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Kostenstellenrechnung: WO sind Kosten angefallen?

Kostenstellenrechnung

Die zweite Stufe der Kostenrechnung ist die Kostenstellenrechnung. Hier werden die Gemeinkosten auf die STELLEN, von denen sie verursacht wurden, verteilt. Sie bietet Antwort auf die Frage „WO fallen Kosten an?“

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Da die Gemeinkosten aber eben nicht direkt den Produkten bzw. Dienstleistungen des Unternehmens zugeordnet werden können, müssen sie mittels geeigneter Methoden verrechnet werden. Die Schwierigkeit der Kostenstellenrechnung besteht in der Ermittlung der geeigneten Zuschlagsfaktoren und Verrechnungssätze.

Basiswissen Kostenrechnung

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Bevor wir jetzt beginnen uns tiefer in das Thema Kostenartenrechnung einzuarbeiten, ein kleiner Hinweis:

In der Kostenrechnung ist es elementar wichtig, die einzelnen Begriffe sauber voneinander zu trennen. Das geschieht in der Gebrauchssprache leider nicht immer, daher hier die Links zu den Beiträgen mit den Begriffserklärungen und deren Abgrenzung zueinander:

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Das System der Kostenrechnung

Die Kostenrechnung schafft Ordnung in den betrieblichen Zahlen in 3 Stufen:

  1. Kostenartenrechnung: WELCHE Kosten sind angefallen?
  2. Kostenstellenrechnung: WO sind Kosten angefallen?
  3. Kostenträgerrechnung: WOFÜR sind Kosten angefallen?
Stufen der Kostenrechnung

Stufen der Kostenrechnung


Basiswissen Kostenstellenrechnung

Ziel der Kostenstellenrechnung ist die verursachungsgerechte Verteilung der nicht direkt der betrieblichen Leistung zuordenbaren Kosten auf die Stellen im Unternehmen, an denen sie bei der Leistungserstellung angefallen sind. So kann man den Erfolg eines Produktes / einer Dienstleistung beurteilen, in dem man echte Leistung und Kosten gegenüberstellt.

Bei Einzelkosten ist dies einfach, denn sie können direkt den einzelnen betrieblichen Leistungen zugerechnet werden (z. B. Holz bei Möbelherstellung). Sie sind am einfachsten in der Kostenrechnung zu verteilen, denn sie haben eine direkte Zugehörigkeit zum Produkt bzw. der Dienstleistung oder einer anderen Kostenstelle.

Anders bei den Gemeinkosten. Sie sind den einzelnen Kostenträgern nur indirekt zurechenbar, indem sie in der Kostenstellenrechnung über Schlüsselgrößen mittels eines Betriebsabrechnungsbogens (BAB) an Kostenstellen verteilt werden (z. B. Gehälter der Geschäfts- und Betriebsleitung, Versicherungen u.ä.).

Beispiel: Wir produzieren Salatschüsseln.

Einzelkosten: alle Materialien, die wir einkaufen, können den einzelnen Produkten direkt zugeordnet werden. Für die großen Schüsseln benötigen wir X Gramm der Rohmasse und für die kleinen entsprechend weniger. Das lässt sich direkt umrechnen.

Gemeinkosten: die Gehälter der Personalabteilung sind ebenfalls Kosten, die wir den einzelnen Schüsseln zurechnen müssen. Das geht jedoch nicht direkt, da die Arbeit der Personalabteilung nicht direkt mit der Menge der produzieren Salatschüsseln zusammenhängt. Mit Hilfe eines Betriebsabrechnungsbogens (BAB) können wir aber ermitteln, dass beispielsweise ihre Arbeitszeit direkt mit der Anzahl der Mitarbeiter zusammenhängt. Daher verteilen wir die Kosten auf die Anzahl der Mitarbeiter. Rechnen wir dann noch aus, wieviel Zeit ein Mitarbeiter pro Schüssel aufwenden muss, können wir auch die Gehälter der Personalabteilung auf die einzelne Schüssel umlegen.

So können wir Schritt für Schritt alle Kosten pro Schüssel ermitteln.

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Grundbegriffe Kostenstellenrechnung

Begriff der Kostenstelle

Eine Kostenstelle ist ein genau abgegrenzter Bereich eines Unternehmens in dem Kosten entstehen. Das können einzelne Abteilungen sein, wie z.B. Fertigung und Vertrieb, oder aber auch einzelne Maschinen oder Arbeitsplätze, je nach gewünschter Detailtiefe.

Um die Verteilung der Kosten übersichtlicher zu gestalten, werden die einzelnen Kostenstellen noch einmal unterteilt in Hauptkostenstellen, Hilfskostenstellen, allgemeine Kostenstellen und Nebenkostenstellen.

Kleiner Tipp: nur so viele Kostenstellen anlegen, wie nötig, sonst sieht man nachher den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Außerdem erzeugt eine zu kleinteilige Gliederung oft mehr Aufwand als Nutzen.

Hauptkostenstellen

Als Hauptkostenstellen werden diejenigen Kostenstellen bezeichnet, deren Leistung direkt den Leistungsprozesse im Unternehmen zuzurechnen ist, d.h. die Stellen, welche direkt mit der Erzeugung und dem Verkauf der Produkte / Dienstleistungen zu tun haben.

In einem klassischen Produktionsbetrieb sind dies:

  • Material
  • Fertigung
  • Verwaltung
  • Vertrieb

Dies sind die Stellen, an denen das Unternehmen sein Geld verdient. Letztlich müssen alle Kosten auf die Hauptkostenstellen verteilt werden.

Kleiner Tipp: wenn ihr euch fragt, ob eine Kostenstelle eine Haupt- oder Hilfskostenstelle ist: Hauptkostenstellen erhalten Leistungen, Hilfskostenstellen geben auch Leistungen ab :-)

D.h. sobald eine Kostenstelle Leistungen an eine andere Kostenstelle abgibt, kann es keine Hauptkostenstelle sein, sondern nur eine Hilfskostenstelle!

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Nebenkostenstellen

Leider gibt es für den Begriff „Nebenkostenstellen“ mehrere Definitionen:

  • Kostenstellen für Nebenerzeugnisse, die bei der Produktion anfallen (Beispiel: Abfall wie z.B. Sägespäne weiterverarbeiten).
  • Hilfskostenstellen, die ihre Leistung nicht an den gesamten Betrieb abgeben, sondern lediglich an einige Hauptkostenstellen.

Um euch nicht zu verwirren, nutze ich in diesem Text die erste Definition bzw. lasse den Begriff Nebenkostenstellen einfach weg.

Hilfskostenstellen

Hilfskostenstellen sind Bereiche, die lediglich die Leistung einiger Haupt- oder Hilfskostenstellen unterstützen. Ihre Kosten können nicht direkt zugeordnet werden, sondern müssen per Verteilungsschlüssel auf die Hauptkostenstellen umgelegt werden.

Beispiele: Instandhaltung & Reparatur-Service, IT-Service, Wachschutz etc.

Allgemeine Kostenstellen

Allgemeine Kostenstellen beinhalten (wie der Name schon sagt) „Allgemeine Kosten“. Ihre Leistungen können von allen Kostenstellen in Anspruch genommen werden. Auch sie müssen in der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung auf die anderen Kostenstellen umgelegt werden.

Beispiele: Strom, Geschäftsführung etc.

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Kosten aufteilen

Nachdem wir mittels der Kostenartenrechnung die Kosten nach ihrer Art (z.B. Personalkosten, Raumkosten, Materialkosten etc.) unterteilt haben, müssen wir sie nun auf die Kostenstellen verteilen, an denen sie angefallen sind.

Mögliche Verteilungsschlüssel könnten sein:

  • Mengenschlüssel: Zählgrößen (Zahl der Stücke, Zahl der Buchungen, …), Zeitgrößen (Bearbeitungszeiten, Maschinenstunden, …), Raumgrößen (m², m³), Gewichtsgrößen (kg, …), Techn. Maßgrößen (kWh, kW, …)
  • Zeitschlüssel: angefallene Arbeitsstunden, Monate o.ä.
  • Wertschlüssel: Kostengrößen (Lohnbetrag, …), Einstandsgrößen (Einkaufspreise), Absatzgrößen (Verkaufspreise), Bestandsgrößen (Wert des Lagerbestands), Verrechnungspreise

Wichtig ist, dass die Umlage der Kosten auf die einzelnen Kostenstellen konsistent, komplett und logisch erfolgt.

Verteilungsverfahren

Die Schwierigkeit der Kostenstellenrechnung besteht in der Ermittlung der geeigneten Zuschlagsfaktoren und Verrechnungssätze für die Umlage der Gemeinkosten auf die nachfolgenden Kostenstellen.

Für diese Verrechnung der Leistungsverflechtungen zwischen den einzelnen Kostenstellen (d.h. die innerbetriebliche Leistungsverrechnung) gibt es mehrere Verfahren. Die drei gängigsten stelle ich euch hier inklusive Beispiele und Schaubildern vor.

Um die einzelnen Umlageverfahren anschaulicher zu gestalten, nutze ich einfach immer dasselbe Beispiel:

Beispiel Kostenstellenrechnung

Kostenstellen & Werte

  • Kostenstelle KS 1 (Lager): 500 qm = 350 qm Material, 100 qm Fertigung und 50 qm Stromaggregat. Primäre Kosten: 10.000 EUR / Monat.
  • Kostenstelle KS 2 (Strom): 200 kWh pro Monat = 45 kWh Material, 150 kWh Fertigung und 5 kWh Lager. Primäre Kosten: 2.000 EUR / Monat.
  • Kostenstelle KS 3 (Material): Primäre Kosten: 30.000 EUR / Monat.
  • Kostenstelle KS 4 (Fertigung): Primäre Kosten: 27.000 EUR / Monat.
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Anbauverfahren (bzw. Blockverfahren)

Ein eher einfaches Verfahren, da es den Austausch von Leistungen zwischen den Hilfskostenstellen nicht erfasst. Die primären Kosten (Fremdkosten) der Hilfskostenstellen werden lediglich auf die Hauptkostenstellen verteilt, Leistungsabgaben untereinander fallen unter den Tisch. Das führt dazu, dass einige Kosten nicht korrekt an die Verursacher verrechnet werden, was ja das eigentliche Ziel der Kostenstellenrechnung ist.

Es ist das am wenigsten genaue Verfahren und liefert keine exakten Ergebnisse, sondern lediglich Näherungswerte. Wenn man nicht genau aufpasst, können am Ende falsche Werte bei den Selbstkosten der Produkte entstehen und daher wird es in der Praxis eher selten genutzt.

Formel Verrechnungssatz beim Anbauverfahren:

Verrechnungssatz der Kostenstelle = Primäre Kosten der Hilfskostenstelle / an die Hauptkostenstellen abgegebene Leistung

Verrechnungssatz Lager:

Formel: 10.000 EUR / (350 qm + 100 qm) = 22,22 EUR / qm
(die Kosten des Lagers werden also nicht auf 500 qm verteilt, sondern nur auf die 450 qm, welche die beiden Hauptkostenstellen nutzen)

Ergebnis:

  • Auf die Hauptkostenstelle „Material“ werden 350 qm * 22,22 EUR = 7.777,78 EUR verrechnet und
  • auf die Hauptkostenstelle „Fertigung“ entfallen 100 qm * 22,22 EUR = 2.222,22 EUR.

Verrechnungssatz Strom:

Formel: 2.000 EUR / (45 kWh + 150 kWh) = 10,26 EUR / kWh
(die Kosten des Stroms werden also nicht auf 200 kWh verteilt, sondern nur auf die 195 kWh, welche die beiden Hauptkostenstellen nutzen)

Ergebnis:

  • Auf die Hauptkostenstelle „Material“ werden 45 kWh * 10,26 EUR = 461,54 EUR verrechnet und
  • auf die Hauptkostenstelle „Fertigung“ entfallen 150 kWh * 10,26 EUR = 1.538,46 EUR.

Gesamtergebnis:

Monatliche Kosten Material:

Primäre Kosten + anteilige Lagerkosten + anteilige Stromkosten

= 30.000 EUR (KS 3) + 7.777,78 EUR (KS 1) + 461,54 EUR (KS 2)

= 38.239,32 EUR / Monat

Monatliche Kosten Fertigung:

Primäre Kosten + anteilige Lagerkosten + anteilige Stromkosten

= 27.000 EUR (KS 4) + 2.222,22 EUR (KS 1) + 1.538,46 EUR (KS 2)

= 30.760,68 EUR / Monat

Anbauverfahren

Anbauverfahren

Wer gerne ein Erklärvideo schauen möchte – hier wird das Anbauverfahren super erklärt:

Anbauverfahren/Blockverfahren - Kostenrechnung ► wiwiweb.de
Diese Seite benutzt WP YouTube Lyte um YouTube Videos einzubetten. Erst wenn du auf den Play-Button klickst, kann und wird YouTube Informationen über dich sammeln.

Und hier auch:

Anbauverfahren einfach erklärt (innerbetriebliche Leistungsverrechnung)
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Stufenleiterverfahren

Auch das Stufenleiterverfahren bietet keine hundertprozentige Genauigkeit, sondern nur etwas genauere Näherungswerte als das Anbauverfahren.

Hier werden die Hilfskostenstellen so geordnet, dass zuerst die Hilfskostenstelle umgelegt wird, die am wenigsten Leistungen von anderen Hilfskostenstellen erhält, dann die mit den zweitwenigsten erhaltenen Leistungen usw. – stufenweise halt :-)

Formel:

  • Verrechnungspreis der 1. Kostenstelle = Primäre Kosten der Hilfskostenstelle / insgesamt abgegebene Leistungsmenge
  • Verrechnungspreis jeder weiteren Kostenstelle = (erhaltene Leistungen von der vorherigen Hilfskostenstelle * Verrechnungssatz + Primäre Kosten der jeweiligen Hilfskostenstelle) / an nachfolgende Kostenstellen abgegebene Leistungsmenge

In unserem Beispiel nehmen wir zuerst die Hilfskostenstelle Lager und dann die Hilfskostenstelle Strom, da das Lager deutlich weniger Leistung von der Stromkostenstelle erhält als andersrum.

Verrechnungssatz Lager:

Formel: 10.000 EUR / 500 qm = 20 EUR / qm
(die Kosten des Lagers werden auf 500 qm verteilt, da dies die insgesamt abgegebene Leistungsmenge ist)

Ergebnis:

  • Auf die Hilfskostenstelle „Strom“ werden 50 qm * 20 EUR = 1.000,00 EUR verrechnet.
  • Auf die Hauptkostenstelle „Material“ werden 350 qm * 20 EUR = 7.000 EUR verrechnet und
  • auf die Hauptkostenstelle „Fertigung“ entfallen 100 qm * 20 EUR = 2.000 EUR.

Verrechnungssatz Strom:

Formel: (2.000 EUR + 1.000 EUR Lager) / 195 kWh = 15,38 EUR / kWh
(die Kosten des Stroms werden beim Stufenleiterverfahren auf 195 kWh verteilt, da dies die an nachfolgende Kostenstellen abgegebene Leistungsmenge ist)

Ergebnis:

  • Auf die Hauptkostenstelle „Material“ werden 45 kWh * 15,38 EUR = 692,31 EUR verrechnet und
  • auf die Hauptkostenstelle „Fertigung“ entfallen 150 kWh * 15,38 EUR = 2.307,69 EUR.

Gesamtergebnis:

Monatliche Kosten Material:

Primäre Kosten + anteilige Lagerkosten + anteilige Stromkosten

= 30.000 EUR (KS 3) + 7.000 EUR (KS 1) + 692,31 EUR (KS 2)

= 37.692,31 EUR / Monat

Monatliche Kosten Fertigung:

Primäre Kosten + anteilige Lagerkosten + anteilige Stromkosten

= 27.000 EUR (KS 4) + 2.000 EUR (KS 1) + 2.307,69 EUR (KS 2)

= 31.307,69 EUR / Monat

Stufenleiterverfahren

Stufenleiterverfahren

Wer gerne ein Erklärvideo schauen möchte – hier wird das Stufenleiterverfahren super erklärt:

Stufenleiterverfahren - Kostenrechnung ► wiwiweb.de
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Gleichungsverfahren

Das Gleichungsverfahren (oder auch mathematisches Verfahren) ist ein exaktes Verfahren. Hier werden wirklich alle Leistungsbeziehungen zwischen den einzelnen Kostenstellen abgebildet.

Das Prinzip hinter dem Gleichungsverfahren ist, dass sich Kosten und Erlöse der einzelnen Kostenstellen ausgleichen sollen. D.h. die Kosten der von anderen Kostenstellen bezogenen Leistungseinheiten müssen gleich den Erlösen der an andere Kostenstellen abgegebenen Leistungseinheiten sein.

Formeln

Für jede Kostenstelle wird eine Formel aufgestellt, die wie folgt funktioniert:

Verrechnungssatz KS 1 * abgegebene Menge = Primärkosten + Verrechnungssatz KS 2 * von dort bezogener Menge + Verrechnungssatz KS 3 * von dort bezogener Menge + usw.

Diese Formeln schreibt man dann untereinander und löst sie mit dem Gaußschen Eliminationsverfahren.

Danach kann man dann ganz easy dir Kosten der einzelnen Hauptkostenstellen ermitteln.

Klingt kompliziert? Ist es auch bei mehreren Hilfskostenstellen, aber wir haben ja heute Computer, die das für uns übernehmen können :-) Kleiner Systeme kann man mit ein bisschen Geduld auch per Hand lösen.

Ich habe euch das ganze mal ein wenig aufbereitet, damit ihr den Vergleich der drei Verfahren sehen könnt:

Gleichungsverfahren

Gleichungsverfahren

Gaußsches Eliminationsverfahren

Gaußsches Eliminationsverfahren

Wer gerne ein Erklärvideo schauen möchte – hier wird das Gleichungsverfahren super erklärt:

Gleichungsverfahren / Mathematisches Verfahren - Kostenrechnung ► wiwiweb.de
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Und hier eine gute Erklärung zum Gaußschen Eliminationsverfahren:

Gauß-Algorithmus, Gauß-Verfahren, Lineare Gleichungssysteme lösen, Gaußsches Eliminationsverfahren
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Ergebnisse im Vergleich

Da es sich bei meinem Beispiel um eine relativ einfache Leistungsverrechnung handelt, unterscheiden sich die Ergebnisse der Beispiele nicht immens voneinander. Je komplexer die Kostenstellen-Systeme jedoch werden und je größer die produzierten Mengen, umso größer werden dann auch die Unterschiede der Endergebnisse.

Ergebnisvergleich der drei Verfahren

Ergebnisvergleich der drei Verfahren

Weitere Verfahren

Wenn ihr gedacht habt, das war’s jetzt schon – Fehlanzeige!

Es gibt auch noch die folgenden Verfahren, die aber eine eher untergeordnete Rolle in der Kostenstellenrechnung spielen:

  • Kostenstellenausgleichsverfahren
  • Gutschrift-Lastschrift-Verfahren

Deswegen lasse ich sie hier auch erstmal weg.

Ablauf der Kostenstellenrechnung

Ganz schön viel Theorie, oder? Die braucht man leider, wenn man die Kostenstellenrechnung sinnvoll betreiben möchte…

Wenn alle direkt zurechenbaren Kosten auf den einzelnen Kostenstellen gesammelt wurden, geht das große Umlegen der Hilfskostenstellen auf die Hauptkostenstellen los :-)

Lassen sich Kosten nicht direkt zuordnen, nutzt man den Betriebsabrechnungsbogen (BAB), um Gemeinkosten nach vorher definierten Umlagesätzen den einzelnen Kostenstellen zuzuordnen.

Wichtig dabei: die Reihenfolge beachten!

Zuerst die Kosten der allgemeinen Kostenstellen auf die Haupt- und Hilfskostenstellen verteilen, danach die Hilfskostenstellen auf die Hauptkostenstellen umlegen.

Einzelkosten zuordnen

Zunächst schaut man welche Einzelkosten aus der Kostenartenrechnung welchen Kostenstellen direkt zugeordnet werden können. Die Infos bekommt man normalerweise direkt aus der Buchhaltung.

Einige dieser Einzelkosten landen direkt auf den Hauptkostenstellen, andere auf den Hilfskostenstellen. Diese bilden dann die Gemeinkosten der Hauptkostenstellen und müssen verursachungsgerecht verteilt werden.

Gemeinkosten verteilen

Kurz gesagt sind alle auf Hilfskostenstellen verbuchten Kosten Gemeinkosten der Hauptkostenstellen und müssen mittels des Betriebsabrechnungsbogen auf diese umgelegt werden, um letztlich die wahren Kosten der Hauptkostenstellen zu erhalten.

Der Betriebsabrechnungsbogen (BAB)

Der Betriebsabrechnungsbogen ist das Tool, mit dem diese Umverteilung der Gemeinkosten erfolgt.

Sein Aufbau ist wie folgt: Pro Kostenart eine Zeile und pro Kostenstelle eine Spalte.

Je nachdem, für welches Umlageverfahren man sich entschieden hat, werden die Kosten der Hilfskostenstellen nun mittels des BAB auf die Hauptkostenstellen umgelegt.

Zusätzlich kann man jetzt sehen, wie hoch der Anteil der Gemeinkosten an den jeweiligen Gesamtkosten der jeweiligen Hauptkostenstelle ist. Das erleichtert später die Kalkulation der Preise :-)

Beispiel Betriebsabrechnungsbogen

Beispiel Betriebsabrechnungsbogen

Ergebnisse der Kostenstellenrechnung

Hapu – seid ihr auch so erschöpft wie ich? Dann machen wir für heute Schluss.

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Wenn man jedoch das System der Kostenstellenrechnung einmal verstanden hat und das für den eigenen Betrieb geeigneten Umlageverfahren gefunden hat, entgehen einem keine versteckten Kosten mehr. Das ist doch ein beruhigendes Gefühl, oder nicht? Und mit Hilfe der Kostenstellen und des Betriebsabrechnungsbogens kann man dann auch gut kontrollieren, wo Kosten steigen und dann sofort geeignete Maßnahmen ergreifen.

Die Kostenträgerrechnung erkläre ich ein anderes Mal, OK?

Dann geht’s darum, wie man aus den ganzen Einzel- und Gemeinkosten vernünftige Preiskalkulationen erstellt und was man sonst noch so mit den sortierten Kosten anstellen kann :-)

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