posten reicht ganz bestimmt ein Kassenbuch völlig aus.

Oder meinen Sie mit Kassenbericht eine chronologische Aufzeichnung der einzelnen Kassenbewegungen? Das ist das weniger strenge Format für Unternehmer, die nicht verpflichtet sind ein „ordnungsgemäßes“ Kassenbuch zu führen. Es ist also leider nicht das richtige Format, wenn man bilanzierungspflichtig ist.

Für das Kassenzählprotokoll gibt es ebenfalls keine wirklich festgeschriebene Regelmäßigkeit. Wichtig ist nur, dass wenn ein Prüfer kommt, die Kasse auch stimmt. Teilweise reicht sogar ein jährliches Kassenzählprotokoll aus, es kommt ganz darauf an, wie viel Bargeld sie tatsächlich so hin und her bewegen. Hier geht es ja nur darum zu schauen, ob der Geldbestand mit den Kassenbewegungen überein stimmt und wenn sich nicht viel bewegt, dann muss man auch nicht dauernd ein Protokoll schreiben.

Was trage ich ein, wenn es keine Kassenbewegung gab?

Frage: Wie soll ich das machen wenn ich nicht täglich Einnahmen und Ausgaben habe? Also z.B. Montag Ausgaben von 5,99 € und dann Donnerstag wieder 8,22 € und Samstag eine Einnahme von 50 €. Wie führe ich da dann mein Kassenbuch?

Ich habe nicht täglich ein Einnahmen und Ausgaben, muss ich trotzdem täglich einen Kassenbericht oder ins Kassenbuch schreiben? Wenn ich 3 Tage keine Einnahmen und Ausgaben habe, schreibe ich drei Tage nur Datum Anfang und Endbestand auf?

Antwort: Du trägst natürlich die Kassenbewegungen dann ein, wenn Du welche hast. Ich verstehe die Vorschriften so, dass Du nur dann etwas eintragen musst, wenn auch wirklich etwas passiert ist. Vollständig, lückenlos und zeitnah – das erfüllst du auch, wenn nur dann etwas einträgst, wenn du auch wirklich etwas bar gekauft hast.

Wann trägt man etwas ins Kassenbuch ein?

Ein Beleg wurde „vergessen“ …

Frage: Wenn z.B. das Kassenbuch für Februar schon abgeschlossen ist und es ist doch noch eine Quittung vom Februar da, was soll man damit machen? An dem Tag eintragen wo man Sie findet?

Antwort: Das kommt darauf an, ob man zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet ist oder nicht! Ein „echtes“ Kassenbuch muss zeitnah, d.h. täglich bzw. maximal am Folgetag korrekt gebucht werden!

Wichtig ist dabei nicht das Belegdatum, sondern der Tag, an dem das Geld aus der Kasse ausgezahlt wurde. Hat jemand z.B. einen Vorschuss erhalten, dann bucht man diesen an dem Tag der Auszahlung. Alle Belege und die Rückbuchung des Vorschusse erfolgen dann an dem Tag, wenn derjenige damit zur Abrechnung bei der Kasse erscheint. Buchungstag ist also immer der Tag der Geldbewegung!

Fall 1: keine Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs

Wenn der Beleg „zu spät“ kommt: einfach auf dem Beleg den Buchungstag notieren & ihn dann an diesem Tag buchen.

Fall 2: es besteht die Verpflichtung zur Führung eines Kassenbuchs

Wenn man zur Führung eines „ordnungsgemäßen Kassenbuchs“ verpflichtet ist, dann muss das Saldo in der Kasse immer stimmen. Hat man also das Geld für den Beleg schon früher entnommen, hätte man ja merken müssen, dass er fehlt. Dann hätte man schon damals nach dem Beleg suchen und ihn natürlich auch an dem Tag des Geldausgangs buchen müssen.

Hat aber z.B. ein Mitarbeiter privat etwas vorgestreckt und kommt erst später mit dem Beleg, dann erfolgt der Geldausgang ja auch erst später und man kann ihn auch erst dann buchen.

Einen Vorschuss buchen

Frage: Wie soll man das im Kassenbuch machen, wenn jemand Bargeld für z. B. tanken holt und es aber am selben Tag nicht wieder bringt? Was muss man wann ins Kassenbuch eintragen?

Antwort: Hierbei handelt es sich ganz offensichtlich um einen Fall von „Vorschussauszahlung“. D.h. jemand erhält eine Summe Bargeld, um damit etwas zu kaufen. Danach gibt er sowohl Beleg als auch Restgeld wieder bei der Kasse ab.

Man notiert dann an dem Tag, an dem das Geld die Kasse verlassen hat, einen „Vorschuss“ für den Mitarbeiter und die Gegenbuchung erfolgt dann an dem Tag, an dem er mit Quittung und Restgeld wiederkommt. Wichtig: den Vorschuss dann auch komplett ausbuchen und nicht nur das Restgeld!

Beispiel:

Tag 1: der Mitarbeiter erhält 50 EUR Vorschuss um zu tanken

Tag 2: nichts passiert

Tag 3: der Mitarbeiter kommt zurück mit dem Tankbeleg für 47,30 EUR und 2,70 EUR Restgeld

Das sieht dann im Kassenbuch so aus:

Kassenbuch - Beispiel Vorschuss buchen

Kassenbuch – Beispiel Vorschuss buchen

Mehrere Kassen

Manchmal kommt es vor, dass in einem Unternehmen nicht nur eine Barkasse existiert. Das kann z.B. bei Filialen der Fall sein oder auch im Rahmen von Veranstaltungen oder ähnlichem.

Das Buchführungsprogramm kann nur eine Kasse buchen, was nun?

Frage: Ich führe ein Kassenbuch für die Hauptkasse. Zudem führe ich zu Veranstaltungen zwei Unterkassen (Eintritt und Getränke). Für diese Unterkassen habe ich einen Kassenbericht geschrieben. Diese enthalten natürlich Einnahmen, aber auch Ausgaben (sprich Barentnahmen z.B. zur Zahlung der Band-Gage). Da mein Buchführungsprogramm nur ein Kassenbuch enthält, frage ich mich nun, wie ich die Kassen abschließe und die Einnahmen und Ausgaben der Unterkassen in die Hauptkasse übertrage.

Antwort: Ich würde die jeweilige Summe der Kassenberichte einfach in die Kasse buchen. Als Beleg für die Buchung dient dann der Kassenbericht. Die Details aus den Berichten sind dann natürlich nicht im Programm erfasst, aber eine andere Möglichkeit fällt mir nicht ein. Auf den Belegen zur Kasse finden sich natürlich die Details.

Mehrere Kassen bei Automatenverkäufen

Frage: Wir möchten mehrere Getränkeautomaten aufstellen und betreiben. Wie muss ich da mit dem Kassenbuch verfahren?

Variante A: Zählt jeder Automat für sich als einzelne Kasse und muss ich für jeden einzelnen Automaten ein Kassenbuch führen?

Variante B: Oder zähle ich alle Münzen, die aus einem Automat entnommen werden mittels Zählprotokoll und schreibe diese Einnahmen dann untereinander in das (Haupt-)Kassenbuch von der Barkasse (z.B. Geldkassette)? Natürlich abzüglich des Wechselgeldes, das im Automaten verbleibt. Muss ich dann noch extra einen Eigenbeleg für die Einzahlung anfertigen oder reichen die Zählprotokolle der Automaten?

Zusatzfrage: Wie genau muss ich die Einnahmen aus einem Automaten aufschreiben? Reicht es, den gesamten Münzbestand im Automaten zu zählen und zu erfassen oder muss ich die verkauften Waren einzeln aufschreiben (also z.B. 5x Mars für je 0,50 Euro; 3x Haribo für je 1,00 Euro usw.)?

Natürlich werde ich mir die verkauften Artikel für mich notieren (ich will ja wissen was gut läuft und was ich nachkaufen muss), aber hat das etwas im Kassenbuch (oder irgendwo anders) zu suchen? Alle Artikel werden USt.-frei verkauft (Kleinunternehmer).

Antwort: Ich würde die Variante B wählen. Also ein Kassenbuch mit einzelnen Einträgen für jeden Automaten. Und wenn ihr für jeden Automaten ein Zählprotokoll habt, dann braucht ihr auch keinen zusätzlichen Eigenbeleg denke ich. Wozu auch? Trotzdem würde ich zur Sicherheit noch mal einen Steuerberater fragen, ehe ihr dann später Probleme bekommt.

Grundsätzlich musst Du natürlich notieren, was genau Du verkauft hast. Bei einer Prüfung muss der Prüfer nachvollziehen können, was genau Du eingekauft und verkauft hast. Also dein Wareneingang und dein Warenausgang müssen genau nachvollziehbar sein – könnte ja auch sein, dass Du das eine oder andere Mars selbst gegessen hast oder etwas wegschmeißen musstest, weil es abgelaufen war oder so…

Ob das jetzt ins Kassenbuch muss? Eher nicht, aber nachvollziehbar muss es auf jeden Fall sein. Und warum nicht einen Verweis auf den Warenzettel ins Kassenbuch einfügen? Nach dem Motto: Umsatz = xxx EUR, Ware s. Warenzettel Nr. 17 vom 31.01.2016.

Dann sollte es passen. Und auch für Dich ist das gut, denn so kannst Du nachvollziehen, welchen Umsatz Du mit welchen Waren an welchem Tag gemacht hast!

Kassensysteme & Kassensoftware

Registrierkasse: Pflicht oder nicht?

Frage: Ich arbeite in einem Restaurant, welches nur Bargeldgeschälte betreibt und ohne eine Registrierkasse arbeitet. Sie führen lediglich ein Kassenbuch und zählen am Tagesende wie viel sie eingenommen haben indem sie Soll-Bestand minus Ist-Bestand rechnen. Es wird sonst weiter nichts notiert und nichts festgehalten wie z.B. Mitarbeiterverzehr oder Verluste z.B. durch Stornierungen.

Ich frage mich ob das so erlaubt ist und ob es da eine Sonderregelung zwischen dem Finanzamt und dem Unternehmen gibt.

Denn wenn man eine Registrierkasse hat muss man doch so unheimlich viel beachten oder nicht? Wie sieht die ordnungsgemäße Buchführung aus und alles was dazu gehört, wenn man kein Kassensystem hat? Ich finde viele Informationen über die ordnungsgemäße Buchführung mit einem Kassensystem aber leider keine Informationen, wenn man kein Kassensystem hat.

Ihre Seite erzählt ja auch lediglich die Buchführung eines Kassenbuches oder ist das alles was man machen muss?

Antwort: Grundsätzlich gibt es keine Verpflichtung eine elektronische Registrierkasse zu verwenden. Tut man dies jedoch, dann muss diese ab dem 1. Januar 2017 den neuen Vorschriften für elektronische Kassensysteme genügen. Details dazu finden sich hier: Registrierkassenpflicht: Was Betriebe wissen müssen.

Hat man keine Registrierkasse sondern nur eine offene Ladenkasse, dann muss man seine Bargeldbewegungen manuell aufzeichnen. In diesem Fall muss ein Kassenbericht täglich geführt werden, der es ermöglicht, dass die Tageseinnahmen rechnerisch ermittelt werden und zwar wie folgt:

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Kassenendbestand (Ermittlung durch Zählung)

– Kassenendbestand des Vortages

– Bareinlagen

+ Ausgaben

+ Barentnahmen

= Tagesseinnahmen

Diese trägt man dann entweder in sein Kassenbuch ein (falls man bilanzierungspflichtig ist) oder erfasst sie ordentlich in einer Liste (Einnahmen-Überschuss-Rechnung).

Excel fürs Kassenbuch nutzen?

Frage: Ich wüsste gerne, ob ein mit Excel geführtes Kassenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, oder ob ich doch eine der vielen angebotenen Fertiglösungen (Programme) kaufen sollte.

Antwort: Die Antwort ist zwar doof, aber „es kommt darauf an“. Und zwar kommt es darauf an, ob man zum Führen eines Kassenbuch lt. Gesetzt verpflichtet ist oder nicht.

Wenn nicht, dann ist die Form egal.

Wenn doch, dann ist eine Excel-Liste im Computer nicht ausreichend, da „Änderungen nachvollziehbar“ sein müssen. D.h. eine Excel-Liste im Computer reicht nicht aus, da Änderungen hier jederzeit gemacht werden können, ohne dass man dies nachvollziehen kann.

Man kann natürlich in Excel einen Vordruck erstellen, diesen täglich ausfüllen, dann ausdrucken und mit Unterschrift und Datum versehen.

Ändert sich dann doch einmal nachträglich etwas, so sind diese Änderungen so vorzunehmen, dass man die ursprüngliche Variante noch erkennen kann. Also nicht unkenntlich machen, sondern sauber durchstreichen und die Änderung mittels neuer Eintragung machen. Am besten mit Datum und Unterschrift desjenigen, der die Berichtigung vorgenommen hat.

In jedem Fall würde ich bei Kassenbuchpflicht den Steuerberater meines Vertrauens fragen, nicht dass einem solche Ausdrucke nachträglich um die Ohren fliegen, wenn eine Betriebsprüfung kommt.

Frage: Kann ich den bei einer Excel-Tabelle alles im PC eintragen, dann ausdrucken und unterschreiben oder muss ich den Vordruck ausdrucken und dann handschriftlich eintragen?

Ich hatte irgendwo gelesen, dass es auffällig wäre, wenn nicht z.B. 1-mal im Monat etwas falsch eingetragen wurde und dann durchgestrichen und neu geschrieben ist. Da dachte ich wenn man das direkt auf Excel eingibt gibt es ja keine Fehler, auch wenn man es zum Schluss ausdruckt, und hatte Angst, dass man mir das bei einer Prüfung vorwerfen könnte.

Wenn man sich auf Excel vertippt korrigiert man das ja sofort und man sieht es nicht auf dem Ausdruck …

Antwort: Beides geht 🙂 Ein Kunde von mir macht das schon seit Jahren: mit Excel-Tabelle berechnen, ausdrucken & unterschreiben. Er hatte mehrere Betriebsprüfungen und keiner hat das beanstandet …

Wichtig: wenn man dann später merkt, dass man in Excel etwas vergessen hatte oder einen Fehler drin hatte: auf gar keinen Fall den alten Ausdruck wegwerfen! Durchstreichen und an den neuen Ausdruck heften und deutlich kennzeichnen, wann die Korrektur durch wen erfolgte. Mit Unterschrift und Datum!

Software FGS CashBook/Kassenbuch

Frage: Mich würde interessieren, ob z.B. die kostenlose und, meiner Meinung nach, sehr einfache Software „FGS CashBook/Kassenbuch“ vom Finanzamt zugelassen ist.

Ich hab derzeit eine Betriebsprüfung und der Prüferin passt eigentlich nichts. Sie sagt, dass mein Kassenbuch mit dem gleichen Stift und der gleichen Handschrift zu sauber geschrieben ist und somit nachvollzogen werden kann, dass das Buch manipuliert wurde (monatlich geschrieben etc.); und dass jede Software, die nicht fälschungssicher ist (Nummerierung und Datum können nicht geändert werden etc.), nicht zulässig sei.

Das höre ich das erste Mal! Zudem mache ich seit einem Jahr die Kasse mit dieser Software. Find das eben sehr praktisch.

Antwort: Ob das Programm vom Finanzamt zugelassen ist kann ich nur raten, frag doch einfach mal beim Hersteller nach. Es scheint aber so zu sein: http://www.fgs-ltd.com/de/kassenbuch/form/FGS_GDBu.pdf

Grundsätzlich ist die Frage, ob Du überhaupt zur Führung eines „ordnungsgemäßen Kassenbuchs“ verpflichtet bist. Ich zitiere mich jetzt mal selbst: “Steuerpflichtige, die Ihren Gewinn durch Bilanzierung ermitteln, sind gesetzlich verpflichtet Kassenbuch zu führen. Bei einer Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG besteht hingegen grundsätzlich keine Pflicht zur Kassenbuchführung.“

Das gleiche gilt auch für die Software. Nicht jeder hat da die gleichen Auflagen seitens des Finanzamts. Daher: erstmal prüfen, zu was genau man eigentlich verpflichtet ist!

Was gehört ins Kassenbuch?

Kassenbuch oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung?

Frage: Wir haben ein Einzelunternehmen und sind umsatzsteuerbefreit. Bis jetzt hat meine Mutter das Kassenbuch geführt und das Girokonto mit aufgeführt. Das ist ja falsch, so wie ich das verstehe, aber was passiert dann mit dem Girokonto? Wie erfasse ich das? Wie bekomme ich das aus dem Kassenbuch?

Wir schreiben ALLES in das Sigel Kassenabrechnungsbuch rein. Alle Einnahmen und alle Ausgaben. Langsam denke ich, das man unseres nicht als Kassenbuch, sondern eher als Einnahmen-Überschuss-Rechnung bezeichnen kann, oder? Dann wäre es ja richtig, wenn das Girokonto dort mit auftaucht. Wir sind ja ein Kleinunternehmen/Einzelunternehmen und umsatzsteuerbefreit i.S.d §19 Abs.1 UStG.

Antwort: Ich verstehe leider deine Frage nicht ganz: wieso wurde das Girokonto mit ins Kassenbuch eingetragen? Kassenbuch heißt doch eindeutig Kassenbuch.

Oder hat deine Mutter einfach eine große Liste mit allen Einnahmen und Ausgaben gemacht? Das ist dann kein Kassenbuch sondern eure Einnahmen-Überschuss-Rechnung, was bei einem Kleinunternehmer ja auch völlig in Ordnung ist.

Zur Vorsicht solltet ihr aber vielleicht nochmal einen Steuerberater fragen, nicht, dass bei einer Betriebsprüfung dann alles schief läuft!

Briefmarken und EC-Beleg in die Kasse buchen?

Frage: Ich habe vor 3 Wochen in einer Fa. (KG) angefangen, die gerade im Aufbau ist und mir wurde die Kassenbuchführung übertragen. Wir haben eigentlich nur Barauszahlungen von IT-Experten aufgrund einer Rechnung und eben wenn wir Büromaterial bar einkaufen.

Nun zu meinen Fragen:

  • Den Anfangsbestand an Briefmarken habe ich als Barbetrag auf den tatsächlichen Barbetrag aufaddiert. Ist das korrekt?
  • Heute gab mir der Geschäftsführer einen EC-Karten Beleg (Quittung, die mit der EC-Karte bezahlt wurde). Wie soll ich diesen Betrag denn vermerken? Gehört diese Zahlung überhaupt ins Kassenbuch? – Ich meine Nein, mein Geschäftsführer meint ja.

Antwort: Dann schauen wir mal:

  1. Briefmarken sind kein Bargeld, gehören also nicht in die Kasse. Als sie gekauft wurden gab es ja schließlich eine Ausgabe mit Beleg – dieser gehört in die Kasse.
  2. Bei dem EC-Beleg stellt sich die Frage, von welchem Konto der EC-Karten-Betrag abgebucht wird. Wird vom Geschäftskonto abgebucht, gehört der Beleg zu den Bankunterlagen und nicht in die Kasse. Ist es ein privater EC-Beleg und soll bar erstattet werden, dann gehört der Beleg in die Kasse, denn es wird ja Bargeld genutzt, um die Auslagen des Geschäftsführers zu erstatten.

Formate fürs Kassenbuch

Im Handel gibt es viele vorgefertigte Bücher, in die man seine Kassenbewegungen eintragen kann: Kassenbuch, Kassenbestandsrechnung, Kassenabrechnung, Kassenberichtsheft uvm. Welches Format ist wann das richtige? Hier eine kurze Übersicht inkl. Link zu Amazon, wenn man sich das gerne mal im Detail anschauen möchte.

Kassenbuch: erfasst detailliert alle bar getätigten Einnahmen und Ausgaben pro Tag. Nach jeder Eintragung wird der aktuelle Saldo ausgewiesen. Enthalten sind neben dem Brutto-Betrag auch der Steuersatz, die Belegnummer, das Belegdatum und eine kurze Beschreibung des Beleginhalts. Auch das Gegenkonto der Buchhaltung wird hier angegeben (Reisekosten, Büromaterial etc.). Dies ist das korrekte Format für ein ordnungsgemäßes Kassenbuch.

Kassenbuch

Beispiel Kassenbuch

Kassenabrechnung: erfasst detailliert alle bar getätigten Einnahmen und Ausgaben pro Tag. Enthalten sind neben dem Brutto-Betrag auch der Steuersatz, der Netto-Betrag, die Belegnummer, das Belegdatum und eine kurze Beschreibung des Beleginhalts. Was fehlt im Gegensatz zum Kassenbuch sind der Saldo nach jeder Buchung und das buchhalterische Gegenkonto.

Kassenberichtsheft: Der Kassenbericht (auch Tageskassenbericht) dient der Ermittlung der Tageseinnahmen einer Barkasse. Hier werden zum Endsaldo der Kasse einfach alle Ausgaben hinzugerechnet und dann der Endsaldo des Vortages abgezogen, um so den Kasseneingang zu ermitteln. Die Tageseinnahmen ergeben sich daraus nach Abzug möglicher sonstiger Einnahmen.

Tageskassenbericht

Beispiel Kassenbericht

Kassenbestandsrechnung: Dieses Format dient der Ermittlung des Endsaldos eines Tages. Anfangssaldo, Ausgaben und Einnahmen werden aufgelistet und am Ende ergibt sich der Endsaldo des aktuellen Tages. Lediglich Belegnummer, Beschreibung und Bruttobetrag werden erfasst. Meiner Meinung nach nur geeignet für Kleinunternehmer, die nicht am Umsatzsteuerverfahren teilnehmen, oder als Vorlage für eine nachfolgende vollständige Verbuchung der Kassenbewegungen.

Frage: Ich weiß nicht, wie ich bei meiner UG die Barkasse führen muss. Ich möchte diese gerne handschriftlich führen, da ich gelesen habe, dass Software oder Excel nicht vom Finanzamt akzeptiert wird und es wurde mir auch vom Steuerberater empfohlen.

Im Büroladen habe ich nun folgendes zur Auswahl: Kassenbuch, Kassenbestandsrechnung, Kassenabrechnung, Kassenberichtsheft. Wo liegt der Unterschied der einzelnen Bücher?

Mein Unternehmen bietet Dienstleistungen an, wo ich 2-3 Mal die Woche Barzahlungen von Kunden entgegen nehme. Die restlichen Zahlungen werden auf Rechnung bezahlt und auf das Firmenkonto überwiesen. Welches Buch muss ich nun für meine Barkasse nehmen?

Der Steuerberater sagt, dass ich ein Kassenberichtsheft führen muss und kein Kassenbuch. Für mich sieht das Kassenbuch aber viel sinniger aus, denn ich muss ja nur den Eingang und den Ausgang der Barkasse dokumentieren, oder? Für die einzelnen Barzahlungen stelle ich Quittungen aus.

Nun bin ich total verwirrt. Können Sie mir sagen, ob ich wirklich nicht das Kassenbuch nehmen soll und vielleicht auch warum?

Antwort: Ich habe eine Vermutung, warum der Steuerberater kein Kassenbuch sondern nur einen Kassenbericht empfiehlt: die Mitarbeiter im Unternehmen machen lediglich eine vorbereitende Buchhaltung, die echte Buchhaltung erfolgt beim Steuerberater. Daher reicht im Unternehmen für den täglichen Umgang mit der Barkasse ein Kassenbericht aus. Die steuerlich korrekten Buchungen nimmt dann der Steuerberater anhand der Kassenberichte vor, d.h. das echte Kassenbuch befindet sich im Programm des Steuerberaters 🙂

Kasse und Mehrwertsteuer

Ein ordnungsgemäßes Kassenbuch dokumentiert zu jedem Geschäftsvorfall folgende Informationen (die Reihenfolge ist dabei nicht vorgegeben):

  • Datum des Geschäftsvorfalls
  • fortlaufende Nummer (Belegnummer)
  • Buchungstext
  • Betrag und Währung der Einnahme oder Ausgabe
  • zugrunde liegenden Steuersatz
  • Umsatzsteuer– bzw. Vorsteuerbetrag
  • aktuellen Kassenbestand

Daher ist es wichtig, den jeweiligen Beleg mit dem korrekten Mehrwertsteuer-Satz zu buchen, denn sonst kann man den Umsatzsteuer– bzw. Vorsteuerbetrag ja auch nicht korrekt ermitteln.

Wer sich bei dem Thema Umsatzsteuer noch unsicher fühlt, sollte vielleicht hier weiter lesen: Umsatzsteuer – Basiswissen.

Welchen Steuersatz trage ich ein?

Frage: Ich verstehe alle Angaben bezüglich des Kassenbuchs, jedoch verstehe ich nicht, welche Steuersätze in das Kassenbuch gehören …

Antwort: Das kommt natürlich auf den jeweiligen Beleg an, den du ins Kassenbuch übernehmen möchtest. Da sollte der Mehrwertsteuersatz draufstehen.

In Deutschland gibt es z.Zt. 7% (z.B. Zeitschriften und Bücher) und 19% (z.B. Büromaterial). Es gibt aber auch Kosten, die überhaupt keine Mehrwertsteuer enthalten, z.B. Briefmarken.

Du musst also bei jeder Buchung im Kassenbuch prüfen, welcher Steuersatz einzutragen ist.

Welchen Steuersatz trage ich ein? (2)

Frage: Ich betreibe seit Oktober 2014 ein Bistro und muss den Tagesbericht machen. Ich komme aber damit nicht zu Recht wegen der unterschiedlichen Steuersätze bei Getränken außer Haus und im Haus. Wieviel Prozent muss ich jeweils eintragen?

Antwort: Es ist ein wenig verwirrend, aber eindeutig geregelt: So werden z.B. Getränke generell mit 19% besteuert. Ausnahmen: Mineralwasser und Milch.

In der Gastronomie unterliegen Essen zum Mitnehmen und die Übernachtung dem ermäßigten Steuersatz von 7%, während Speisen, die im Lokal verzehrt werden, mit dem allgemeinen Steuersatz von 19% besteuert werden (Link zum Nachlesen: http://www.steuerberaten.de/tag/umsatzsteuersatz/).

Sonderfälle

Kassenbuch starten

Frage: Ich habe ein kleines Nebengewerbe (seit August 2015) und mache gerade meine erste Monatsabrechnung. Ich habe am Anfang einige Ausgaben gehabt wie z.B. Gewerbescheinanmeldung, Bürobedarf, Material etc. Diese Ausgaben habe ich aus meinem privaten Portemonnaie bezahlt. Die Rechnungen kann ich ja absetzen.

Am Ende des Monats waren es aber jetzt mehr Ausgaben als Einnahmen. Muss ich dieses Minus mit einer Privateinzahlung im Kassenbuch ausgleichen? Ist ja am Anfang etwas schwierig. Oder kann man ruhig mit dem Minus Betrag in den nächsten Monat reingehen? Da ich jetzt die Anschaffungen gemacht habe, denke ich das ich mit plus in dem nächsten Monat rausgehen werde.

Antwort: Ich gehe jetzt davon aus, dass Nebengewerbe bedeutet, dass du nicht verpflichtet bist ein ordnungsgemäßes Kassenbuch zu führen, sondern lediglich deine Finanzen ordentlich aufzeichnen musst.

Ganz grundsätzlich kann eine Kasse niemals negativ sein – so wie ein Portemonnaie auch niemals weniger Geld als 0 EUR enthalten kann. Daher vermutest du völlig richtig, dass Du zunächst eine „Privateinlage“ in die Kasse tun musst, damit dies nicht passiert.

Alternativ kannst du auch einfach alle Einnahmen und Ausgaben (egal ob bar oder via Konto) in einer Liste aufführen und unten drunter eine Summe ziehen. Ein separates Kassenbuch ist nicht vorgeschrieben. Ich persönlich finde jedoch getrennte Aufzeichnungen übersichtlicher 🙂

Anders der Fall, wenn man verpflichtet ist ein ordnungsgemäßes Kassenbuch zu führen. Dann muss man auf jeden Fall als erste Buchung etwas einzahlen, denn man kann ja kein Geld aus der Kasse entnehmen, wenn keines drin ist.

Gutscheine in der Kasse erfassen oder nicht?

Frage: Einen Gutschein, der nicht in der Kasse war, wie trage ich das ins Kassenbuch ein? Den Gutschein haben wir geschenkt bekommen, wegen guten Umsatzes. Was mache ich damit? Der Gutschein lag schon länger in der Kasse (bekommen von einem Baumarkt, wegen guten Umsatzes).

Der Kollege hat ihn dann eingelöst, ohne dass er irgendwo registriert wurde und es kommt noch dazu, dass er zu dem Gutschein noch etwas drauf zahlen musste.

Antwort: Ich gehe davon aus, dass es sich um einen Rabattgutschein handelt, d.h. man nutz ihn als Rabatt, falls man in dem Baumarkt etwas kauft und zahlt dann entsprechend weniger (Euro oder Prozent).

Gebucht wird gemäß des Kassenbons. Dort stehen ja der echte Zahlbetrag und die darin enthaltene Vorsteuer drauf. Dies trägt man einfach ins Kassen buch ein.

Verein & Kassenbuch

Bevor man sich darüber Gedanken macht, wie in einem Verein die Kasse zu führen ist, sollte man klären, zu was genau man denn überhaupt verpflichtet ist! Wie erfolgt die Dokumentation der sonstigen Einnahmen und Ausgaben und des Vereinsvermögens?

Wenn im Verein bilanziert wird, dann ist auf jeden Fall auch ein ordnungsgemäßes Kassenbuch erforderlich. Das geschieht meist bei großen Vereinen, die nicht nur einen ideellen oder gemeinnützigen Bereich, sondern  auch einen wirtschaftlichen Vereinsbereich haben.

Oder handelt es sich um einen komplett privaten Verein, der überhaupt nicht wirtschaftlich in Erscheinung tritt? Dann gibt es keine Form-Vorschriften, wie die Aufzeichnungen der Finanzen zu führen sind.

Eines gilt aber auf jeden Fall: der Verein hat gegenüber seinen Mitgliedern eine Rechenschaftspflicht (§§ 27 Abs. 3, 664 bis 670 BGB), d.h. die geschäftlichen Vorgänge müssen aufgezeichnet werden.

Wer mehr dazu lesen möchte, der findet hier eine ausführliche Beschreibung der Buchführung in Vereinen.

Frage: Wie muss im Verein die Barkasse geführt werden? Wir sind ein Verein e.V. und unsere Bewirtschaftungsbeauftrage möchte die Bewirtungskasse nicht offen legen.

Ich will, dass Einnahmen und Ausgaben genau aufgeschrieben werden, die Belege bereit sind. Es handelt sich nicht um große Beträge (so 300 – 500 Euro), aber trotzdem verlange ich eine Kassenführung nach dem Buchhaltungsprinzip.

Die Bewirtschaftungsbeauftrage sagt, es sei immer so gewesen, dass die Barkasse nicht in Erscheinung getreten ist und sie auch immer damit für den Verein eingekauft hat. Putzmittel, Deko, Betriebsmittel usw.

Ich (neue Kassiererin) erwarte jedoch, dass alle Vorgänge genaue dokumentiert und belegt werden. Es gab schon unschöne Szenen. Ist das zu viel verlangt?

Antwort: Hm, ich bin ja kein Steuerberater oder Rechtsanwalt, aber heimliche Kassen kommen mir komisch vor … Das kann m.E. nicht sein, dass da jemand gemeinschaftliches Vereinsgeld ohne Dokumentation ausgibt, wie soll man denn da den Mitgliedern Rechenschaft über die Finanzen des Vereins geben?

Mehr Informationen

Und wer jetzt alles nochmal im Detail lesen möchte und eine Vorlage braucht – bitteschön, hier entlang: Das ordnungsgemäße Kassenbuch – so geht’s!

P.S.: Ich bin kein Steuerberater und das hier ist daher mein ganz privates Verständnis der Sachlage – nur als Hinweis …

Foto: Paul-Georg Meister / pixelio.de

2 Kommentare

  1. Bigiordi sagt

    Guten Tag,
    Wie korrigiere ich Fehleinträge?
    Erster Fall ich bemerke es sofort: die Zeile sauber durchstreichen (leserlich). Die Buchung in der Folgezeile neu erfassen?
    Zweiter Fall: ich merke es erst später dass zum Beispiel der Betrag fehlerhaft ist: den Betrag sauber durchstreichen daneben den richtigen Betrag vermerken mit Datum und Unterschrift?
    Ist das Vorgehen so richtig?

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